Vorhandene Analysen und Inhalte

Vorhandene Analysen und Inhalte

Grafische Analysen „Auf den ersten Blick“

Übersicht

Folgende Grafiken werden in fünf Registern angeboten: Erlöse und Deckungsbeitrag - Fakturierte Erlöse und Deckungsbeiträge - Wachstumsentwicklung von Vorjahr auf lfd. Jahr Analyse nach Umsatzbereichen - Fakturierte Aufträge nach Auswertungsgruppen - Wachstumsentwicklung von Vorjahr auf lfd. Jahr - Deckungsbeiträge nach Auswertungsgruppen - Umsatzrenditen nach Auswertungsgruppen Mandantenrentabilität - Davon aus der Bearbeitung von rentablen Mandanten - Davon aus der Bearbeitung von unrentablen Mandanten Mitarbeiterproduktivität - Erfasste verrechenbare Stunden - Produktivität / Quote verrechenbare Stunden - Top 3 der Mitarbeiterumsätze Stundensätze - Decken unsere Stundensätze die Kosten lt. BWA - Erreichte Stundensätze aus Erlösen und Kosten - Stundensätze nach Auswertungsgruppen

Hinweise Die hier gezeigten Grafiken beziehen sich auf den gleichen Zeitraum des Vorjahres. - Ziel (Modul Planung und Stundensatz) - Die Zielwerte werden Ihnen nur angeboten, wenn das Modul Planung und Stundensatz lizenziert ist. - Über die Einstellungen	Planung zuordnen können Sie Ihre Plandaten einem Auswertungszeitraum fest zu- ordnen.
	- Grundsätzliche Farbgebung: - grau = Vorjahreswert - hellblau = aktueller Wert - dunkelblau = Zielwert - grün = positive Entwicklung - rot = negative Entwicklung - heller Farbton (rot/grün) = aktuell erreichter Wert - dunkler Farbton (rot/grün) = Zielwert

Erlöse und Deckungsbeiträge

Fakturierte Erlöse und Deckungsbeiträge
	Diese Grafik zeigt Ihnen die Fakturierten Erlöse (incl. der Umsätze aus Pauschalauslagen), die Deckungsbeiträge und die Pauschalauslagen im Vergleich zum Vorjahr und zur Planung.
Wachstumsentwicklung von Vorjahr auf lfd. Jahr
	Diese Wachstumsrate zeigt Ihnen die prozentuale Veränderung zum Vorjahr. Eine positive Entwicklung wird grün, eine negative rot dargestellt. Die Differenz zum Vorjahr wird durch den Vorjahreswert dividiert.

Analyse nach Umsatzbereichen

Hinweis	Bei den Grafiken zu den Auswertungsgruppen bleiben Pauschalauslagen gem. § 16 StbGebV ohne Berücksichtigung. Sie können den Auswertungsgruppen nicht eindeutig zugeordnet werden. Daher unterscheiden wir hier folgende Begriffe: - Fakturierte Aufträge Fakturierte Umsätze ohne Pauschalauslagen - Fakturierte Erlöse Fakturierte Aufträge zuzüglich der fakturierten Pauschalauslagen
Fakturierte Aufträge nach Auswertungsgruppen
	Hier erkennen Sie die fakturierten Aufträge aufgeteilt nach den Auswertungsgruppen aus der Kanzleiorganisation. Zusätzlich werden Ihnen die Vorjahres- und Zielwerte aus dem Modul Planung und Stundensatz angezeigt. Somit haben Sie immer einen aktuellen Vergleich über die Umsätze Ihrer Kanzlei.

