Wie erstelle ich eine Präsentation?

Wie erstelle ich eine Präsentation?

Schnellübersicht

Anlegen und Starten der ADDISON Jahresabschlusspräsentation

• Vorgangsschritt ADDISON Plus JA-Präsentation starten
  oder Präsentation im Bereich Auswertungen öffnen
• Präsentationsvorlage öffnet sich
• Farbschema wechseln, falls gewünscht
• Vorbereitende Tätigkeiten im Regiezentrum
  -Ggf. Anpassung des Bilanzschemas und BWA - Monats
  -Logo einbinden
  -Präsentationsumfang (Profil) auswählen
  -Infos zum Unternehmen erfassen
  -Ggf. Branchenvergleichsdaten übernehmen/erfassen
  -Steuerdaten prüfen => falls nötig, manuell ergänzen
  -Ggf. Erfassung des Unternehmerlohnes in der
  ADDISON Kennzahlenanalyse
• Schaltfläche Jahresabschlusspräsentation aktualisieren
• Endkontrolle
• Ggf. zusätzlich eigene Folien erstellen
• Export für Präsentations-CD, Druck, Protokoll und/oder Upload ins Onlineportal unter Auswertung online
• Jahresabschluss präsentieren

Programmstart

Programmstart

Sie können die Jahresabschlusspräsentation aus zwei verschiedenen Programmbereichen starten:

• Vorgänge
• Auswertungen

Start über Vorgang

Wenn Sie mit Vorgängen arbeiten ist der Start aus einem integrierten Standardvorgang zur Jahresabschlusspräsentation die beste Variante:

• Standardvorgang Jahresabschluss
• Erstellung Einnahmen - Überschussrechnung

Vorgangseigenschaften

Durch die im Vorgang hinterlegten Eigenschaften haben Sie bereits auch alle nötigen Einstellungen für die Präsentation.

Nähere Informationen zum Vorgangsmanager entnehmen Sie bitte der Dokumentation Vorgangsorientierung.

Start über Auswertungen

Eine andere Variante des Programmstarts erfolgt direkt über den Menüpunkt Auswertungen:

Abschluss | Auswertungen | ADDISON Plus Auswertungen

Abschlussart / Bilanzschema

Die Auswahl der Vorlage macht das Programm ganz automatisch, je nachdem welche Gewinnermittlungsart in den Stammdaten gespeichert ist. Die Bezeichnung der PowerPoint - Dateivorlagen lauten:

• Praesentation_Bilanz.pptx
• Praesentation_Gewinnermittlung.pptx
• Praesentation_Gewinnermittlung_SKR80_81.pptx
• Praesentation_Bilanz_SKR80_81.pptx

Starten der eigenen Menüleiste in PowerPoint

Eigene Menüleiste in PowerPoint

Die eigene Menüleiste zur Steuerung und Gestaltung der Jahresabschlusspräsentation wird je nach installierter PowerPoint - Version unterschiedlich gestartet:

Der Aufruf der Symbolleiste erfolgt über das PowerPoint-Menü: Add-Ins

Vorbereitende Tätigkeiten im Regiezentrum

Vorbereitende Tätigkeiten im Regiezentrum

→Vor Aktualisierung der Präsentationsvorlage empfehlen wir Ihnen noch einige Tätigkeiten im integrierten Regiezentrum durchzuführen:

• Kontrolle der Einstellungen im Fenster Eigenschaften und ggf. Änderung des Bilanzschemas oder Periode zum BWA – Ausblick
• Auswahl der Platzierung von Logos (Kanzlei / Mandant)
• Erfassung der Eckdaten zum Unternehmen für die Folie „Auf einen Blick“
• Falls die Folien zum Branchenvergleich gewünscht werden müssen Daten aktualisiert (nur möglich, wenn ADDISON Branchenvergleich lizenziert) oder recherchierte Branchendaten erfasst werden.
• Betriebliche Steuern werden ab VZ 2009 automatisch übernommen. Werte für die VZ vor 2009 müssen daher manuell erfasst werden.
• Einkommensteuerdaten aktualisieren (ggf. abweichende MNr.)

