Über das Programm

Über das Programm

Das Modul Umsatz und Rentabilität

Ziele und Nutzen

Das Modul zum Kanzleimonitor Umsatz und Rentabilität untersucht alle Daten Ihrer Leistungserfassung und Auftragsabrechnung und stellt die Kernaussagen in einzelnen Analysen übersichtlich zusammen. Mit dem Modul erhalten Sie eine unverzichtbare Chef-Übersicht aller wesentlichen Kanzleidaten auf einen Blick : - Vollständigkeit der Leistungserfassung - Nachkalkulation der hinterlegten Stundensätze - Deckungsbeiträge und erreichte Stundensätze - Potenziale Auslagen §16 StBGebV - Mandantenumsätze und Deckungsbeiträge - Mitarbeiterumsätze und Deckungsbeiträge - Top 10 Listen nach Gewinn- oder Verlustmandaten - Analyse Mandantenpotenzial nach 80/20 Regel - ABC-Analyse nach Mandantenumsätzen und Rentabilität - diverse Vorjahresvergleiche - Konsolidierung über mehrere Kanzleien - Mandantengruppen über Leitmandanten - Excel-Export Dabei haben Sie die Auswahl zwischen grafischen und tabellarischen Auswertungen mit Drill-down-Funktion. Durch die modulare Bauweise des Kanzleimonitors können Sie weitere Module einfach integrieren und steigern so schrittweise die Effektivität Ihres Kanzleimonitorings. Z.B. erhalten Sie in Verbindung mit dem Einsatz des Moduls Planung und Stundensatz auch eine Ziel-Ist-Auswertung für die Mitarbeiterproduktivität. Die Zielwerte bei unterjährigen Auswertungen werden automatisch angepasst: - Zielstunden und Zielabweichung der verrechenbaren Stunden - Zielumsätze und Zielabweichung der Mitarbeiterumsätze Der Gesamtnutzen wird im Zusammenwirken der beiden Module noch erhöht.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz

Qualität der Leistungserfassung

Die Voraussetzungen einer aussagefähigen Leistungserfassung gelten in gleichem Maße auch für den Kanzleimonitor. Das heißt, die Qualität der Leistungserfassung wirkt sich unmittelbar auf ihre Aussagefähigkeit aus. Alle Zeitaufwendungen, die im Zusammenhang mit der Mandantenbearbeitung oder -beratung entstehen, sind zunächst einmal Kosten für das jeweilige Mandat. Dabei ist nicht entscheidend, ob der entstandene Aufwand direkt abgerechnet wird oder nur indirekt, durch andere Gebühren gedeckt sein soll. Sollten mandatsbezogene Zeiten nicht direkt abgerechnet werden, so sollten solche Kosten zumindest mit anderen Gebühren für den gleichen Mandanten kompensiert sein. Zur Qualität der Leistungserfassung gehören deshalb: - Vollständige Erfassung (aller Beschäftigen, auch Chefs) - Zeitnahe Erfassung - Richtige Zuordnung auf alle abzurechnenden Aufträge (auch mandatsbezogene Zeiten, die nicht direkt abgerechnet werden) - Keine Rechnungspositionen ohne Leistungen (außer echte Vorauszahlungen, wie z.B. zum Jahresabschluss) - Richtig kalkulierte Stundensätze im Mitarbeiterstamm (für jeden Beschäftigten gesondert) - intern = (Voll-)Kosten je Stunde - extern = Zielumsatz je Stunde Die zu einer Rechnungsposition erfassten Stunden werden mit den jeweils hinterlegten internen Stundensätzen multipliziert und als Kosten der Rechnungsposition ausgewiesen. Eine unvollständige oder verspätete Leistungserfassung führt auch zur unvollständigen Darstellung der Kosten. D.h. nur wenn alle mandatsbezogenen Zeiten (auch Chef-Zeiten), zeitnah erfasst sind, erhalten Sie aussagefähige Analysen.

Vollständige Rechnungslegung mit ADDISON Honorarschreibung	- Der Kanzleimonitor wertet nur die Umsätze aus, die mit der ADDISON Honorarschreibung fakturiert worden sind. - Umsätze ohne Rechnungslegung werden im Kanzleimonitor nicht dargestellt. Z.B. Pauschalen ohne Rechnung.
Interne Stundensätze (= Kosten je Stunde)	Für eine aussagefähige Kostenbasis, empfehlen wir die internen Stundensätze (Kosten je Stunde) auf der Basis von Vollkosten zu kalkulieren und als Stammdaten zu hinterlegen. Zu den Vollkosten gehören alle Kosten aus dem laufenden Kanzleigeschäft incl. kalkulatorischer Posten wie z.B. Unter-nehmerlohn/Partnervergütung und Personalkosten für interne bzw. unproduktive Zeiten. Formel: Kanzleikosten incl. kalkulatorische verrechenbare Stunden Eine vollständige Leistungserfassung nützt wenig, wenn die Stundensätze zu niedrig sind.
Externe Stundensätze (= Zielumsatz je Stunde)	Um eine aussagefähige Ziel-Ist-Abweichung der abgerechneten Aufträge zu erhalten, sollten die externen Stundensätze aller Beschäftigten auf Basis der jeweiligen individuellen Umsatzziele ermittelt werden. Formel: Umsatzziel verrechenbare Stunden Die Summe erfasster Stunden mal externer Stundensätze ergibt damit einen Richtwert für die Ziel/Mindestgebühr.
Hinweis: Kanzleimonitor Modul Planung und Stundensatz	- Wenn Sie auch das Modul Planung und Stundensatz einsetzen, wird die Funktionalität Ihres Kanzleimonitors insgesamt erweitert. Sie kalkulieren damit schnell und sicher die internen und externen Stundensätze aller Beschäftigten. Die damit erstellten Planwerte sind die Basis für die Ziel-Ist-Analysen im Kanzleimonitor Modul Umsatz und Rentabilität. - Über die Einstellungen > Planung zuordnen können Sie Ihre Plandaten einem Auswertungszeitraum fest zuordnen. - Die Zielwerte werden je nach Wahl des Auswertungszeitraums auch unterjährig berechnet.

Herkunft der Daten

Allgemein

Das Programm wertet folgende Datenquellen aus: - ADDISON Leistungserfassung - ADDISON Honorarschreibung - Im Modul selbst zu erfassen (Ist-Kosten lt. BWA) - Modul: Planung und Stundensatz Sollten Sie weitere Auswertungen zur Leistungserfassung oder Abrechnung benötigen, wie z.B. besondere Details oder Selektionen, verweisen wir auf die Auswertungen in ADDISON Kanzlei.