Sortierung der Umsatzbereiche	Sie können jetzt die Umsatzbereiche nach folgenden Kriterien sortieren: - Umsatz - Deckungsbereich - Umsatzbereiche (individuell)
	Sortierung nach Umsatzbereichen Unter dem Umsatzbereich „Sonstige“ wurden bisher automatisch die Umsatzbereiche zusammengefasst, die nicht zu den größten vier Bereichen gehörten. Sie haben die Möglichkeit, die Anordnung der einzelnen Umsatzbereiche zu bestimmen.
	Auswirkung Diese Einstellung wirkt sich in folgenden Analysen / Grafiken gleichermaßen aus: - Auf den ersten Blick > Analyse nach Umsatzbereichen - Auf den ersten Blick > Stundensätze > Stundensätze nach Auswertungsgruppen - Aufträge und Deckungsbeitrag
Hinweis	Stimmen die Umsatzbereiche aus der Planung nicht mit den Umsatzbereichen im Kanzleimonitor überein, wird der Planwert nur für die Summe ausgegeben. In Planung und Stundensatz > Stammdaten Kanzlei > Umsatzbereiche > Umsatzbereiche laden, können die Umsatzbereiche der Kanzlei in die Planung übernommen werden.
Wachstumsentwicklung von Vorjahr auf lfd. Jahr
	Diese Grafik zeigt Ihnen die Entwicklung der verschiedenen Auswertungsgruppen im Verhältnis zum Vorjahr. - Eine positive Entwicklung wird grün, eine negative rot dargestellt. - Der hellere Balken zeigt das bisher erreichte Wachstum, der dunklere Balken zeigt das geplante Wachstum. - Die Differenz zum Vorjahr wird durch den Vorjahreswert dividiert.
Deckungsbeiträge nach Auswertungsgruppen
	Die Deckungsbeiträge der einzelnen Auswertungsgruppen werden hier dem Vorjahr gegenübergestellt.

Hinweis	Zielwerte nach Auswertungsgruppen können bisher noch nicht ausgewertet werden.
Umsatzrenditen nach Auswertungsgruppen
	Diese Grafik verdeutlicht Ihnen das Verhältnis der Deckungsbeiträge zu den fakturierten Aufträgen.

Mandantenrentabilität

Analyse der rentablen Mandate
	Die beiden Analysen zeigen das Verhältnis der Gewinnmandate zu den Verlustmandaten. Sie erkennen auf einen Blick, die Anzahl und den Umsatz / Deckungsbeitrag der Mandanten, mit denen Sie positive bzw. negative Deckungsbeiträge erreicht haben. Meist werden negative Deckungsbeiträge der Mandanten- bzw. Auftragsabrechnung, mit positiven Ergebnissen verrechnet; als sogenannte Mischkalkulation. So ist der Anteil der mit Verlust abgerechneten Mandanten/Aufträge nicht zu erkennen. Fälle mit negativen Deckungsbeiträgen (Verlustmandate) sind auch Chancen für Gewinnsteigerungen, wenn es gelingt, diese Fälle zukünftig rationeller zu bearbeiten oder besser abzurechnen.
Analyse der unrentablen Mandate
	Wie viel Umsatz machen Sie mit unrentablen Mandanten, d.h. mit Mandanten mit negativem Deckungsbeitrag? Wie hoch war dieser Umsatz im Vorjahr? Die Ursachen können zu niedrige Gebühren oder zu aufwändige Abläufe sein. Hier steckt hohes Gewinnpotenzial, wenn es gelingen sollte, Gebühren und Abläufe zu optimieren.