Eigenschaften

Im Fenster Eigenschaften erkennen Sie auf einen Blick alle Einstellungen, die von der Jahresabschlusspräsentation verwendet werden. Wenn gewünscht, können Sie hier noch die BWA-Periode ändern. Beachten Sie bitte, dass Änderungen im Regiezentrum unbedingt gespeichert werden müssen.

Logos einbinden

Wir wurden immer wieder darum gebeten, eine Funktion für die Einbindung von Logos zu entwickeln. Mit der DVD 3/2014 ist dies jetzt komfortabel gelöst.

Vorgehen

→Verwendete Logos müssen im *.jpg oder *.png Format vorliegen

→Das Kanzleilogo muss kanzlei.jpg heißen (bzw. kanzlei.png)

→Mandantenlogos heißen mandantennummer.jpg (bzw. mandantennummer.png)

→Die Mandantenlogos bekommen Sie am Einfachsten über die Homepage. Markieren u. speichern oder Screenshot erstellen.

→Alle Logos müssen im Verzeichnis \ADDISON\Software\CMS\topplus\Logos abgelegt werden.

→Die Platzierung und Einbindung in die Präsentation wird im Regiezentrum festgelegt.

Einbindung der Logos über das Regiezentrum

→Wenn Sie alles soweit vorbereitet haben, rufen Sie Ihre Präsentation auf, starten Sie das Regiezentrum und wechseln Sie in das Fenster „Logos“.

Hier erkennen Sie auch auf einen Blick, ob bereits Logos im richtigen Verzeichnis hinterlegt worden sind.

Auswahl und Platzierung

Sie brauchen jetzt nur noch auszuwählen, welches Logo an welcher Stelle eingebunden werden soll und zu speichern.

Einstellungen bleiben generell erhalten

Ihre gespeicherten Einstellungen bleiben generell erhalten und stehen Ihnen automatisch für jede weitere Präsentation zur Verfügung. Wenn bei einem Mandanten kein Logo vorliegt, bleibt der Platz in der Präsentation leer.

Logo-Dateien

- Die Logodateien sollten eine gute Abbildungsqualität haben - Aber nicht zu groß sein (< 100 KB) - Quadratische oder runde Logos können auch innerhalb eines Rechtsecks rechtsbündig angeordnet sein. - Wenn sich kein Firmenname im Logo befindet, kann es sinnvoll sein, den Namen und das Logo in einer Grafikdatei zusammenzufassen. Dies haben wir bei unserem Beispiel auch so gemacht.

Daten zum Unternehmen für Folie auf einen Blick

Die Daten für die Folie „Auf einen Blick“ im Kapitel zum Unternehmen werden komfortabel im Regiezentrum erfasst und gespeichert. Beim nächsten Aktualisieren werden diese Daten dann automatisch in die Folie geschrieben.

Vorteile

Die im Regiezentrum erfassten Informationen werden im Mandantenverzeichnis gespeichert und bei den Präsentationen der Folgejahre wieder vorgeschlagen. Sie brauchen ab jetzt also nur noch die Änderungen einzugeben und zu speichern.

Bitte beachten Sie, dass eine direkte Erfassung in der Folie immer wieder mit den Daten aus dem Regiezentrum überschrieben wird. Daher dürfen die Informationen zum Unternehmen nur noch im Regiezentrum erfasst werden.

Daten zum Branchenvergleich

Automatische Aktualisierung:

Wenn Sie den ADDISON Branchenvergleich lizenziert haben, werden die Vergleichsdaten automatisch beim Öffnen Ihrer Jahresabschlusspräsentation übernommen. Sie können die Daten aber auch noch einmal manuell per Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche aktualisieren. Dies gilt nicht für die EÜR-Version, da Feri keine Branchendaten für Gewinnermittler bereitstellt. Achten Sie bitte darauf, dass Sie für die Aktualisierung einen offenen Internetzugang benötigen.

Manuelle Erfassung der Daten:

Sollten Sie die Branchendaten manuell recherchiert haben oder die automatisch übermittelten korrigieren wollen, können Sie die Werte einfach in die passenden Felder eintragen. Bitte achten Sie darauf, dass der Vergleich auf prozentualen Anteilen beruht. Die Vergleichswerte sind als Dezimalzahl zu erfassen.

