Tipps und Tricks

Tipps und Tricks

Allgemein

Bildung von Bereichen

Sowohl für KOST 1 – Mitarbeiter als auch KOST 2 – Mandanten können Bereiche gebildet werden. Somit ist die Auswertung von Abteilungen nach Kanzlei-Partnern oder nach Mandantengruppen möglich.

Ein Bereich fasst mehrere Kostenstellen bzw. Kostenträger zusammen. Außerdem können Bereiche und/oder Kostenstellen zu weiteren Bereichen verdichtet werden. Eine mehrfache Zuordnung einer Kostenstelle zu mehreren Bereichen ist möglich.

Empfehlung für Jobkette

Die Jobkette bietet die Möglichkeit, mehrere Verarbeitungen und Auswertungen, auch kostkreisübergreifend, gleichzeitig zu starten. Es können beliebig viele Jobketten angelegt werden.

Erlösaufteilung auf Mitarbeiter in bestimmten Fällen

Allgemein

Auch für Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung können Kostenstellen für Kost 1 an ADDISON Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Voraussetzung dafür ist die Erfassung von Mitarbeiter-Plandaten in den zugehörigen Auftragspositionen.

Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung

Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung können aus verschiedenen Gründen entstehen, z.B.:

• Fakturierung vor Bearbeitung:
  Sofern zuerst die Rechnungsposition fakturiert und später erst bearbeitet wird, kann zwangsläufig keine Erlösaufteilung durchgeführt werden, da noch keine Kosten zur Rechnungsposition vorhanden sind.
• Klassische Vorauszahlungen:
  Bei Vorauszahlungen wird keine Erlösaufteilung durchgeführt. Die Erlösaufteilung erfolgt erst mit Erstellung der Schlussrechnung.
  Das gilt nur bei klassischen Vorauszahlungen, nicht für sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen. Sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen erhalten eine eigene Erlösaufteilung und werden mit dieser ans Controlling übergeben.

Mitarbeiter-Plandaten als Voraussetzung

Um auch für Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung Kostenstellen für Kost1 übergeben zu können, wird auf die Mitarbeiter-Plandaten zugegriffen.

Aufgrund der in den Auftragspositionen – Registerkarte Vorgangsplanung angelegten Mitarbeiter und Zeiten wird eine „Planerlösaufteilung“ ermittelt. Diese wird für die Kostenstellenzuordnung für Kost1 bei der Debitorensollstellung herangezogen.

Berichtigung der Vorauszahlung in der Schlussrechnung

Bei klassischen Vorauszahlungen wird die „Planerlösaufteilung“ mit Erstellung und Debitorensollstellung der Schlussrechnung berichtigt.

Da bei einer Schlussrechnung i.d.R. eine tatsächliche Erlösaufteilung existiert, wird die Gebühr der Schlussrechnung aufgrund der tatsächlichen Erlösaufteilung auf die Kostenstellen verteilt.

Darstellung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG

Allgemein

Für die Einnahmen-Überschussrechnung werden in der BWA der Finanzbuchhaltung nur die tatsächlich erhaltenen Erlöse dargestellt.

Die Vorgehensweise ist i.d.R., dass über die Debitorensollstellung aus der ADDISON Kanzleiorganisation die fakturierten Erlöse in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Am Monatsende werden die Erlöse aus noch nicht bezahlten Rechnungen wieder ausgebucht.

Somit unterscheiden sich die Erlöse im Rechnungsausgangsbuch der ADDISON Kanzleiorganisation und der BWA in der ADDISON Finanzbuchhaltung.

Empfehlung

Wir empfehlen, dass im Kanzlei Controlling die Erlöse nach dem Rechnungsausgangsbuch dargestellt werden, da nur so eine eindeutige und automatische Zuordnung der Erlöse zu den Mitarbeitern möglich ist.

Das bedeutet, dass die Erlöse im Controlling und in der Kanzleiorganisation übereinstimmen, aber von der Finanzbuchhaltung abweichen.

Lösung

Um diese Darstellung zu erreichen, müssen die Berichtigungsbuchungen zu den offenen Forderungen in der Finanzbuchhaltung auf ein separates Erlöskonto durchgeführt werden. Auf diesem Erlöskonto dürfen keine weiteren Buchungen erfasst werden.

Dieses Erlöskonto darf nicht ins Controlling übergeben werden. Das bedeutet, dass für dieses Konto im Bereich Rechnungswesen / Stammdaten / Sachkonten / Registerkarte Zusatzdaten im Feld Übergabe Controlling die Auswahl ohne Kostenrechnung erfolgen muss.

Besondere Funktionen und Abgleich mit aktualisierten Stammdatenmodellen

Leistungen zu fakturierten Vorauszahlungen

Bei jeder nicht fakturierten Leistung wird ermittelt, ob es dazu eine fakturierte Vorauszahlung gibt, die noch nicht bei einer Schlussrechnung gegengerechnet wurde. Ist die Voraussetzung erfüllt, wird diese Leistung an Controlling übergeben.

Bei der Schlussrechnung erfolgt mit der Übergabe an Controlling ein entsprechender Abzug der Leistung.

unproduktive und nicht fakturierbare Zeiten

Unproduktive Zeiten und nicht fakturierbare Zeiten werden ins Controlling übergeben. Dafür gibt es im Kennzahlenbereich die Zeilen: Verhältnis unproduktive/produktive Stunden, Verhältnis nicht fakturierbare / fakturierte Stunden, Kosten zu nicht fakturierbare Stunden = verlorenes Erlöspotenzial

Abgleich neu angelegter Zeilen

Falls die oben beschriebenen Zeilen in den bereits importierten Modellen noch nicht enthalten sind, können die alten Modelle gelöscht und unter Controlling / Stammdaten / Modelldaten neu importiert werden. Danach kann unter Stammdaten / Firmenstamm über die Schaltfläche abgleichen ein Abgleich mit den vorhandenen Zeilen erfolgen.

Bei der Aktualisierung werden individuelle Änderungen unter Umständen überschrieben.

ggf. manuelle Anpassung der Zeilenschemen

Die im oben genannten Beispiel abgeglichenen neuen Zeilen sind bei Bedarf noch im Zeilenschema 1 in beiden Kostkreisen einzufügen.