Rechnungsvorlagen

Rechnungsvorlagen

Allgemein

Rechnungsdruck

Die Rechnungen aus ADDISON Kanzleiorganisation können über Microsoft Word und über den Listenmanager erstellt werden.

Rechnungsvorlagen

Um Rechnungen zu erstellen, werden Vorlagen verwendet. Diese Vorlagen können bearbeitet und damit individuell angepasst werden.

über Microsoft Word

Die Rechnungsvorlagen für Microsoft Word sind normale Word-Dokumentvorlagen (DOT-Dateien). Die Bearbeitung dieser Rechnungsvorlagen erfolgt genauso wie die Bearbeitung anderer Word-Dokumentvorlagen.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen, die zur weiteren Bearbeitung der Rechnungsvorlagen für Microsoft Word notwendig sind.

über Listenmanager

Die Anpassung der Rechnungsvorlagen über den Listenmanager kann nur von ADDISON vorgenommen werden. Aus diesem Grund wird auf die Rechnungsvorlagen für den Listenmanager nicht näher eingegangen.

Sofern Sie eine individuelle Rechnungsvorlage über den Listenmanager verwenden möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren ADDISON-Vertriebspartner.

Rechnungsvorlagen für Microsoft Word

Unterschiedliche Darstellungen

Für den Rechnungsdruck werden drei Formulare (Vorlagen) mit unterschiedlichen Darstellungen des Summenblocks angeboten:

**Rechnung10 (Rech10.dot):**Der Summenblock wird direkt unter den Rechnungspositionen angedruckt. Die Darstellung des Summenblocks ist horizontal (Netto-, Umsatzsteuer-, Bruttobetrag nebeneinander)

**Rechnung20 (Rech20.dot):**Der Summenblock wird in der Fußzeile angedruckt. Die Darstellung des Summenblocks ist horizontal (Netto-, Umsatzsteuer-, Bruttobetrag nebeneinander)

**Rechnung30 (Rech30.dot):**Der Summenblock wird direkt unter den Rechnungspositionen angedruckt. Die Darstellung des Summenblocks ist vertikal (Netto-, Umsatzsteuer-, Bruttobetrag untereinander)

Speicherort der Rechnungsvorlagen

Die aktuellen Rechnungsvorlagen werden bei jedem Update im ADDISON-Installationsverzeichnis\Vorlagen\Rech2000 gespeichert. Das bedeutet, dass in diesem Verzeichnis immer die aktualisierten Vorlagen zur Verfügung stehen.

Die für die Rechnungserstellung mit Microsoft Word verwendeten Rechnungsvorlagen werden standardmäßig im Verzeichnis ADDISON-Installationsverzeichnis\Vorlagen gespeichert. Die Rechnungsvorlagen in diesem Verzeichnis werden bei Updates nicht überschrieben. Das bedeutet, dass individuell angepasste Rechnungsvorlagen im Verzeichnis ADDISON-Installationsverzeichnis \Vorlagen bei Aktualisierungen erhalten bleiben.

Bearbeiten von Rechnungsvorlagen in Microsoft Word

=====Öffnen von Dokumentvorlagen===== Beim Bearbeiten von Rechnungsvorlagen ist das Öffnen der Vorlagendatei ein sehr wichtiger Punkt, da hier der häufigste und vermutlich auch folgenschwerste Fehler auftritt: Eine Dokumentvorlage darf niemals mit Doppelklick aus dem Windows-Explorer heraus gestartet werden. Beim Öffnen einer Microsoft Word-Dokumentvorlage mit Doppelklick im Windows-Explorer wird ein neues Dokument erstellt. In dieses neue Dokument werden die Autotexte und Makros des Ursprungs-Dokuments nicht übernommen. Somit wären in dem neuen Dokument keine Makros und Autotexte gespeichert und das Dokument wäre als Rechnungsvorlage unbrauchbar!