Pro-Kopf-Umsatz:

Die Werte für die Berechnung des Pro-Kopf-Umsatzes werden nicht vom Feri Branchenvergleich geliefert. Diese Daten müssen selbst recherchiert und manuell eingetragen werden. Beachten Sie bitte, dass geänderte Daten generell neu berechnet und unbedingt gespeichert werden müssen.

Betriebliche Steuern

→Die Daten der betrieblichen Steuern werden ab VZ 2009 automatisch übernommen. Für den Zeitraum vor 2009 müssen die Daten manuell im Regiezentrum erfasst werden.

→Nachdem Sie Berechnungs- oder Bescheiddaten im Fenster für die betrieblichen Steuern erfasst haben, klicken Sie die Schaltfläche „Neu berechnen“ an und speichern Sie die Werte.

Wichtiger Hinweis

Sollten die Werte der GewSt/KSt ab VZ 2009 nicht automatisch übernommen werden, dann führen Sie bitte die Steuerberechnungen in ADDISON noch einmal durch und klicken nochmals auf die Schaltfläche „Steuerwerte holen“ im Regiezentrum der Jahresabschlusspräsentation.

Einkommensteuer

Die ESt-Daten werden automatisch beim Öffnen der Präsentation aktualisiert, vorausgesetzt, dass ESt - Berechnungen für den Präsentationsmandanten vorliegen. Bereits zuvor gespeicherte ESt-Daten werden nicht überschrieben.

Einkommensteuer

Abweichende Mandantennummer:

Sie können auch ESt - Daten von einer abweichenden Mandantennummer importieren, z.B. wenn Sie für die ESt gesonderte Mandanten eingerichtet haben oder Sie die ESt - Daten eines Gesellschafter - Geschäftsführers einer Einzel-GmbH mit präsentieren wollen.

Falls nötig, z.B. wenn ein Vorjahr fehlen sollte, können Sie die ESt-Daten auch manuell korrigieren und neu berechnen lassen.

Speichern

Nach Abruf / Eintrag der ESt - Daten unbedingt neu berechnen und speichern.

Automatische Übernahme von Steuervorauszahlungen

Die Werte für die Steuervorauszahlungen werden ebenfalls automatisch in das Regiezentrum der Jahresabschlusspräsentation übernommen.

Kennzahlenversionen

Im Fenster „Kennzahlenversionen“ erkennen Sie auf einen Blick, mit welchem Kennzahlenstand die Präsentation aufbereitet wurde. Falls Sie mal einen Kennzahlenimport vergessen haben sollten, würden Sie dies im Fenster Kennzahlenversionen sofort bemerken.

Kennzahlenanalyse

Gerade die Ergebnisse der Kennzahlenanalyse werden von Mandanten oft als wichtiger Beratungshinweis empfunden. Bevor Sie die Folien zur Kennzahlenanalyse präsentieren können, überprüfen Sie diese in der Kennzahlenanalyse. Dazu müssen Sie die Jahresabschlusspräsentation aber nicht verlassen. Die Kennzahlenanalyse können Sie auch ganz komfortabel direkt aus Regiezentrum starten. Dabei können Sie auch gleich den Unternehmerlohn hinterlegen und die Ergebnisse prüfen, bevor Sie Ihre Präsentationsfolien füllen.

Aktualisieren aus dem Regiezentrum

→Wenn Sie alle Vorarbeiten beendet haben, können Sie die Aktualisierung Ihrer Präsentation direkt aus dem Regiezentrum starten und die Folien werden gefüllt.

Daten aktualisieren

Präsentation aktualisieren

Die Datenaktualisierung erfolgt ausschließlich über die Menüleiste. Hier stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Aktualisieren

  : Die ganze Präsentation wird aktualisiert

• Auswahl aktualisieren

  : Markierte Tabellen / Grafiken

• Aktualisierung aus dem Regiezentrum

  : Die gesamte Aktualisierung kann auch aus dem Regiezentrum gestartet werden

Gesamte Präsentation aktualisieren

Aktualisierungsdialog

Mit Mausklick auf die Aktualisierungsschaltfläche erscheint der Aktualisierungsdialog, aus dem Sie auch direkt ins Regie-zentrums springen können, z.B. für etwaige Korrekturen.

