Vollmachtsverwalter für Elster Vollmachtsdatenbank
Vollmachtsverwalter für Elster Vollmachtsdatenbank
Wichtig: ADDISON-Anwender, die bereits mit der Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern arbeiten, sind von der folgenden Programmerweiterung in diesem Abschnitt NICHT betroffen:
Allgemein
Im Herbst 2022 hat die Finanzverwaltung angekündigt, ab April 2023 die Legitimationsdatenbank nicht mehr zu unterstützen.
Als Ersatz für die Legitimationsdatenbank hat die Finanzverwaltung die Elster Vollmachtsdatenbank zur Verfügung gestellt. Die neue Elster Vollmachtsdatenbank ist u.a. auch notwendig, damit Unternehmen oder Privatpersonen, die keine Berufsträger sind, weiterhin Steuerkontenabfragen oder den Abruf von Belegen durchführen können.
Voraussetzung für die Teilnahme an der Elster Vollmachtsdatenbank
Um an dem neuen Elster-Verfahren für die Elster Vollmachtsdatenbank teilnehmen zu können, muss sich die Steuerkanzlei über Mein Elster als Vollmachtsnehmer registrieren lassen.
Programmaufruf Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren
Im Menü Elster Aufträge / Offenlegung befindet sich der Aufruf vom Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren:
Über den Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren können ADDISON Mandanten aufgenommen werden, um eine Abruf-Vollmacht oder eine Bekanntgabe-Vollmacht in der Elster Vollmachtsdatenbank beantragen zu können:
Abruf-Vollmacht
Für einen Mandanten kann eine Abruf-Vollmacht über die Elster Vollmachtsdatenbank beantragt werden. Die Abruf-Vollmacht beinhaltet das Recht für den Mandanten Steuerkonten und den Abruf von Belegen durchführen zu können.
Bekanntgabe-Vollmacht
Die Bekanntgabe-Vollmacht inkludiert die Abruf-Vollmacht und es besteht zusätzlich die Möglichkeit an dem DIVA-Verfahren (DIVA-Digitaler Verwaltungsakt) teilnehmen zu können. Wer an dem DIVA-Verfahren teilnimmt, bekommt zukünftig Bescheide in elektronischer Form von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Es gibt dann keine Papierbescheide mehr.
Zukünftig wird die Finanzverwaltung auch Mitteilungen über diesen Weg elektronisch zur Verfügung stellen.
Hinweis zu DIVA
Mit dem Elster Projekt DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) gibt die Finanzverwaltung Verwaltungsakte elektronisch bekannt. Die elektronische Bekanntgabe ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid – Grundlage ist § 122a Abgabenordnung.
Die Teilnahme am DIVA-Verfahren ist freiwillig.
Aktuell stellt die Finanzverwaltung elektronische Bescheide nur für die Einkommensteuer zur Verfügung. Weitere Steuerarten werden folgen.
Wenn der DIVA-Kenner in der Elster Vollmachtsdatenbank gesetzt worden ist, werden für diesen Mandanten keine Papierbescheide von der Finanzverwaltung mehr gesendet.
Funktionen im Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren
Die Funktionen im Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren entsprechen grundsätzlich den Funktionen aus dem bekannten VaStBRM. Wie gewohnt können Mandate hinzugefügt oder gelöscht werden.
Für Mandanten kann eine Abruf-Vollmacht oder eine Bekanntgabe-Vollmacht beantragt werden.
Ist ein Erstantrag für eine Abruf-Vollmacht oder eine Bekanntgabe-Vollmacht gestellt worden, gibt es die Möglichkeit die Abruf-Vollmacht oder die Bekanntgabe-Vollmacht zu ändern.
Eine Abruf- oder Bekanntgabe-Vollmacht kann storniert werden.
Aus der Elster-Vollmachtsdatenbank ist ein Abruf einer Rechteliste möglich. Über die Signatur (USB-Stick oder Signaturkarte) erfolgt eine Anfrage an die Elster-Vollmachtsdatenbank, um für die dort hinterlegten Mandanten, deren Signatur sich auf dem USB-Stick oder der Signaturkarte befinden, einen aktuellen Status abzurufen. Der abgerufene Status aus der Elster-Vollmachtsdatenbank wird im Vollmachtsverwalter - Elster Verfahren in der Spalte Status für alle betroffenen Mandanten aktualisiert.
Beantragung einer Abruf-Vollmacht
Bei der Beantragung einer Abruf-Vollmacht handelt es sich um das Recht für den Mandanten die Abfrage von Steuerkonten und den Belegabruf durchführen zu können:
Wird die Beantragung für eine Abruf-Vollmacht durchgeführt, erfolgt die Anzeige der möglichen Zertifikate (USB-Stick oder Signaturkarte).
