Verfahrensdokumentation zur Belegablage
Verfahrensdokumentation zur Belegablage
Erstellung eines neuen Musterberichts: Verfahrensdokumentation
Nachdem Sie, wie oben beschrieben, eine neue Verfahrensdokumentation angelegt haben (Abschluss / Bericht / Verfahrensdokumentation anlegen) können Sie die gewünschte Muster-Vorlage wählen. Der Berichtstyp steht automatisch auf Verfahrensdokumentation Unter Muster können Sie entweder das Formular zur Belegablage oder aber die Verfahrensdokumentation zur Belegablage auswählen. Zu besseren Unterscheidung im Bestandmanager wird die Bezeichnung automatisch vorausgefüllt. Eine Anpassung ist jederzeit durch Überschreiben möglich.
Verfahrensdokumentation Musterbericht 1 Mit dem Muster Verfahrensdokumentation zur Belegablage können Sie die tatsächliche Verfahrensdokumentation erstellen, während das Muster Formular zur Belegablage dazu dient, die entsprechende Inhalte für die Verfahrensdokumentation strukturiert und geordnet einzusammeln (siehe Kapitel 3 Formular zur Belegablage für eine detaillierte Beschreibung).
Nach Auswahl der entsprechenden Muster-Vorlage werden Ihnen darunter die enthaltenen Abschnitte angezeigt. Wenn Sie auf Erstellen drücken, wird Word geöffnet und ein Musterbericht erstellt.
Bearbeiten der Verfahrensdokumentation
Allgemeines Nachdem der Musterbericht erstellt wurde, können Sie in Word die Navigationsleiste, zur besseren Übersicht, unter Ansicht / Anzeigen / Navigationsbereich aktivieren.
Das Dokument ist thematisch in Kapitel und Unterkapitel unterteilt. Verschiedene Hinweise zur Bearbeitung und fachlicher Natur (von der AWV übernommen Hinweise) sind als Kommentare ausgelagert. Somit bleibt das Dokument übersichtlich und bietet dem Benutzer dennoch weitreichende Unterstützung bei der Bearbeitung. Um die Kommentare der Verfahrensdokumentation nicht mit zu drucken beachten Sie bitte die Hinweise unter Kapitel 2.3 Fertigstellung und Drucken der Verfahrensdokumentation.
Übernahmeassistent starten
Unter dem Reiter ADDISON können Sie die Inhalte des Formulars zur Belegablage übernehmen: ADDISON / Verfahrensdokumentation / Übernahmeassistent. Sie können auch direkt auf den oberen Bereich des geteilten Verfahrensdokumentationssymbols (siehe Bild Übernahmeassistent 1) drücken - dieser löst dann ebenfalls den Übernahmeassistenten aus.
Übernahmeassistent 1 Wird die Funktion Übernahmeassistent gestartet, öffnet sich zunächst der Übernahmedialog. Mit Hilfe des Übernahmedialogs können Sie ein entsprechendes, vorausgefülltes, Formular zur Belegablage auswählen. Dieses können Sie entweder von Ihrer Festplatt auswählen oder aber über den Bestandsmanager selektieren.
Der Übernahmedialog merkt sich das zuletzt ausgewählt Dokumenten, sollten Sie den Dialog erneut aufrufen. Über Abbrechen können Sie den Übernahmedialog wieder schließen, ohne den Übernahmeassistenten zu starten. Mit Überspringen können Sie eine einfache Berichts-Aktualisierung durchführen ohne, den Übernahmeassistenten zu starten. Um den Übernahmeassistenten zu starten, bestätigen Sie, nach der Selektion eines entsprechenden Dokuments, den Dialog mit ok.
Der Übernahmeassistent startet und folgende Schritte werden ausgeführt:
- Der Übernahmeassistent öffnet das selektierte Dokument und analysiert die Inhalte des ausgewählten Dokuments. Über eine Fortschrittsanzeige (siehe Bild Fortschrittsanzeige 1) können Sie sehen wie viele Tabellen der Übernahmeassistent ermittelt hat.
- Der Übernahmeassistent überprüft die Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf vorhandene Übernahmeanweisungen. Über die Fortschrittsanzeige können Sie sehen wie viele Felder der Assistent ermittelt hat.
- Schließlich beginnt der Übernahmeassistent die Inhalte an die entsprechende Stelle zu überführen.
- Zuallerletzt wird eine Berichts-Aktualisierung durchgeführt, wobei Unternehmensbezogene Stammdaten, wenn gepflegt, aus ADDISON übernommen werden.
Fortschrittsanzeige 1 Übernahmeassistent (ohne Berichts-Aktualisierung) Über den Menüpunkt Übernahmeassistent (ohne Berichts-Aktualisierung) wird der Übernahmedialog geöffnet, wobei beim Bestätigen des Dialogs keine Berichts-Aktualisierung stattfindet. Es werden lediglich die Inhalte des Formulars überführt
Platzhalter leeren Mit dieser Funktion (ADDISON / Verfahrensdokumentation / Platzhalter leeren) können Sie alle überführten Inhalte aus dem Formular zur Belegablage wieder löschen. Die Überführungsanweisungen werden dabei nicht gelöscht.
Überführungsanweisungen Die gesamte Verfahrensdokumentation ist mit sogenannten Überführungsanweisungen versehen. Diese sind zuerst nicht sichtbar. "Mit der Schaltfläche ¶ 'Absatz anzeigen/ausblenden' in Word werden ausgeblendete Zeichen wie Leerzeichen, Absatzmarken oder Tabstoppmarkierungen, sowie ausgeblendete Texte ein- und ausgeschaltet". Drücken Sie diese Funktion, um die Überführungsanweisungen sichtbar zu machen:
Beispiel für eine Übernahmeanweisung 1
Bitte beachten Sie, dass Sie die Überführungsanweisungen nicht löschen/verändern dürfen, dadurch ist eine Überführung des entsprechenden Inhalts nicht mehr möglich!
Fertigstellung und Druck der Verfahrensdokumentation
Wenn Sie mit der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation fertig sind und das endgültige Dokument drucken möchten, können Sie dies, wie gewohnt, über Datei / Drucken tun. Bitte beachten Sie, dass Sie über die Druck-Einstellungen das Häkchen bei Markup drucken entsprechend rausnehmen, damit die Kommentare nicht mitgedruckt werden.