Präsentation aktualisieren

Nur sichtbare Folien aktualisieren

Mit der Option „Nur sichtbare Folien aktualisieren“ beschleunigen Sie den Aktualisierungsvorgang, insbesondere wenn Sie nur eine kleine Auswahl der Präsentationsfolien zeigen wollen.

=====Bitte beachten Sie aber, dass nachträglich hinzugefügte Folien oder Folien, die Sie nicht über das Menü aufrufen, dann leer sind und neu aktualisiert werden müssen.=====

Aktualisierungsfortschritt

Die Aktualisierung einer kompletten Präsentation dauert nur wenige Minuten. Den Fortschritt der Aktualisierung können Sie am Bildschirm mit verfolgen.

Auswahl aktualisieren

Damit Sie bei kleinen Änderungen nicht die ganze Präsentation aktualisieren müssen, ist es auch möglich, gezielt einzelne Tabellen, Grafiken oder Datenfelder zu aktualisieren.

Dazu müssen Sie die gewünschte Tabelle, die Grafik oder das Datenfeld mit der rechten Maustaste markieren und dann auf die Schaltfläche „Auswahl aktualisieren“ klicken. Innerhalb weniger Sekunden erhalten Sie die neuen Werte.

Achten Sie bitte darauf, dass die Tabellen und Grafiken voneinander getrennt sind. Sie müssten also beide markieren und aktualisieren.

Dann klicken Sie auf „Auswahl aktualisieren“

Präsentationsumfang im Regiezentrum anpassen

Konzept

Die komplette Jahresabschlusspräsentation umfasst mehr als 100 Folien inklusive der leeren individuell gestaltbaren Folien und der verschiedenen Varianten von Bilanzfolien.

In den meisten Fällen wird dieser Umfang nicht benötigt. Allerdings kann es wichtig sein, gezielt auf spezielle Kennzahlen oder andere Analysen hinzuweisen. Durch die von uns programmierte Menüführung können Sie den Jahresabschluss Ihrer Mandanten ganz komfortabel präsentieren und sofort auf Zwischenfragen eingehen. Damit entfällt das umständliche Suchen oder hin und her Klicken zwischen nicht zusammenhängenden Folien.

Darüber hinaus können Sie den Umfang Ihrer Präsentation auch ganz einfach den Anforderungen Ihres Mandanten anpassen. Dazu haben wir vier verschiedene Präsentationsprofile hinterlegt, die Sie mit einem Mausklick auswählen. Sie können dann wahlweise weitere Folien aus- oder einblenden und so den Präsentationsumfang genau einstellen.

Das integrierte Präsentationsmenü wird automatisch angepasst.

→So gehen Sie vor

• Regiezentrum starten
• Präsentationsprofil auswählen
• Bereiche / Kapitel auswählen
• Weitere gewünschte Folien ein- / ausblenden
• Speichern
• Fertig

Speichern von individuellen Präsentationsprofilen für Mandanten

→Sie können auch für jeden Mandanten ein eigenes Präsentationsprofil erstellen und speichern. Damit hat Ihre Präsentation, auch in den Folgejahren, immer den gleichen Umfang. Das funktioniert ganz einfach:

• Auswahl eines Präsentationsprofils im Regiezentrum
• Wahlweise Ein- und Ausblenden weiterer Folien
• Im Regiezentrum speichern
• Exportieren (Definition wird in Mandanten-Pfad exportiert)
• Fertig

Importieren von Mandantenprofilen

→ Wenn Sie im Vorjahr den Umfang Ihrer Präsentation für einen Mandanten exportiert haben, lässt sich genau dieses Profil auch für die nächste Präsentation einfach wiederherstellen.

• Regiezentrum aufrufen
• Fenster Präsentationsumfang wählen
• Profil wieder auswählen
• Mausklick auf Schaltfläche Import
• Nachkontrolle
• Speichern
• Fertig

Die im jeweils linken Bereich angeordneten Untermenüs sind für die Navigation von Detailfolien und werden nicht dynamisch angepasst. Damit können Sie auf etwaige Fragen des Mandanten jederzeit reagieren, ohne die Präsentation neu zusammenstellen zu müssen.