Mitarbeiterproduktivität

Erfasste verrechenbare Stunden
	Hier erkennen Sie das Verhältnis der verrechenbaren Stunden (produktiven) zu den nicht verrechenbaren (unproduktiven) Stunden.
Produktivität / Quote verrechenbare Stunden
	Vergleichen Sie hier den Anteil der produktiven Stunden mit dem Vorjahr und der Planung. Erkennen Sie hier auf einen Blick, wie sich die Produktivität Ihrer Mitarbeiter entwickelt.
Tipp	Diese Analysen dienen der Nachkalkulation Ihrer Stundensätze. Die Anzahl der (erfassten) verrechenbaren Stunden (auch produktive Stunden genannt) sind eine entscheidende Grundlage für die Kalkulation der Gemeinkostenzuschläge und Stundensätze. Wenn die kalkulierten / geplanten verrechenbaren Stunden nicht erreicht werden, hat dies auch immer eine direkte Auswirkung auf die Kostendeckung Ihrer Stundensätze. - Möglichkeit 1: Verrechenbare Stunden über Plan => die hinterlegten internen Stundensätze sind zu hoch Damit sind die ausgewiesenen Kosten je Stunde / Auf- trag zu hoch und der erzielte Deckungsbeitrag tatsächlich besser als in den Auswertungen dargestellt. - Möglichkeit 2: Verrechenbare Stunden unter Plan => die hinterlegten internen Stundensätze sind zu niedrig Damit sind die ausgewiesenen Kosten je Stunde / Auf- trag zu niedrig und der erzielte Deckungsbeitrag tatsächlich niedriger als in den Auswertungen dargestellt. - Der Anteil der verrechenbaren Stunden sollte daher realistisch (erreichbar) geplant sein und möglichst nicht zu hoch eingeschätzt werden. Sollten die geplanten verrechenbaren Stunden dauerhaft nicht erreicht werden, empfehlen wir eine Anpassung der Kalkulation.
Top 3 der Mitarbeiterumsätze
	Die Grafik zur Mitarbeiterproduktivität enthält eine Gegenüberstellung der Umsatzanteile der drei umsatzstärksten Mitarbeiter inkl. des geplanten Ziel- und des Vorjahresumsatzes. Zielumsätze bei unterjährigen Auswertungen werden automatisch ermittelt. Zusätzlich werden Ihnen die Umsätze ohne Zuordnung angezeigt. Dies sind grundsätzlich Umsätze ohne Erlösaufteilung, bzw. zugeordneten Leistungen.

Stundensätze

Deckung der Stundensätze
	Die Stundensätze sollten so kalkuliert sein, dass sämtliche Kanzleikosten incl. einer kalkulatorischen Inhabervergütung voll gedeckt sind. Die erfassten Kosten (alle verrechenbaren Stunden multipliziert mit den jeweiligen internen Stundensätzen) müssten demnach den Kosten lt. BWA entsprechen.
Hinweis	Die Ist-Kosten lt. BWA erfassen Sie über das Symbol Ist-Kosten lt. BWA.
Erreichte Stundensätze
	Der durchschnittlich erreichte (externe) Stundensatz und die durchschnittlichen Kosten pro Stunde werden hier mit dem Vorjahr und der Planung verglichen.
Stundensätze nach Auswertungsgruppen
	Der durchschnittlich erreichte (externe) Stundensatz pro Auswertungsgruppe wird hier mit dem Vorjahr verglichen.

Tabellarische Analysen über Mitarbeiter und Umsatzbereiche

Leistungserfassung und Kostendeckung

Inhalt	Wie bereits in den Grafiken zur Mitarbeiterproduktivität zusammengefasst, können Sie hier die Leistungserfassung der Beschäftigten und die sich daraus ergebenen verrechenbaren Stunden und Kosten erkennen.
Drill-down-Funktion	Wenn Sie auf die linke Schaltfläche der Summenzeilen klicken, erhalten Sie eine genaue Detailansicht aller Beschäftigten (Drill-down-Funktion).
Hinweise zu den Zielwerten	- Ist das Modul Planung und Stundensatz lizenziert, werden zusätzlich die Spalten Ziel, Zielabweichung und Zielabweichung in Prozent ausgegeben. Dabei werden Daten dieser Spalten in rot gekennzeichnet, wenn für den jeweiligen Mitarbeiter noch keine Planung erfasst wurde. - Über die Einstellungen > Planung zuordnen können Sie Ihre Plandaten einem Auswertungszeitraum fest zuordnen - Zielstunden bei unterjährigen Auswertungen werden automatisch ermittelt. - Eine Überprüfung der Zielwerte ist im Modul Planung und Stundensatz > Auswertung > monatliche Auswertungen > geplante verrechenbare Stunden und Kosten möglich. - Folgende Mitarbeiter werden berücksichtigt: - alle mit Beschäftigung innerhalb des Auswertungszeitraums und - ausgeschiedene Mitarbeiter mit Anzahl Stunden > 0 €