Nach OK erfolgt die Passwortabfrage für das gewählte Zertifikat. Der Antrag für eine Abruf-Vollmacht wird für den Mandanten über die Elster Schnittstelle zur Vollmachtsdatenbank anschließend durchgeführt. Im Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren wird für diesen Mandanten der Status Offen in die entsprechende Status-Spalte eingestellt.
Beantragung einer Bekanntgabe-Vollmacht Bei der Beantragung einer Bekanntgabe-Vollmacht handelt es sich um das Recht für den Mandanten die Abfrage von Steuerkonten und den Belegabruf durchführen zu können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit an dem DIVA-Verfahren teilnehmen zu können:
Soll für den Mandanten die Bekanntgabe-Vollmacht durchgeführt werden, wird die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen angezeigt und muss ausgefüllt werden:
Übermittlung einer Abruf- oder Bekanntgabevollmacht im Fall Zusammenveranlagung: Beachten Sie bitte, dass im Fall Zusammenveranlagung für den Steuerpflichtigen und den Ehepartner jeweils ein Antrag für eine Abruf- oder Bekanntgabevollmacht gestellt werden muss. Die Finanzverwaltung schaltet das Steuerkonto für die gemeinsame Steuernummer nur dann frei, wenn für beide Steuerpflichtige jeweils ein Antrag gestellt worden ist.
Ausfüllen der Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen
Beantragung von Untervollmachten
Die Elster-Schnittstelle beinhaltet die Möglichkeit Untervollmachten zu erteilen. Die Finanzverwaltung lässt im Elster- VDB Verfahren Untervollmachten aber nicht zu.
Einschränkung der Vollmacht
Die Vollmacht kann für bestimmte Steuerarten/Anmeldeverfahren ausgeschlossen werden.
Bekanntgabevollmacht
Die Vollmacht erstreckt sich auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten. Diese Vollmacht ist als "Generalvollmacht" zu verstehen. Diese Vollmacht beinhaltet die Abruf-Vollmacht, um Steuerkonten und den Belegabruf für den Mandanten durchführen zu können.
Die Vollmacht kann auch für die Entgegennahme von Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen beantragt werden.
Aktuell haben wir das DIVA-Verfahren (Digitaler Verwaltungsakt) zur Verarbeitung von elektronisch zur Verfügung gestellten Bescheiden noch in der Entwicklung. Daher empfehlen wir den Kenner Bescheide sollen elektronisch bekannt gegeben werden noch nicht zu setzen.
Gültigkeit der Vollmacht
Im Regelfall wird eine Vollmacht zeitlich unbefristet beantragt. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Gültigkeit der Vollmacht ab oder für einem bestimmten Veranlagungszeitraum zu beantragen.
Bisher erteilte Vollmachten
Die bisher erteilte Vollmacht wird gelöscht. Dies ist notwendig, um z.B. für ein neues Mandant die ggf. vorhandenen Vollmachten in der Elster Vollmachtsdatenbank komplett löschen zu können.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die von der Kanzlei (Bevollmächtigen) bisher erteilte Vollmacht zu löschen.
Beispiel: Für den Mandanten war die bisher erteilte Vollmacht eingeschränkt (z.B. Einschränkung auf bestimmte Steuerarten). Jetzt wird eine komplette Vollmacht für alle Steuerarten beantragt, dann kann die bisher erteilte Vollmacht gelöscht werden.
Vollmacht zum Abruf von steuerlichen Daten, die bei der Finanzverwaltung gespeichert sind
Wurde eine Vollmacht für eine Steuerart eingeschränkt, besteht trotzdem die Möglichkeit die Abruf-Vollmacht wahrnehmen zu können.
Beispiel: Für den Mandanten sollen keine Steuerbescheide und sonstigen Verwaltungsakte der Kanzlei zur Verfügung gestellt werden. Damit die Kanzlei für diesen Mandanten die Abruf-Vollmacht wahrnehmen kann, ist dieser Kenner zu setzen. Die Abruf-Vollmacht beinhaltet das Recht Steuerkonten und Belege von diesem Mandanten abrufen zu können.
Senden der ausgefüllten Vollmacht (Bekanntgabe-Vollmacht) an die Finanzverwaltung
Die Vollmacht ist ausgefüllt und kann nun an die Finanzverwaltung gesendet werden. Es erfolgt die Anzeige der möglichen Zertifikate (USB-Stick oder Signaturkarte).
Nach OK erfolgt die Passwortabfrage für das gewählte Zertifikat. Der Antrag für eine Bekanntgabe-Vollmacht ist für den Mandanten über die Elster Schnittstelle zur Vollmachtsdatenbank abschließend durchgeführt. Im Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren wird der Status Offen in die Status-Spalte eingestellt.