Endkontrolle und Feinschliff

Endkontrolle und Notizen zur Nachbearbeitung

Schauen Sie Ihre Folien nach der Aktualisierung noch einmal durch, ob soweit alles in Ordnung ist. Wenn Sie Folien nachbearbeiten wollen, können Sie dazu auch über das Menü „Folien durchgehen“ Notizen zu jeder Folie hinterlegen. Unbearbeitete Folien können dann nacheinander durchgegangen und bearbeitet werden. Nach Abschluss der Nachbearbeitung nehmen Sie die Option „Folie muss nachbearbeitet werden“ wieder heraus.

Manuelle Anpassungen

→Neben den o.g. Daten zum Branchenvergleich und den betrieblichen Steuern müssen die Folien im Kapitel zum Unternehmen manuell ergänzt werden, da sich diese Daten nicht im System befinden:

• Produkte und Markt
• Brancheneinschätzung
• Ziele und Strategie
• Corporate identity und Mission

Farbschema verändern (z. B. als Präsentation in Kanzleifarben)

Einheitliches Farbschema

Die Farbgebung basiert durchgängig auf einem einheitlichen ADDISON Farbschema innerhalb Microsoft Powerpoint.

So können Sie mit nur drei Mausklicks die Farben Ihrer Abschlusspräsentation auf ein anderes Farbschema Ihrer Wahl umstellen. Natürlich können Sie auch ein eigenes Farbschema für Ihre Kanzlei erstellen und auf die Präsentation anwenden.

Farbschema in Office

Farbschema wechseln

In Powerpoint steht Ihnen ein Katalog an diversen Farbschemen zur Verfügung. Sie können sich aber auch ein eigenes Farbschema mit Ihren Kanzleifarben erstellen. Das geht sehr einfach.

Farbschemenauswahl

Je nach Powerpointversion finden Sie das Auswahlmenü der Farbschemen an unterschiedlichen Stellen:

Version 2007-2010 : Entwurf => Farben

Version 2013: Entwurf => Varianten => Farben

Beispiel bei Wechsel auf das Farbschema „Papier“ Farbschema: Office (Standard)

Farbschema: Papier

Wenn Sie mit der Maus über die Farbschemen in Powerpoint fahren, sehen Sie die möglichen Veränderungen, allerdings ohne die Auswirkung auf die Grafiken. Das können Sie erst sehen, wenn Sie das Farbschema konkret anwenden. Daher empfehlen wir das Farbschema möglichst vorher nur auf eine Folie anwenden.

Es gibt Farbschemen, bei denen der weiße Folienhintergrund farbig umgewandelt wird. Wenn Sie mit der Maus über die Farbschemen fahren und dabei eine Version mit farbigem Hintergrund erwischen, kommt es vor, dass Powerpoint auch bei Farbschemen mit weißem Hintergrund immer noch einen farbigen Hintergrund anzeigt. Diese Irritation von Microsoft können Sie mit Klick auf die rechte Maustaste korrigieren.

Eigenes Farbschema erstellen Wenn Sie ein eigenes Farbschema wünschen, dann wählen Sie die Funktion „Farben anpassen“ unterhalb der Farbauswahl.

Hier brauchen Sie nur vier Farben zu ändern.

• Text/Hintergrund – dunkel 2
• Text/Hintergrund – hell 2
• Akzent 1
• Akzent 2

Dann speichern Sie Ihr Schema mit Ihren Namen ab.

Die Individualisierung der Jahresabschluss-Präsentation ist ausschließlich über die Farbschemen und das beschriebene Einbinden von Logos möglich. Die Verwendung von PowerPoint - Designs in der Jahresabschlusspräsentation wird ausdrücklich nicht unterstützt. Sollten Sie dennoch das Layout der Jahresabschlusspräsentation über Powerpoint-Designs ändern, kann dies zu unerwünschten Effekten sowie Fehlfunktionen des Präsentationsmenüs führen.

