Voraussetzungen
Voraussetzungen
Allgemein
Notwendige Produkte
Die Produkte ADDISON Kanzleiorganisation mit Leistungserfassung, ADDISON Finanzbuchhaltung und ADDISON Controlling Standard oder Premium sind Voraussetzung für den Einsatz der Controlling-Anbindung an die Kanzleiorganisation.
Um die Personalkosten automatisiert in ADDISON Controlling zur Verfügung zu stellen, ist der Einsatz von ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung zu empfehlen.
Stammdaten
Allgemein
Die Einrichtung der im Folgenden aufgeführten Stammdaten ist Voraussetzung für die Controlling-Anbindung an die Kanzleiorganisation.
ADDISON Kanzleiorganisation Mitarbeiterstammdaten
Geben Sie in den Mitarbeiterstammdaten in der ADDISON Kanzleiorganisation folgende Daten ein:
- Interne Stundensätze der Mitarbeiter
- Kostenstelle je Mitarbeiter
Der Aufruf der Mitarbeiterstammdaten in ADDISON Kanzleiorganisation erfolgt über Kanzlei / Stammdaten / Mitarbeiter.
ADDISON Kanzleiorganisation Option für ADDISON Finanzbuchhaltung/ADDISON Controlling
Setzen Sie in den Kanzleioptionen die Option Debitorennummer in Kost2 übernehmen.
Diese Option finden Sie in ADDISON Kanzleiorganisation über Stammdaten / Kanzleidaten | Schaltfläche Optionen | Buchhaltung.
ADDISON Kanzleiorganisation Erlöskontensteuerung
Richten Sie die Erlöskontensteuerung entsprechend der Tabelle im Kapitel Zuordnung Auftragsart – Tätigkeiten – Erlöskonten ein.
Der Aufruf der Erlöskontensteuerung erfolgt in ADDISON Kanzleiorganisation über Stammdaten / Kanzleidaten / Schaltfläche Optionen / USt/Konten.
Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwendung von ADDISON Kanzleiorganisation erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation – Benutzerhandbuch.
Debitorenkonto in den Mandantenstammdaten
Sofern Sie bisher noch nicht mit der Debitorensollstellung aus der ADDISON Kanzleiorganisation gearbeitet haben, müssen Sie ggf. das Kundenkonto der Mandanten in den Mandanten-stammdaten überarbeiten. Standardmäßig ist das Kundenkonto gleich der Mandantennummer.
Die Änderung des Kundenkontos erfolgt im Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung.
ADDISON Controlling Stammdatenmodelle
Für den Import der Stammdatenmodelle in ADDISON Controlling gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Aktivieren Sie das Projekt Controlling im Dialog Mandant / CRM / Projektverwaltung und schließen Sie diesen Dialog.
- Danach wählen Sie den Bereich Controlling an, um dort zunächst den Menüeintrag Firmenstamm auszuwählen.
- Im Dialog Firmenstamm können Sie jetzt über die Suchfunktion des Feldes KOST-Modell im Dialog Auswahl von Modellen ein Stammdatenmodell auswählen. Falls die Stammdatenmodelle hier noch nicht angezeigt werden, ist die Schaltfläche Import Modelldaten anzuklicken. Die relevanten Modelle 908+909 (KR13), 938+939 (KR03) oder 948+949 (KR04) können in die Datenbank importiert werden.
- Im Dialog Auswahl von Modellen ist dann für KOST 1 das entsprechende Modell zu markieren (z.B. 948) und mit OK zu bestätigen.
- Nach der Anlage von KOST 1 ist noch vor dem Schließen des Dialogs Firmenstamm in der Auswahlbox von KOST 1 auf KOST 2 umzuschalten, um dann auch für die Kostenträgerrechnung das KOST-Modell (z.B. 949) auszuwählen.
- Danach ist der Menüeintrag Wirtschaftsjahre verwalten, zur Anlage des Wirtschaftsjahres auszuwählen.