Formatierungen und Layout Briefkopf

Die Bearbeitung der Formatierungen wie z.B. Schriftarten und -größen und das Layout des Briefkopfes werden wie bei einer normalen Microsoft Word-Dokumentvorlage vorgenommen.

Kopfzeile muss leer bleiben

Zu beachten ist jedoch, dass die Kopfzeile von Rechnungsvorlagen leer bleiben muss, da in die Kopfzeile bei weiteren Exemplaren der Text Kopie eingefügt wird, der quer über den gesamten Text der Rechnung gedruckt wird.

Des Weiteren funktioniert die Option Erste Seite anders für die Kopfzeile in Rechnungsvorlagen nicht.

Die Standardvorlagen enthalten ab 2022 aber bereits einen fortlaufenden Abschnittswechsel, so dass die Funktion "wie vorherige" deaktiviert werden kann. So können in den Fußzeilen unterschiedliche Darstellungen für den ersten Abschnitt (entspricht der ersten Seite) und den zweiten Abschnitt (entspricht allen weiteren Seiten) eingestellt werden.

=====Sicherung der Vorlage===== Bevor Sie eine Rechnungsvorlage bearbeiten, sollten Sie die Datei sichern. So können Sie immer auf das Original zurücksetzen, sofern eine Änderung nicht zum gewünschten Ergebnis führt.

Weitere Bearbeitung

Die weitere Bearbeitung der Rechnungsvorlagen ist in den folgenden Kapiteln erläutert.

Optionen in ADDISON Kanzleiorganisation

Einstellungen in ADDISON Kanzleiorganisation

Einige Einstellungen für das Rechnungslayout und den –inhalt werden nicht in den Rechnungsvorlagen selbst vorgenommen, sondern in ADDISON Kanzleiorganisation.

Kanzleioptionen

In den Kanzleioptionen (Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten – Schaltfläche Optionen) können auf den Registerkarten Fakturierung, Rechnungstexte und Auslagen verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, die Auswirkung auf den Rechnungsdruck haben. Beispielsweise können in den Kanzleioptionen Einstellungen zur Postpauschale und Texte für die Zahlungsvermerke erfasst werden.

Druckoptionen

In den Druckoptionen (Kanzlei / Fakturierung / Honorarschreibung – Schaltfläche Drucken – Schaltfläche Optionen) werden folgende Einstellungen vorgenommen:

• Unterdrücken der Spalten Zeitraum, GGW, Zehntelsatz und/oder Gebührentabelle.
• Festlegen der Leerzeilen zwischen Rechnungspositionen
• Festlegen der Tabellenzeilen (der Rechnungspositionstabelle) 1. Seite und weitere Seiten
• Eingabe abweichendes Leistungsdatum
• Eingabe abweichendes Fälligkeitsdatum

Tabellenzeilen 1. Seite und weitere Seiten

Die Zeilenanzahl der Rechnungspositionstabelle hängt vom Layout der Rechnungsvorlage ab. Wird z.B. ein großer Teil der ersten Seite der Rechnung für den Briefkopf verwendet, verringert das die Anzahl der Zeilen, die für die Rechnungspositionen bleiben.

Da der Seitenumbruch von Microsoft Word aber nicht so erkannt werden kann, dass rechtzeitig der Übertrag gesetzt wird, ist die Anzahl der Zeilen für die Rechnungspositionstabelle manuell festzulegen. Die korrekte Anzahl der Zeilen für die Option Tabellenzeilen 1. Seite kann nur manuell durch testen ermittelt werden.

Auf den weiteren Seiten steht i.d.R. mehr Platz für die Rechnungspositionstabelle zur Verfügung, da ein kleinerer Kopf angedruckt wird. Aus diesem Grund steht die Option Tabellenzeilen weitere Seiten zur Verfügung, über die die Anzahl der Zeilen der Rechnungspositionstabelle für die weiteren Seiten definiert werden kann.