Farbschema zur unterschiedlichen Darstellung des 2.Vorjahres

Wechsel der Farbgebung bei Vorjahresbalken

Seit dem neuen Layout der Jahresabschlusspräsentation sind nur noch die Balken in den Diagrammen farbig, die sich auf Werte des aktuellen Jahres beziehen. Damit fallen die Werte des Abschlussjahres sofort ins Auge. Die Balken der beiden Vorjahre werden in einem mittelgrauen Farbton ausgegeben.

Wenn Sie wünschen, dass sich auch die Vorjahresbalken farblich voneinander unterscheiden sollen, können Sie dies jetzt einfach mit Hilfe eines Farbschemenwechsels einstellen.

Neues Standard Farbschema für die JA-Präsentation

Die Jahresabschlusspräsentation ist jetzt mit einem eigenen Farbschema [ADDISON JA-Präsentation] verknüpft. Mit diesem Farbschema haben alle Vorjahresbalken den gleichen Grauton.

Der Farbton für die grafischen Balken des 2. Vorjahres ist jetzt im Bereich „Text/Hintergrund – hell 2“ des Farbschemas gesondert geschlüsselt. Im neuen Farbschema „ADDISON JA-Präsentation“ haben wir hier den gleichen Grauton hinterlegt, der auch für die Balken des 1. Vorjahres geschlüsselt ist.

Somit bleibt die ursprüngliche Farbgebung der beiden Vorjahre mit dem neuen ADDISON Schema erhalten.

Im Farbschema „Office“ ist unter „Text/Hintergrund – hell 2“ standardmäßig ein heller Grauton geschlüsselt.

ADDISON Farbschema Mittelgrau RGB = 191	191 > 191 > Office Farbschema Hellgrau RGB = 231 > 230 > 230

==

Farbschema ADDISON JA-Präsentation

Unterschiedliche Vorjahresfarben durch Wechsel des Farbschemas

Wenn Sie unterschiedliche Grau- bzw. Farbtöne in den Vorjahresbalken Ihrer Präsentation wünschen, brauchen Sie einfach nur das Farbschema wieder auf den Office-Standard zurückzusetzen oder Ihr eigenes Farbschema auszuwählen.

Farbschema Office

Kanzlei–Farbschemen auf andere Benutzer übertragen

Sie können gespeicherte Kanzlei–Farbschemen ganz einfach auf andere Benutzer übertragen.

Richten Sie ein Kanzlei–Farbschema nach Ihren Bedürfnissen ein und speichern Sie dieses.

Das Kanzlei–Farbschema wird im lokalen Benutzerverzeichnis gespeichert:

C:\Benutzer[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors Kopieren Sie das dort hinterlegte Farbschema ganz einfach in die Benutzerverzeichnisse anderer Benutzer.

Sie benötigen keine individuellen Vorlagen mehr, um Ihre Präsentation zu individualisieren. Von uns ausgelieferte Änderungen an den Standard-Vorlagen der Jahresabschlusspräsentation stehen Ihnen somit immer aktuell und ohne großen Aufwand zur Verfügung.

Eigene Folien erstellen

Menüanbindung von eigenen Folien

In folgenden Kapiteln sind leere Folien hinterlegt, die vollständig in das Menü eingebunden sind. Diese Folien können zur freien Verwendung selbst gestaltet werden und Ihrer Präsentation so eine persönliche Note geben.

• Zum Unternehmen => 1 eigene Folie
• Gewinn & Verlust => 4 eigene Folien
• Bilanz => 4 eigene Folien
• Liquidität => 4 eigene Folien
• Kennzahlen => 4 eigene Folien
• Steuern => 1 eigene Folie
• BWA => 4 eigene Folien

Gleiches gilt auch für die Version zur EÜR / Gewinnermittlung gem. §4 (3) EStG.

Datenanbindung für eigene Grafiken und Tabellen

Eigene Grafiken, Tabellen oder auch einfache Datenfelder können an die ADDISON Datenbank angebunden werden. Diese werden dann entsprechend automatisch aktualisiert.

