Verarbeitung

Verarbeitung

Allgemein

Daten für Kanzlei Controlling

Im Folgenden sind die Programmabläufe beschrieben, um automatisiert Daten aus den verschiedenen Programmteilen in der Controlling-Anbindung an die Kanzleiorganisation zusammenzuführen. Dazu sind verschiedene Verarbeitungen notwendig:

• Debitorensollstellung aus ADDISON Kanzleiorganisation in ADDISON Finanzbuchhaltung
• Leistungen und den Bestand unfertiger Arbeiten aus ADDISON Kanzleiorganisation in ADDISON Controlling
• Buchungen aus ADDISON Finanzbuchhaltung in ADDISON Controlling
• Personalkosten aus ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung in ADDISON Controlling

Monatliche Durchführung

Die Verarbeitungen für das Kanzlei Controlling empfehlen wir monatlich nach Ablauf des Monats. Alle für die Controlling-Anbindung der Kanzleiorganisation notwendigen Daten des jeweiligen Monats sollten vor der Verarbeitung vorhanden sein (ADDISON Kanzleiorganisation, ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung, ADDISON Finanzbuchhaltung).

Einzelne Verarbeitungsschritte, wie z.B. die Debitorensollstellung in ADDISON Kanzleiorganisation für ADDISON Finanzbuchhaltung, können bei Bedarf häufiger durchgeführt werden.

Kostenstellen in Kost1 und Kost2

Die Kostenstellen in Kost1 (Mitarbeiter) und Kost2 (Debitoren/Mandanten) werden automatisch durch die Schnittstelle ADDISON Kanzleiorganisation zu ADDISON Controlling angelegt. Somit entfällt eine manuelle Pflege der Kostenstellenstammdaten.

Vorgang Kanzlei Controlling

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei/ Vorgänge Bearbeiten / Kanzlei Controlling

Programmzweck

In diesem Vorgang sehen Sie alle für das Kanzlei Controlling relevanten Arbeitsschritte auf einen Blick und können diese nacheinander per Doppelklick aufrufen. Ein Wechsel auf die dazugehörigen Bereiche (z.B. Rechnungswesen, Kanzlei, Lohn & Gehalt oder Controlling) ist dafür nicht mehr erforderlich.

ADDISON Kanzleiorganisation

Debitorensollstellung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei / Fakturierung / Debitorensollstellung

Programmzweck

Mit der Debitorensollstellung werden für die fakturierten Rechnungen in ADDISON Kanzleiorganisation Buchungssätze in ADDISON Finanzbuchhaltung erstellt. Somit werden die Erlöse der Kanzlei in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Weitere Informationen zur Durchführung der Debitorensollstellungen erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation – Benutzerhandbuch.

Anbindung ADDISON Controlling

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei / Leistungen / Anbindung Controlling.

Programmzweck

Über die Anbindung Controlling werden die in der ADDISON Kanzleiorganisation erfassten Leistungen ans ADDISON Controlling übergeben.

Bei den Leistungen werden sowohl die Stunden als auch die in ADDISON Kanzleiorganisation berechneten Kosten bereitgestellt.

Übergabemonat

Der Monat, für den die Übergabe durchgeführt werden soll.

Fibu Nr. der Kanzlei

Eingabe der Mandantennummer der Kanzleibuchhaltung.

Auswahl Kost-Kreis

Auswahl des/der KOST-Kreise, für die die Übergabe durchgeführt werden soll. Sofern der Kanzlei-Mandant mit Projekt Controlling verfügbar ist, erfolgt die Vorbelegung entsprechend dem/den vorhandenen KOST-Kreisen.

Optionen – Vormonate

Grundsätzlich wird der aktuelle Monat übergeben. Vormonate werden entsprechend der Einstellung übergeben:

• ohne Vormonate:
  Vormonate werden in keinem Fall übergeben.
• mit geänderten Vormonaten:
  Vormonate werden nur übergeben, wenn Änderungen an Leistungen vorgenommen wurden.
• mit allen Vormonaten des ausgewählten Wirtschaftsjahres:
  Alle Vormonate des Wirtschaftsjahres werden übergeben, Monate aus Vorjahren werden nicht übergeben.

mit Bestand unfertiger Arbeiten

Diese Option bewirkt, dass der Bestand an nicht fakturierten Leistungen zum Ende des Übergabemonats ermittelt und übergeben wird.

Dateiausgabe

Sofern der Kanzlei-Mandant mit ADDISON Controlling nicht in der Datenbank vorhanden ist, in der die Kanzlei in ADDISON Kanzleiorganisation angelegt ist, kann die Übergabe an ADDISON Controlling als Datei erzeugt werden und in die Datenbank mit dem Kanzlei-Mandanten importiert werden.

Automatisierte Verarbeitung

Die Aktualisierung der Daten kann auch über die ADDISON Scheduler Fernsteuerung automatisiert werden.

Weitere Informationen zur ADDISON Scheduler Fernsteuerung erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Software / ADDISON Fernsteuerung.

Schnittstelle zu ADDISON Finanzbuchhaltung

Stammdateneinstellung

Im ADDISON Finanzbuchhaltung-Menü Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Grunddaten / Erweiterte Einstellungen wird empfohlen, das Verfahren ohne vorherige Journalisierung auszuwählen.

automatische Sachkontensteuerung

Die ADDISON Finanzbuchhaltung bietet unter Extras / Pflegeprogramme / Kostenart aus Controlling holen… die Möglichkeit, in allen Konten auf Basis der Kostenartenzuordnungstabellen im Controlling das Kennzeichen für Kost 1 und Kost 2 automatisch zu setzen.

Datenübergabe

ADDISON Finanzbuchhaltung-Menü: Erfassung / weitere / Übergabe Controlling

Bei diesem Verfahren werden die Buchungsstapel für Controlling in besondere Systembuchungsstapel übernommen. Damit ist jederzeit eine Aktualisierung der Übernahme mit automatischer Löschung der alten Systembuchungsstapel möglich. Änderungen sind bei diesem Verfahren direkt in der ADDISON Finanzbuchhaltung entweder im Buchungsstapel oder über das Kontenblatt durchzuführen.

Der Dialog zur Ausgabe der Buchungen benötigt bei diesem Verfahren nur wenige Angaben. Es wird automatisch geprüft, ob auch für ältere Perioden des Wirtschaftsjahres neue oder geänderte Buchungsstapel in der ADDISON Finanzbuchhaltung vorliegen, um dann auch die sofortige Übernahme dieser Stapel anzubieten.