Belegmanagement | Editieren von Belegdaten

Übersicht

Im Erfassungs-Workflow - Menü "Belege erfassen" können über die Erfassungsmaske Belegdaten editiert werden.  

Die Bearbeitung von Belegen ist nur auf dem Workflow-Step Erfassung möglich. 

1. Um einen Beleg zu editieren, ist der entsprechende Listeneintrag anzuklicken.
2. Der Beleg und die zugehörigen Belegdaten werden auf der rechten Seite angezeigt.

 

Im Seitenbereich können nun alle zur Bearbeitung freigegebenen Felder bei Bedarf editiert und gespeichert werden.   

Feldbeschreibungen

Belegart

Legt die Art des Beleges und definiert die Vorzeichen für die Erstellung der Vorbuchung. 

Belegdatum und Leistungsdatum 

Mitgelieferte bzw. erkannte Belegdaten werden vorbelegt und können abgeändert werden. 

Belegnummer 1 und Belegnummer 2 

Die Belegnummer 2 kann nur dann editiert werden, wenn die Option "Belegnummer 1 in Belegnummer 2 übernehmen" in den Einsteluunge nicht aktiv ist. Andernfalls ist dieses Feld zur Bearbeitung gesperrt, da die Belegnummer 1 automatisch in die Belegnummer 2 übernommen wird. 

Kontakt (Personenkonto) 

Konnte die Beleganalyse einen vorhandenen Kontakt (Personenkonto) erkennen oder wird dies vom Vorsystem mitgeliefert, wird dieser vorbelegt. Der vorbelegte Kontakt kann entweder durch einen vorhandenen Kontakt oder durch einen neu angelegten Kontakt ersetzt werden.  

Wurde kein Kontakt mitgeliefert oder erkannt, wird u.U. das entsprechende Differenzenkonto herangezogen, z. B. bei der Belegart Eingangsrechnung das Differenzenkonto für Lieferantenkonten. 

Zuordnung (Sachkonto) 

Bei der Zuordnung von Sachkonten können Sie aus den vorhandenen Sachkonten auswählen. Dabei können Sie nach Bezeichnung oder Nummer suchen. 

Aufteilung 

Ist der Belegbetrag aufgrund unterschiedlicher Sachverhalte mehr als einem Sachkonto zuzuordnen oder ist mehr als ein Steuersatz auf dem Beleg ausgewiesen, kann eine Aufteilung des Belegbetrages erfolgen. Erkennt die Beleganalyse eine notwendige Aufteilung aus steuerlichen Gründen, wird die Aufteilung direkt entsprechend der Analyse vorbelegt. 

Aufteilung nach Rechnungspositionen

Bei vollständig ausgelesenen Belegpositionen oder bei E-Rechnungen steht die Funktion zur automatischen “Aufteilung nach Rechnungspositionen” zur Verfügung, um eine detaillierte Aufteilung der Buchung unkompliziert zu erstellen. 

Beachten Sie dabei

• dass bei Ausführung dieser Funktion derzeit eine vollständige Neuberechnung der Vorbuchung erfolgt und nicht gespeicherte Daten nicht berücksichtigt werden. Führen Sie diese Funktion immer zuerst aus, bevor Sie weitere Daten erfassen.
• dass diese Funktion nur dann zur Verfügung steht, wenn mehr als eine Position vorhanden ist und die ausgelesenen Positionen in Kombination mit den Gesamtbeträgen stimmig sind.

Betrag und Steuersatz 

Ist nur eine Zuordnung erfasst, können Betrag und Steuersatz direkt editiert werden. 

Ist mehr als eine Zuordnung erfasst, klicken Sie bitte auf die entsprechende Zeile und editieren Sie den Betrag und den Steuersatz pro Zuordnung. Der Betrag errechnet sich dann über die Summe der einzelnen Zuordnungen. 