→So fügen Sie eigene Grafiken und Tabellen ein, die automatisch aktualisiert werden:

• Erstellen Sie eine Grafik über „Objekt einfügen“ (Microsoft Graph-Diagramm, Tabelle oder ein Datenfeld). Ein Datenfeld kann mit einem rechteckigen Kästchen im Zeichenmodus von PowerPoint erstellt werden.
• Bevor Sie die Datenanbindung vornehmen, muss das jeweilige Datenfeld, die Grafik oder Tabelle markiert werden.
• Dann starten Sie mit Feld definieren im Bereich Add-Ins.

Tabelle definieren

So können Sie Ihre eigenen Grafiken und Tabellen gestalten.

• Spalten und Zeilen hinzunehmen oder löschen
• Für Spalten und Zeilen einen anderen Startpunkt setzen
• Achsen drehen
• Für Spalten auswählen, welche Jahre erscheinen sollen
• Mit der Zeilensteuerung kann auf Daten aus dem ADDISON Data Warehouse zugegriffen werden.

Herkunft der Daten

Wie bereits beschrieben, basieren die Datenfelder (Variablen) in der Jahresabschlusspräsentation auf den Kennzahlen des ADDISON Data Warehouse und der XBRL - Taxonomie zur elektronischen Veröffentlichung von Jahresabschlüssen. Diesen Standard können Sie auch unter www.xbrl.de einsehen.

Die sogenannte XBRL-Taxonomie hat für jede Bilanz- und GuV - Zeile eine standardisierte Syntax. Alle Zeilen der wichtigsten ADDISON Bilanzschemen sind dieser Taxonomie zugeordnet.

Sie können diese Taxonomien als Kennzahl im ADDISON Data Warehouse automatisch abgreifen und in Ihre Grafik einbinden. Außerdem finden Sie im Data Warehouse weitere Kennzahlendefinitionen für den Abgriff von Daten aus dem Jahresabschluss:

• Taxonomie Bilanz
• Taxonomie GuV
• Taxonomie KFR

Nähere Informationen zur Taxonomie finden Sie in der Dokumentation zu ADDISON Jahresabschluss.

Einzelne Datenfelder anbinden

Die Anbindung von Datenfeldern geschieht ähnlich wie bei Grafiken und Tabellen. Hier kann jedoch lediglich ein einzelner Wert aktualisiert werden. Der Aufruf erfolgt über das Menü Feld definieren. Das entsprechende Datenfeld muss vorab markiert werden.

Mit der Funktion „Felderauswahl“ können Sie die vorhandenen Datenfelder (Variablen) auswählen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte oder Zeichen zu erfassen, die vor oder nach den Daten der Variablen mit ausgegeben werden.

Kontrolle

Zur Kontrolle der angelegten Datenfelder, Grafiken oder Tabellen können diese über das Menü „Auswahl aktualisieren“ einzeln aktualisiert werden. Hierfür muss das entsprechende Feld vorab markiert werden.

Export für Präsentations - CD, Druck, Online-Portal und Protokoll

Der Exportdialog Der Exportdialog beinhaltet einige komfortable Funktionen:

• Als Bildschirmpräsentation speichern (für Präsentations-CD)
• Präsentation drucken (2 Folien je Seite)
• Werte protokollieren (Protokoll als Verwendungsnachweis und Datenkontrolle)

→ Der Exportdialog wird in der Menüleiste zur Präsentation gestartet.

Präsentation für CD-Version speichern

→Mit dieser Funktion können Sie Ihre Präsentation als sogenannte Bildschirmpräsentation speichern. Die erzeugte Datei lässt sich einfach auf CD brennen und läuft auf jedem Windows-PC, auf dem mindestens Microsoft PowerPoint Viewer© installiert ist.

PowerPoint Viewer

Seit dem 30. April 2018 wurde der PowerPoint Viewer eingestellt. Eine Alternative bieten die mobilen Office-Apps. Sie können Office-Dokumente auf Ihrem Gerät öffnen. Eine Liste der Downloadlinks für die mobilen Office-Apps finden Sie in der Tabelle unter Unterstützte Versionen der Office-Viewer.

Wichtige Anmerkung

Wir empfehlen Ihnen, die Jahresabschlusspräsentation generell für alle Mandanten zu erstellen und dann als sogenannte Bildschirmpräsentation auf eine CD zu brennen. Die CD ist einfach und schnell zu erstellen und eine sehr wirksame Beigabe Ihrer Abschlussmappe.