Aufträge und Deckungsbeitrag

Sortierung der Umsatzbereiche	Sie können die Umsatzbereiche nach folgenden Kriterien sortieren: - Umsatz - Deckungsbereich - Umsatzbereiche (individuell)
	Sortierung nach Umsatzbereichen Unter dem Umsatzbereich „Sonstige“ wurden bisher automatisch die Umsatzbereiche zusammengefasst, die nicht zu den größten vier Bereichen gehörten. Sie haben die Möglichkeit, die Anordnung der einzelnen Umsatzbereiche zu bestimmen.
	Auswirkung Diese Einstellung wirkt sich in folgenden Analysen / Grafiken gleichermaßen aus: - Auf den ersten Blick > Analyse nach Umsatzbereichen - Auf den ersten Blick > Stundensätze > Stundensätze nach Auswertungsgruppen - Aufträge und Deckungsbeitrag

Aufträge und Abrechnung	Diese Analyse zeigt Ihnen die fakturierten Umsätze nach Auswertungsgruppen. Darüber hinaus erkennen Sie hier das Umsatzpotenzial der Auslagen gem. § 16 StBGebV. Das Programm ermittelt den Umsatz, der sich bei 100%iger Abrechnung von Auslagen ergeben hätte und stellt die tatsächlich abgerechneten Werte dagegen. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob alle Möglichkeiten ausgeschöpft wurden oder noch Potenziale bestehen.
	Die abgerechneten Stunden sind die, auf fakturierte Rechnungspositionen erfassten Stunden. Formel für erreichte Stundensätze: Fakturierte Erlöse abgerechnete Stunden = erreichte Stundensätze
Deckungsbeiträge	In dieser Analyse erkennen Sie die erreichten Deckungsbeiträge der verschiedenen Auswertungsgruppen. Die Umsätze werden auf Basis der fakturierten Rechnungspositionen ermittelt.
	Die hier ausgewiesenen Kosten ergeben sich aus den auf fakturierte Rechnungspositionen erfassten Stunden, multipliziert mit den in Stammdaten > Mitarbeiter hinterlegten internen Stundensätzen.

Mitarbeiterproduktivität

Inhalt

In dieser Analyse erkennen Sie auf einen Blick, welche Umsätze und Deckungsbeiträge Ihre Mitarbeiter erreicht haben. - Die Mitarbeiterumsätze ergeben sich aus der Umsatzverteilung innerhalb fakturierter Rechnungspositionen. - Die Anteile von Auslagen § 16 StBGebV erhalten Sie hier noch einmal gesondert ausgewiesen. - Über die Änderung der Sortierung können Sie diese Analyse nach unterschiedlichen Gesichtspunkten auswerten. - Über den Team-Filter können einzelne Teams analysiert werden.

Hinweise	Folgende Mitarbeiter werden berücksichtigt: - alle Mitarbeiter mit Beschäftigung innerhalb des Auswertungszeitraums und - Mitarbeiter mit einem Umsatzanteil > 0 €
ausgeschiedene Mitarbeiter	Ausgeschiedene Mitarbeiter, denen Umsatzanteile zugeordnet wurden, werden in der Gruppe „ausgeschiedene Mitarbeiter“ zusammengefasst. Per Drill-down können Sie auf die einzelnen Mitarbeiter verzweigen.
Zielwerte

Hinweise

Modul Planung und Stundensatz - Ist das Modul Planung und Stundensatz lizenziert, werden zusätzlich die Spalten Zielumsatz, Zielabweichung und Zielabweichung in Prozent ausgegeben. Dabei werden Daten dieser Spalten in Rot gekennzeichnet, wenn für den jeweiligen Mitarbeiter noch keine Planung erfasst wurde. - Über die Einstellungen > Planung zuordnen können Sie Ihre Plandaten einem Auswertungszeitraum fest zuordnen - Zur Berechnung der Zielabweichung wird nur der Umsatzanteil der geplanten Mitarbeiter berücksichtigt! Den Zielumsatz finden Sie in Planung und Stundensatz > Stundensätze und Deckungsbeiträge in der Spalte Zielumsatz. - Zielumsätze bei unterjährigen Auswertungen werden automatisch ermittelt. - Eine Überprüfung der Zielwerte ist im Modul Planung und Stundensatz > Auswertung > monatliche Auswertungen > geplante Zielumsätze möglich.

