VDB-Verfahren (Kammer)

Die VDB wird von den Steuerberaterkammern zur Verfügung gestellt. Die Datenbank selbst ist bei der DATEV gehostet und wird über einen Link von der jeweiligen Steuerberaterkammer-Homepage aufgerufen.

Voraussetzungen

Die Nutzung ist an folgende Voraussetzungen gebunden:

Für die erstmalige Einrichtung der VDB wird der Kammermitgliedsausweis/DATEV-SmartCard genötigt mit entsprechendem Signaturkarten-Lesegerät.
In der VDB können Untervollmachten hinterlegt werden. Für diese Untervollmachten können weitere Authentifizierungsmedien (z. B. DATEV-SmartCards oder für mIDentity-Sticks) eingetragen werden. Bei Vollmachten, die ohne Einschränkung bzgl. Untervollmachten hinterlegt sind, kann dann der Datenabruf auch mit einem dieser Authentifizierungsmedien erfolgen.
Das DATEV Sicherheitspaket (abrufbar unter http://www.DATEV.de/download), jeweils in der aktuellen Version muss installiert werden.
Zwischen Nutzer und DATEV muss ein Nutzungsvertrag abgeschlossen werden (Auftragsdatenverarbeitung).
Der Kanzlei muss selbstverständlich die unterzeichnete „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ des Mandanten vorliegen. Bei Zusammenveranlagung entsprechend von den Eheleuten (ggf. Lebenspartner/in).
Inwieweit die SmartCard/mIDentity in Client-Server- oder Windows Terminal Server-Netzwerken eingesetzt werden kann, ist den Systemvoraussetzungen von DATEV zu entnehmen.
Die Nutzung der VDB ist kostenpflichtig. Die aktuellen Gebühren erfahren Sie von Ihrer Steuerberaterkammer oder der DATEV. Die Gebühren werden von DATEV in Rechnung gestellt.
Die Vollmachtsdatenbank steht nur Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zur Verfügung.
Die Authentifizierungsmedien (z. B. SmartCard oder mIDentity) der DATEV sind kostenpflichtig.
Das Authentifizierungsmedium (z. B. Kammermitgliedsausweis) ist innerhalb der Elster-Optionen (Menüpunkt Online | Elster-Aufträge | Elster-Optionen) einzutragen und der Gültigkeitsbereich „Vorausgefüllte Steuererklärung“ anzukreuzen:


		Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der Bundessteuerberaterkammer: https://www.bstbk.de/de/themen/vollmachtsdatenbank/sie-moechten-die-vdb-nutzen

Untervollmachten

Die Vollmachtsdatenbank bietet die Möglichkeit sogenannte Untervollmachten zu erteilen.

Die VDB übermittelt diese Informationen an die Finanzverwaltung. Erfolgt nun der Datenabruf durch eine/n Mitarbeiter/in mit seinem/ihrem Zertifikat, kann die Finanzverwaltung prüfen, ob es sich um eine gültige „Untervollmacht“ der Kanzlei handelt.

Beispiel:

Die Kanzlei Mustermann hat 4 Mitarbeiter/innen die hauptsächlich Einkommensteuermandate betreuen. Die Kanzlei setzt die VDB ein und möchte, dass jede/r seiner Mitarbeiter/in den Abruf der E-Steuerbelege selbst durchführen kann. Dafür stattet StB Mustermann seine Mitarbeiterinnen mit „mIDentity-Sticks“ der DATEV aus und installiert die dafür notwendige Sicherheitssoftware an den Arbeitsplätzen.

In der VDB hinterlegt StB Mustermann diese Sticks als „Untervollmachten“ zu seinem Kammermitgliedsausweis.

Die Informationen zu den Untervollmachten werden automatisch der Finanzverwaltung übermittelt. Jeder Mitarbeiter/in kann nun mit seinem mIDentity-Stick den Datenabruf durchführen.

Vorgehensweise Datenabruf

Auch wenn das VDB-Verfahren eingesetzt wird, kann der Abruf der E-Steuerbelege zentral durchgeführt werden. Kanzleien, die mit der VDB arbeiten, können somit mit dem Kammermitgliedsausweis den Datenabruf zentral durchführen. Untervollmachten und entsprechend dafür notwendige DATEV-Medien und Installation von DATEV-Sicherheitssoftware an weiteren Arbeitsplätzen sind nicht erforderlich.

In dem oben genannten Beispiel könnte die Kanzlei auch so verfahren, dass der Datenabruf nur mit dem Kammermitgliedsausweis von einer Person durchgeführt wird. Dadurch entstehen keine zusätzlichen Kosten für Authentifizierungsmedien. Auch ist nicht erforderlich, Arbeitsplätze mit entsprechender Software auszustatten. Auch etwaige Schulungen der Mitarbeiter/innen zum Handling des Datenabrufs entfallen, denn für den späteren Import in die Einkommensteuererklärung wird nur noch auf die bereits gespeicherten Daten zugegriffen.

Word-Vorlage für die „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“

Die „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ ist als Word-Vorlage im Programm hinterlegt.

Aufruf über die Office-Anbindung.