Natürlich werden Sie nicht für jeden Mandanten eine Jahresabschlusspräsentation durchführen. Gerade deshalb erhöhen Sie den Nutzen dieses Produktes um ein Vielfaches, wenn Sie allen Jahresabschlüssen eine Präsentations-CD beilegen.

Die verständliche und effektvolle Aufbereitung wird Ihre Mandanten begeistern. Die Präsentations-CD ist auch ein zusätzlicher Beitrag zur Mandantenbindung.

Drucken

→Mit dieser Funktion können Sie Ihre Präsentation drucken. Es werden jeweils immer 2 Folien je Seite gedruckt. Die integrierte Druckfunktion ist eine Hilfe für den schnellen Ausdruck.

Online-Portal →Unter Add-Ins im Register Export kann die Jahresabschlusspräsentation als PDF in das ADDISON Mandantenportal | Meine Apps | Auswertungen Online gesendet werden. Die hochgeladenen Dokumente befinden sich dann auch im ADDISON Office-Manager im Bereich Auswertung Online.

Protokoll für Verwendungsnachweis und Datenkontrolle →Wenn der Haken gesetzt ist, werden alle aktualisierten Daten der Präsentation protokolliert. Das Protokoll wird als csv - Datei in Microsoft Excel® erstellt. Die Datei öffnet sich mit Klick auf die Schaltflache öffnen. Das Protokoll ist als Verwendungsnachweis zu verstehen. Darin können Sie genau nachvollziehen, in welcher Folie sich welche Daten befinden und welche Data Warehouse-Kennzahlen damit verbunden sind.

Beispiel des Protokolls (Jeweils die Werte der letzten 3 Jahre untereinander)

Jahresabschluss präsentieren

Präsentationsmodus starten

→Wenn Sie den Feinschliff und Ihre Layout - Anpassungen beendet haben, müssen Sie die Präsentation ganz normal speichern und können den Vorgang schließen.

Zum eigentlichen Präsentationstermin brauchen Sie nur den angelegten Vorgang wieder zu starten und die Präsentation aus der Checkliste und dem Fenster Dokumente zu öffnen.

Starten Sie Ihre Präsentation mit der Taste F5 oder klicken Sie

auf das Icon: unten rechts.

Als dritte Möglichkeit können Sie die Präsentation auch im Menüpunkt „Bildschirmpräsentation“ einstellen und starten.

Präsentation vorführen

Im Präsentationsmodus erscheint jetzt die Startfolie. Mit der neuen Schaltfläche für „Start“ beginnen Sie Ihre Jahresabschlusspräsentation und die erste Folie „Eckdaten“ wird angezeigt. Über das integrierte Menü können Sie jetzt schnell und komfortabel den Jahresabschluss erläutern.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg.

Einbinden in die Jobkette

Jahresabschlusspräsentation in die Jobkette einbinden

Sie können die Jahresabschlusspräsentation auch in Ihre Jobkette einbinden. Öffnen Sie über Abschluss / Auswertungen die Jobkette Finanzbuchhaltung und Bilanz.

Wählen Sie aus, ob Sie die Jahresabschlusspräsentation der Jobkette Mandant oder der Jobkette Global (mandantenübergreifend) hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Jobkette / Job hinzufügen.

Wählen Sie in der Übersicht Plus – Auswertungen aus und betätigen Sie die Schaltfläche „Übernehmen“. Wählen Sie nach dem Hinzufügen aller gewünschten Auswertungen die Schaltfläche „Beenden“.

Die Jahresabschlusspräsentation wird in die Jobkette eingebunden.

Wählen Sie innerhalb der Jobkette unter Plus – Auswertungen ggf. noch die Jahresabschlusspräsentation im rechten Auswahldialog aus.

Beim Ausführen der Jobkette öffnet sich für die Auswertung der Jahresabschlusspräsentation Microsoft PowerPoint. Bitte führen Sie alle weiteren Aktionen, wie z. B. Drucken, direkt aus PowerPoint heraus aus.