Tabellarische Mandanten-Auswertungen

Inhalt

Die folgenden Analysen werten die Umsätze, Kosten sowie die Deckungsbeiträge der Mandanten aus. - Top 10 Listen In den Top10-Listen werden die Gewinn- und Verlustmandanten getrennt ausgewiesen. - 80_20 Regel Nach dem Pareto-Prinzip entfallen 80% der Ereignisse auf 20% der Beteiligten. Gemäß dieser These wertet diese Analyse die Umsätze und Deckungsbeiträge der Mandanten aus. - ABC-Analyse Diese Analyse zeigt die größten Umsatzträger, bzw. Mandanten mit dem größten Deckungsbeitrag der Kanzlei. Mit z.B. 3% der stärksten Mandanten (Kanzleiumsatz / Deckungsbeitrag) erwirtschaften Sie xx% Umsatz und xx% Deckungsbeitrag.

Mandantengruppen / Leitmandanten

Sie können mehrere Mandanten, die z.B. aus betriebswirtschaftlicher Sicht der Kanzlei zusammengehören, unter einem Leitmandanten zusammenfassen. Über den Dialog Gruppierung der Mandanten, aber auch innerhalb der Mandanten-Auswertungen über das Kontextmenü können Sie die Leitmandanten verwalten. In den Mandanten-Auswertungen werden die definierten Leitmandanten ausgewertet, die Werte der zugeordneten Mandanten werden zusammengefasst und im Leitmandanten ausgegeben. Per Drill-down können die Werte der einzelnen Mandanten eingesehen werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel: Mandantengruppen 1. Stufe: Leitmandanten Leitmandanten innerhalb der Analysen ändern

Top10 (positiv / negativ)

Inhalt	Wie bereits zu den o.g. Grafiken „Mandantenrentabilität“ erwähnt, werden in den Top10-Listen die Gewinn- und Verlustmandanten getrennt ausgewiesen. Dabei erscheinen jeweils die ersten 10 Mandanten (Top10) sortiert nach Größenordnung von Gewinn oder Verlust. Weitere Mandanten dieser Rubrik werden zu einer Position „übrige“ zusammengefasst.
Drill-down-Funktion	Auch hier haben Sie die eine Drill-down-Funktion, um sich die „übrigen“ Mandanten, aber auch die Leitmandanten im Detail anzuschauen.

80/20 Regel

Inhalt	Nach dem Pareto-Prinzip entfallen 80% der Ereignisse auf 20% der Beteiligten. Gemäß dieser These ist das Verhältnis von Ursache und Wirkung bzw. Aufwand und Ertrag grundsätzlich unausgewogen. Wobei eine häufige Relation von 80 zu 20 zu beobachten sei, die auch diverse Wirtschaftswissenschaftler bestätigt haben. Demnach würden 80% der Umsätze und Gewinne, mit 20% der Kunden erreicht. D.h., dass die restlichen 20% mit einem überproportional höherem Aufwand (Anzahl Kunden) erreicht werden. Aus dem Ergebnis dieser Analyse ließen sich demnach auch strategische Entscheidungen in Bezug auf Mandanten-Zielgruppe oder Leistungsangebot ableiten. Die 80/20 Analyse ist demnach eine Entscheidungshilfe für Strategien zu mehr Produktivität.
Varianten: a. Umsatz b. Deckungsbeitrag	Der Kanzleimonitor analysiert die 80/20 Regel in zwei Varianten: - Umsatz Wie viele Mandanten (%) müssen wir bearbeiten, um 80% unseres Umsatzes zu erreichen? - Deckungsbeitrag Wie viele Mandanten (%) müssen wir bearbeiten, um 80% unseres Deckungsbeitrages zu erreichen?
Drill-down-Funktion	Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit, per Mausklick die Gruppe der übrigen Mandanten und auch der Leitmandanten im Detail anzuschauen.