Mandant bekommt Schreiben von der Finanzamtverwaltung mit einem Vollmachtscode und einer Vollmachts-Ident-Nummer
In beiden Verfahren (Abruf-Vollmacht oder Bekanntgabe-Vollmacht) bekommt der Mandant ein Schreiben von der Finanzverwaltung. Dieses Schreiben beinhaltet den Vollmachtscode und die Vollmachts-Ident-Nummer. Der Mandant muss dieses Schreiben der Steuerkanzlei zur Verfügung stellen.
Erfassung vom Vollmachtscode/Ident-Nummer im Vollmachtsverwalter - Elster - VDB
Der Steuerkanzlei liegt das Schreiben der Finanzverwaltung mit dem Vollmachtscode und der Vollmachts-Ident-Nummer für den Mandanten vor.
Nur wenn der Status für den entsprechenden Mandanten auf Offen im Vollmachtsverwalter steht, kann die Funktion Recht freischalten aufgerufen werden:
Aus dem Schreiben der Finanzverwaltung ist die Vollmachts-Ident-Nummer und der Vollmachtscode zu erfassen:
Nach Erfassung der Vollmachts-Ident-Nummer und Vollmachtscode sind diese Informationen über die Schaltfläche Freischalten an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Nach Übermittlung der Freischaltung an die Finanzverwaltung ändert sich für diesen Mandanten der Status auf Genehmigt und wird im Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren in der entsprechende Status-Spalte eingestellt.
Für den Belegabruf (VaSt BRM) wird der Mandant automatisch mit dem Status genehmigt übernommen. Der Belegabruf für diesen Mandanten dann möglich.
Über das Menü Steuerkonto - Abruf kann für diesen Mandanten die Steuerkontenabfrage durchgeführt werden.
Sofort nach Übermittlung der Freischaltung konnte in der Pilotphase der Belegabruf im VaStBRM für diesen Mandanten vorgenommen werden. Nicht auszuschließen ist, dass die Freischaltung für den Belegabruf durch die Finanzverwaltung einigen Tage dauern kann.
Hinweis nach Freischaltung für den Steuerkontenabruf: Nach Freischaltung/Übermittlung der Vollmachts-Ident-Nummer und Vollmachtscode konnte der Steuerkontoabruf nicht sofort durchgeführt werden.
Erst nachdem die Finanzverwaltung in Mein Elster das Steuerkonto auf aktiv gesetzt hat, ist ein Abruf für dieses Steuerkonto möglich.
Der Status der Freischaltung kann für den Mandanten in Mein Elster unter Aktive/Inaktive Vollmachten überprüft werden.
Änderung einer Abrufvollmacht
Es besteht die Möglichkeit eine genehmigte Abrufvollmacht zu ändern:
Änderung einer Bekanntgabevollmacht
Es besteht die Möglichkeit eine genehmigte Bekanntgabevollmacht zu ändern:
Vollmacht Widerrufen
Im Vollmachtsverwalter – Elster Verfahren wird die Funkion zum Widerruf einer Vollmacht ab Version 2/2024 unterstützt. Für ein Mandat, dass im Vollmachtsverwalter – Elster Verfahren auf genehmigt steht, kann der Widerruf der Vollmacht (Abruf- oder Bekanntgabevollmacht) über die Funktion Vollmacht widerufen durchgeführt werden:
Soll eine Vollmacht widerufen werden, wird zur Sicherheit eine Hinweismeldung angezeigt:
Abruf Rechteliste
Im Menü vom Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren befindet sich die Funktion Abruf Rechteliste. Über die Funktion Abruf Rechteliste wird eine Anfrage an die Elster Vollmachtsdatenbank gestellt. Zu dem verwendeten Zertifikat (Signaturkarte oder USB-Stick) werden alle Mandanten, die in der Elster Vollmachtsdatenbank enthalten sind, mit dem jeweiligen Status abgerufen.
Nach dem Abruf der Rechteliste erfolgt eine Aktualisierung der Daten im Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren.
Beispielsweise wird der Status eines Mandanten aus der Elster-Vollmachtsdatenbank (Offen/Genehmigt) in den Vollmachtsverwalter - Elster - Verfahren übernommen.
Hinweis: Nach der Beantragung einer Abruf- oder Bekanntgabevollmacht, ist für den Mandanten in Mein Elster die Vollmachts-Ident-Nummer vorhanden. Über die Funktion Abruf Rechteliste, wird die Vollmachts-Ident-Nummer abgeholt und bei dem Mandanten in den Freischalt-Dialog eingetragen.
Wenn das Schreiben der Finanzverwaltung mit dem Vollmachtscode und der Vollmachts-Ident-Nummer in der Kanzlei vorliegt, ist nur noch der Vollmachtscode manuell zu erfassen. Dann kann die Freischaltung durchgeführt werden.