Textmarken in Rechnungsvorlagen
Textmarken in Rechnungsvorlagen
Allgemein
Textmarken
Beim Erstellen von Rechnungen werden verschiedene Grunddaten (z.B. Kanzleibezeichnung, Rechnungsnummer, -datum usw.) in die Rechnung eingetragen.
Um diese Daten variabel bei Rechnungserstellung an die gewünschte Position in der Rechnung einfügen zu können, werden dafür Platzhalter in Form von Formularfeldern mit Textmarken in der Rechnungsvorlage hinterlegt.
Mit Textmarken können bestimmte Positionen in einem Microsoft Word-Dokument gekennzeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt angesprungen werden.
Beispiel von Formularfeldern mit Textmarken (TM) in einer Rechnungsvorlage
Textmarken müssen in Rechnungsvorlagen über Textformularfelder eingefügt werden.
Textformularfelder werden beim Übergeben der Daten aus der Kanzlei überschrieben. Bei einer mehrseitigen Rechnung werden dadurch die Daten nicht mehrfach übergeben.
Einfügen von Textmarken
Textformularfelder als Platzhalter für Textmarken
Textmarken sollten in Rechnungsvorlagen über Textformularfelder eingefügt werden. Um Textformularfelder einfügen zu können, benötigen Sie die Registerkarte Entwicklertools.
Die Textmarken mit Funktionen für Rechnungen sind in den folgenden Kapiteln aufgelistet.
Vorgehensweise für das Einfügen von Textmarken Microsoft Office Version 2007
Starten Sie Microsoft Word.
Einfügen der Registerkarte Entwicklertools Office 2007:
- Schaltfläche Office anklicken
- Word Optionen wählen
- Unter Häufig verwendet die Option Entwicklerregisterkarte anzeigen aktivieren
Klicken Sie den Menüpunkt Datei / Öffnen an. Wählen Sie die zu bearbeitende Vorlage aus und klicken Sie die Schaltfläche Öffnen an.
Klicken Sie in der Rechnungsvorlage auf die Stelle, an der Sie das Textformularfeld einfügen möchten. Wählen Sie die Registerkarte Entwicklertools. Unter Steuerelemente wählen Sie aus Legacytools 
Über einen Doppelklick auf dem eingefügten Textfeld können Sie im Textformularfeld den Namen der gewünschten Textmarke eintragen.
Vorgehensweise für das Einfügen von Textmarken Microsoft Office ab Version 2010
Starten Sie Microsoft Word.
Einfügen der Registerkarte Entwicklertools Office 2010:
- Menü Datei anklicken
- Optionen wählen
- Unter Menüband anpassen die Registerkarte Entwicklertools aktivieren
Klicken Sie den Menüpunkt Datei / Öffnen an.
Wählen Sie die zu bearbeitende Vorlage aus und klicken Sie die Schaltfläche Öffnen an.
Klicken Sie in der Rechnungsvorlage auf die Stelle, an der Sie das Textformularfeld einfügen möchten. Wählen Sie die Registerkarte Entwicklertools. Unter Steuerelemente wählen Sie aus Vorversionstools 
Über einen Doppelklick auf dem eingefügten Textfeld können Sie im Textformularfeld den Namen der gewünschten Textmarke eintragen.
Textmarken in Autotexten
Textmarken können nicht nur direkt im Textbereich der Rechnungsvorlage angelegt werden, sondern können auch in Autotexten gespeichert werden.
Zu beachten ist jedoch, dass der Autotext, in dem die Textmarke gespeichert wird, auch tatsächlich bei Rechnungserstellung verwendet wird. Je nach Einstellung der Druckoptionen werden unterschiedliche Autotexte verwendet. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Enthaltene Autotexte und Makros.