Zuordnung Auftragsart – Tätigkeiten – Erlöskonten
| Bereich | Tätigkeiten 6-stellig | Tätigkeiten 4-stellig | Konten SKR03 | Konten SKR04 | Konten SKR13 | Erlöskto.-Schl. ADDISON Kanzleiorganisation |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fibu | 320000 – 339999 390000 – 390299 390400 – 399999 | 3200 – 3399 3900 – 3929 3950 – 3999 | 8401 | 4401 | 8001 | 1 |
| Lohn | 340000 – 349999 | 3400 – 3499 | 8402 | 4402 | 8002 | 2 |
| Abschluss | 250000 – 269999 350000 – 359999 390300 – 390349 390360 – 390399 640000 – 649999 | 2500 – 2699 3500 – 3599 3930 – 3944 3947 – 3949 | 8403 | 4403 | 8003 | 3 |
| Steuerklä-rungen | 240000 – 249999 270000 – 279999 | 2400 – 2499 2700 – 2799 | 8404 | 4404 | 8004 | 4 |
| Steuerliche Beratung | 210000 – 239999 280000 – 319999 360000 – 379999 380000 – 389999 390350 – 390359 400000 – 499999 | 2100 – 2399 2800 – 3199 3600 – 3799 3800 – 3899 3945 – 3946 4000 – 4999 | 8405 | 4405 | 8005 | 5 |
| Wirtschafts-beratung | 500000 – 599999 650000 – 699999 | 5000 – 5999 650000 – 699999 | 8406 | 4406 | 8006 | 6 |
| Wirtschaftsprüfung | 600000 – 639999 | 600000 – 639999 | 8407 | 4407 | 8007 | 7 |
| Sonstige Aufträge | 100000 – 209999 | 1000 – 2099 | 8408 | 4408 | 8008 | 8 |
| Standard-Erlöskonto | 8400 | 4400 | 8000 | Standard-Erlöskonto | ||
| Standard-Vorausz.-Kto. | 1718 | 3272 | 1811 | Standard-Vorauszahlungskonto | ||
| Standard-Auslagenkto. | 8640 | 4836 | 8690 | Standard-Auslagenkonto |
Zeilenstamm Kanzleicontrolling bei abweichender Kanzleiorganisation
Allgemein
Die Anlage erfolgt in KOST1 für die Mitarbeiter-Auswertung und in KOST2 für die Mandanten-Auswertung. Beide KOST-Kreise basieren auf dem Rechnungswesen und der Kanzleiorganisation.
Anlage
Für alle in der Finanzbuchhaltung erfassten Werte erfolgt die Steuerung im Zeilenstamm mit dem Integrationskennzeichen Fibu und Zuordnung des Sachkontos. Für die Übergabe der Stunden erfolgt die Steuerung im Zeilenstamm mit dem Integrationskennzeichen Kanzlei und Zuordnung der Tätigkeit.
Die Zuordnung von noch nicht in der Finanzbuchhaltung verbuchten Stunden zu verschiedenen Bereich erfolgt über einen Prefix vor der Tätigkeits-Nummer:
100 geleistete Arbeiten xxx (z.B. Fibu)
200 Bestand nicht fakturiert xxx
300 nicht fakturierbare Stunden
400 unproduktive Stunden
500 Vorauszahlungen
Die Ermittlung der Stunden erfolgt auf Basis der Leistungserfassung, die berechneten Werte ermitteln sich auf Basis der in den Mitarbeiter-Stammdaten gesteuerten internen bzw. externen Stundensätzen.
Der Prefix vor der Tätigkeits-Nummer wird mit der Anbindung an Controlling (Übergabe) automatisch entsprechend ergänzt.
Laufende Arbeiten
Allgemein
Die programmgestützte Durchführung der folgenden Tätigkeiten ist Voraussetzung für ein reibungsloses Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten und somit für korrekte Auswertungen aus der Controlling-Anbindung an die Kanzleiorganisation.
Leistungserfassung und Fakturierung
Sowohl die Leistungserfassung als auch die Fakturierung muss über ADDISON Kanzleiorganisation erfolgen.
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung der Kanzlei muss über ADDISON Finanzbuchhaltung erfolgen.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung der Kanzlei muss über ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung erfolgen.