ABC-Analyse

Inhalt	Die Analyse, mit Sortierung nach Umsatz, zeigt die größten Umsatzträger der Kanzlei. Mit x% der umsatzstärksten Mandanten (Kanzleiumsatz) erwirtschaften Sie xx% Umsatz und xx% Deckungsbeitrag. Diese Mandanten stellen einen besonderen Erfolgsfaktor für die Kanzlei und könnten deshalb auch als A-Mandanten bezeichnet werden. Je höher der Deckungsbeitrag dieser Mandantengruppe, umso mehr ist der Kanzlei-Erfolg von dieser Gruppe abhängig. Insofern weist diese Analyse auch auf das Risikopotenzial hin. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen abweichenden Prozentsatz für den Mandanten-Anteil zu erfassen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, diese Analyse nach dem Deckungsbeitrag der Mandanten auszuwerten.
Drill-down-Funktion	Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit, per Mausklick die Gruppe der übrigen Mandanten und auch der Leitmandanten im Detail anschauen.

Vorjahresvergleich

Vorhandene Analysen und Inhalte

Allgemein

Der Vorjahresvergleich beinhaltet folgende Analysen: - Vorjahresvergleich der Mandanten - Vorjahresvergleich der Mitarbeiter - Vorjahresvergleich der Auswertungsgruppen - Vorjahresvergleich der Leistungserfassung

Sie können Umsätze, Kostenanteile, Deckungsbeiträge und erfasste Mitarbeiterzeiten auf zwei Arten mit den Ergebnissen des Vorjahres vergleichen: - Vergleich mit Vorjahr gesamt Mit dieser Variante werden die aufgelaufenen Ergebnisse des aktuellen Jahres mit den Ergebnissen des gesamten Vorjahres verglichen. So können Sie z.B. erkennen wie viel Umsatz noch fehlt, um den Stand des Vorjahres zu erreichen - Vorjahr gleicher Zeitraum Diese Variante ist der klassische Vorjahresvergleich. Hier werden die Ergebnisse gleicher Zeiträume gegenübergestellt.

Mandanten: Vergleich mit dem gesamten Vorjahr
Mitarbeiter: Vergleich mit dem gesamten Vorjahr
Auswertungsgruppen: Vergleich mit dem gleichen Vorjahreszeitraum
Leistungserfassung: Vergleich mit dem gleichen Vorjahreszeitraum

Voraussetzungen

	Das Register für den Vorjahresvergleich wird Ihnen angeboten, wenn Sie im Aktualisierungsdialog den Vorjahresvergleich aktiviert haben. Hier wird Ihnen zusätzlich als Information die letzte Aktualisierung der Vorjahresdaten angezeigt. So können Sie selbst entscheiden, ob eine Aktualisierung des Vorjahres sinnvoll ist.

Allgemeine Einstellungen

Auswahl der Variante	Ihre aktuellen Daten können Sie auf zwei Arten mit den Ergebnissen des Vorjahres vergleichen: - Vergleich mit Vorjahr gesamt Mit dieser Variante werden die aufgelaufenen Ergebnisse des aktuellen Jahres mit den Ergebnissen des gesamten Vorjahres verglichen. So können Sie z.B. erkennen wie viel Umsatz noch fehlt, um den Stand des Vorjahres zu erreichen - Vorjahr gleicher Zeitraum Diese Variante ist der klassische Vorjahresvergleich. Hier werden die Ergebnisse gleicher Zeiträume gegenübergestellt.
Sortierungen	Die Analysen können Sie nach allen vorhandenen Spalten sortieren. Wählen Sie einfach die Spalte aus, nach der Sie die Liste sortieren möchten.