Buchungstext 

Kostenstellen 

Optional können in der Erfassung Kostenstellen auf Beleg- oder Zuordnungsebene erfasst werden. Es  besteht die Möglichkeit, Kostenstellen nummerisch frei zu erfassen oder diese aus einer zuvor definierten Auswahl zu selektieren. Weitere Informationen zur Erfassung von Kostenstellen finden Sie unter Was ist in Bezug auf Kostenstellen zu beachten? 

Zahlungsart und Zahlungsstatus 

Die Zahlungsart wird durch die Stammdaten des ausgewählten Personenkontos vorbelegt, sofern diese dort hinterlegt ist oder, wenn möglich, über die Beleganalyse ermittelt. Die Zahlungsart hat rein informativen Charakter, ausgenommen die Zahlungsart Überweisung für Eingangsrechnungen. Weitere Informationen zur Erstellung von Zahlungen finden Sie unter Wie können Zahlungen erstellt werden? 

Notiz

Über den Link Notiz hinzufügen kann bis zur Übergabe bzw. Verbuchung eines Belegs eine dauerhaft gespeicherte Anmerkung erfasst werden, die auch in nachgelagerten Prozessen zur Verfügung steht. Bei der Übertragung oder hybriden Verbuchung wird die Notiz als Buchungsnotiz in ADDISON bzw. ADDISON AKTE übernommen. Befindet sich der Beleg in einem schreibgeschützten Zustand, bleibt das Feld weiterhin nicht bearbeitbar. Für die Belegart Buchung steht diese Funktion derzeit nicht zur Verfügung.

 

 

Speichern und Übergabe

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen nach der Erfassung/Prüfung der Belegdaten in der Erfassung zur Verfügung. 

• Speichern: Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen über die Schaltfläche Speichern. Die Belegdaten werden gespeichert, der Beleg verbleibt dabei auf dem aktuellen Workflow-Steps.
• Speichern und Übergabe: Wurden alle relevanten Daten des Beleges erfasst und soll dieser direkt zur Weiterverarbeitung an die Steuerberatersoftware übergeben/bereitgestellt werden, kann dieser entweder einzeln auf Belegebene oder zusammen mit weiteren Belegen in den passenden Workflow-Steps übergeben werden. Dabei werden die Steuerberatereinstellungen bezüglich der Buchungserfassung berücksichtigt. Für die Bereitstellung eines einzelnen Beleges klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Speichern und wählen dann Speichern und Übergabe aus.

• Speichern vergessen?: Änderungen in der Erfassung werden nur durch das Bestätigen der Schaltfläche Speichern ganz am Ende der Erfassungsmaske gespeichert. Verlassen Sie die Erfassungsmaske ohne Speichern, erscheint eine Sicherheitsabfrage.

 

• Speichern - übernimmt die Änderungen und führt dann die zuvor angestrebte Aktion aus
• Nicht Speichern - verwirft die bisherigen Eingaben und führt dann die zuvor angestrebte Aktion aus
• Abbrechen - bricht die zuvor angestrebte Aktion ab und kehrt zur Erfassungsmaske zurück

 

Einschränkungen

Bitte beachten Sie: 

• Folgende Belege sind grundsätzlich von der Bearbeitung ausgeschlossen:
  • Buchungen im DATEV CSV oder DATEV XML-Format
  • Zahlungsbuchungen von sevdesk
  • Belege, welche über eine andere lokale Analysesoftware durch ADDISON/ADDISON AKTE verarbeitet werden
• Die Berechtigung zur Bearbeitung für den Anwender muss aktiviert sein.

 

Kontaktieren Sie ggf. Ihre Steuerberaterkanzlei.    

Hinweise:

Die in diesem Artikel enthaltenen Screenshots spiegeln unter Umständen nicht den aktuellen Stand der Anwendung wider.
Im Rahmen der Weiterentwicklung von ADDISON Direkt Belegmanagement wurden die Workflow‑Steps im Beleg‑Workflow angepasst.
Eine detaillierte Beschreibung der aktuellen Workflow‑Steps und deren Bedeutung ist in diesem Artikel zu finden.