Auflistung der Textmarken
Beschreibung der Textmarken
Im Folgenden sind die Textmarken mit einer kurzen Beschreibung aufgelistet, die in Rechnungsvorlagen mit einer Funktionalität zur Verfügung stehen:
| =====Name der Textmarke===== | =====Verwendung===== |
| Adresse | Adresse des Mandanten |
| BankName | Bankname des Mandanten bei DTA |
| BankName1 | Bankname der ersten Bank in Kanzleistammdaten |
| BankName2 | Bankname der zweiten Bank in Kanzleistammdaten |
| BankName3 | Bankname der dritten Bank in Kanzleistammdaten |
| Bearbeiter | Hauptansprechpartner in Kanzleiverbindung des Mandanten |
| BearbeiterNachlauf | Hauptansprechpartner kann auch am Ende der Rechnung dargestellt werden |
| BearbeiterNr | Nummer des Hauptansprechpartners in der Kanzleiverbindung des Mandanten |
| Beginn | Start-Textmarke für den Rechnungsmittelteil |
| BelegDatum | Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) |
| BelegNummer | Rechnungsnummer |
| Betreff | Betreff aus dem Adresstyp der Rechnung |
| Briefanrede | Briefanrede aus den Mandantenstammdaten |
| BIC1 | Business Identifier Code, ein Teilschlüssel (Bankleitzahl) des SWIFT-Codes zur weltweit eindeutigen Bezeichnung einer Bank. BIC der ersten Bank in Kanzleistammdaten |
| BIC2 | BIC der zweiten Bank in Kanzleistammdaten |
| BIC3 | BIC der dritten Bank in Kanzleistammdaten |
| BLZ | Bankleitzahl des Mandanten bei DTA |
| BLZ1 | Bankleitzahl der ersten Bank in Kanzleistammdaten |
| BLZ2 | Bankleitzahl der zweiten Bank in Kanzleistammdaten |
| BLZ3 | Bankleitzahl der dritten Bank in Kanzleistammdaten |
| DebitorenNr | Debitorennummer |
| Formulartyp | Bei Rechnungen → Gebührenrechnung Bei Gutschriften → Gutschrift Bei Rechnungsvorschlägen → Rechnungsvorschlag |
| GlaeubigerIDKanzlei | Swift Gläubiger ID |
| Gutschrift_zur_renr | Ausweis der Rechnungsnummer, zu der die Gutschrift erteilt wurde |
| Grussformel | Grußformel aus dem Adresstyp der Rechnung |
| IBAN1 | IBAN-Nummer der ersten Bank in Kanzleistammdaten |
| IBAN2 | IBAN-Nummer der zweiten Bank in Kanzleistammdaten |
| IBAN3 | IBAN-Nummer der dritten Bank in Kanzleistammdaten |
| KontoNr | Kontonummer des Mandanten bei DTA |
| KontoNr1 | Kontonummer der ersten Bank in Kanzleistammdaten |
| KontoNr2 | Kontonummer der zweiten Bank in Kanzleistammdaten |
| KontoNr3 | Kontonummer der dritten Bank in Kanzleistammdaten |
| LeistungsDatum | Leistungsdatum (aus den Druckoptionen bei Honorarschreibung) |
| MandantNr | Mandantennummer |
| Nachlauftext | Nachlauftext aus den Druckoptionen bzw. Kanzleioptionen |
| PersAnrede | Briefanrede aus den Mandantenstammdaten |
| Steuernummer | Steuernummer aus Kanzleistammdaten |
| Tabelle | Position für den Summenblock in der Fußzeile |
| Unterzeichner | Unterzeichner aus dem Adresstyp der Rechnung |
| UStIdKanzlei | USt-Identifikationsnummer der Kanzlei |
| UStIdMandant | USt-Identifikationsnummer des Mandanten |
| Vorlauftext | Vorlauftext aus den Druckoptionen bzw. Kanzleioptionen |
| WKZ | Währungskennzeichen in den Autotexten, deren Bezeichnung mit Tabelle beginnt |
| Zusatz | Bei DTA → Abbuchungsvermerk Bei Überweisung → Zahlungshinweis |
Kanzleianschrift
Kanzleistammdaten in Textmarken
Die Textmarken, die für die Kanzleianschrift relevant sind (Anschrift_2, Anschrift_3, Briefkopfzeile, Briefadresse), werden mit den Kanzleistammdaten gefüllt.
Der Aufbau der Textmarken Briefkopfzeile und Briefadresse ist im Adresstyp .Kanzlei Bereich Betriebsstätte hinterlegt.
Sind die Textmarken nicht vorhanden, werden in der Rechnung auch die entsprechenden Kanzleistammdaten nicht eingetragen. Dies könnte der Fall sein, wenn die Kanzleianschrift und die sonstigen Kanzleidaten bereits in die Rechnungsvorlage fix eingetragen wurden und somit keine weiteren Kanzleistammdaten benötigt werden.
Adresstyp bearbeiten
Zur Bearbeitung der Briefkopfzeile und der Briefadresse im Adresstyp .Kanzlei gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie den Bereich Mandant an.
- Klicken Sie den Menüpunkt Mandantendaten / Allgemeine Daten / Adresstypen an.
- Wählen Sie im Feld Bereich Betriebsstätte aus.
- Wählen Sie im Feld Adresstyp .Kanzlei aus.
- Wählen Sie im Feld Feldname die zu bearbeitende Zeile aus (Briefadresse bzw. Briefkopfzeile).
- Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.
Weitere Informationen zur Bearbeitung der Adresstypen erhalten Sie in der Dokumentation Mandanten- und Institutionsverwaltung.
Verwenden weiterer Felder des Adresstyps .Kanzlei
Alle Feldnamen des Adresstyps .Kanzlei können in Rechnungsvorlagen als Textmarken verwendet werden. Die Bezeichnung der Textmarken ist grundsätzlich genauso wie die Feldnamen des Adresstypen, jedoch ist der Punkt des Feldnamens für die Textmarke durch einen Unterstrich zu ersetzen.
Beispiel:
Der Feldname Anschrift.2 müsste bei den Textmarken als Anschrift_2 angelegt werden.