Wie gehe ich vor

Wie gehe ich vor

Zugriffsrechte im BBS einrichten

Zugriffsrechte einrichten

Um Ihren Kanzleimonitor vor Fremdzugriffen zu schützen, sollten Sie unbedingt die Zugriffsrechte im BBS einrichten. Sperren Sie im Projekt Kanzlei das Attribut Kanzleimonitor – Umsatz und Rentabilität für die Benutzergruppe, die darauf keinen Zugriff haben soll. Wenn eine Benutzergruppe gesperrt wurde, wird das Modul Kanzleimonitor unter Kanzlei > Kanzleimonitor nicht mehr angeboten.

Kanzleimonitor und Module aufrufen

Kanzleimonitor Modul: Umsatz und Rentabilität	Der Programmaufruf des Kanzleimonitor-Moduls erfolgt über - Kanzlei > Kanzleimonitor > Umsatz und Rentabilität oder - ADDISON Desktop > Kanzleimonitor
Oberfläche

Weitere Funktionen

Menü			Zugriff auf die Programmfunktionen.
		Datenbestand erstellen / aktualisieren Ermöglicht das Aktualisieren der Daten.
Weiterführende Informationen		Für weiterführende Erläuterungen lesen Sie bitte weiter im Kapitel: 4.3. Datenbestand erstellen / aktualisieren.
		Ist-Kosten lt. BWA Erfassen Sie hier Ihre tatsächlichen Kosten lt. BWA, bzw. die kalkulatorischen Kosten Ihrer Kanzlei.
Weiterführende Informationen		Für weiterführende Erläuterungen lesen Sie bitte weiter im Kapitel: 4.3. Datenbestand erstellen / aktualisieren, Abschnitt Ist-Kosten lt. BWA .

		Drucken / Druck Listenmanager / Seitenvorschau Bericht mit den berechneten tabellarischen und grafischen Analysen ausgeben.
		Der Druck des Berichts ist auch in den Listenmanager möglich. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Druck Listenmanager. Als Dokumentname im Listenmanager wird Auswertungspaket Kanzleimonitor Umsatz und Rentabilität und das Projekt Kanzlei angegeben. Per Doppelklick wird Ihnen der Bericht zum Druck, bzw. zur Anzeige angeboten.
		Seitenvorschau Die Seitenvorschau beinhaltet eine Zusammenfassung aller Register. Hier können Sie zusätzlich zum Druck den Vergleich in unterschiedlichen Datei-Formaten exportieren und auch per E-Mail verschicken. Folgende Formate sind möglich:
		Exportieren in Excel Die tabellarischen Analysen werden direkt an Excel übergeben.
Weiterführende Informationen	Mandantengruppen Über Leitmandanten können Sie Mandanten in Gruppen zusammenfassen. Für weiterführende Erläuterungen lesen Sie bitte weiter im Kapitel: Mandantengruppen 1. Stufe: Leitmandanten
		Demodaten Um Ihnen den Einstieg in das Modul „Umsatz und Rentabilität“ zu erleichtern, können Sie die integrierten Demodaten aufrufen. Ein erneuter Klick schaltet wieder auf Echtdaten um.
Hinweis		Die Demodaten sind zum Üben gedacht. Sie können darin alles ändern und ausprobieren. Veränderte Demodaten werden nach Verlassen des Programms nicht gespeichert. Wenn Sie das Programm schließen und neu öffnen, erhalten Sie auch wieder Ihre eigenen Kanzleidaten.
		Konsolidierung Mit dieser Funktion können Sie die Analysen aus mehreren Kanzleien konsolidieren. Sie können die importierten und die aktuelle Kanzlei zusammen auswerten, aber auch jede einzelne Kanzlei analysieren.
Weiterführende Informationen		Für weiterführende Erläuterungen lesen Sie bitte weiter im Kapitel: Konsolidierung über mehrere Kanzleien

		- Konsolidierung Bestimmen Sie hier, ob bei einer Konsolidierung - über mehrere Kanzleien eine Gruppierung nach Kanzleien (Standard), oder - eine kanzleiübergreifende Gruppierung der Mitarbeiter / Mandanten erfolgen soll.
		Spaltenbreiten speichern Mit dieser Funktion können Sie Ihre individuell angepassten Spaltenbreiten dauerhaft speichern.

Menü > Spaltenbreiten zurücksetzen Die Spaltenbreiten werden auf den ADDISON-Standard zurückgesetzt. Somit können Sie individuelle Einstellungen wieder löschen.

		Daten exportieren Hier können Sie die Daten aus dem Modul Umsatz und Rentabilität exportieren. Der Export berücksichtigt auch die vorhandenen Zielwerte. Das Zielverzeichnis können Sie frei wählen.
Hinweis		Die ausgelagerten Daten können über die Importfunktion z.B. in der Hauptniederlassung wieder eingelagert werden. Über die Konsolidierung ist eine Auswertung der importierten Kanzleien möglich.
		Daten importieren Hier können Sie Daten aus dem Modul Umsatz und Rentabilität einlagern. - Das Zielverzeichnis können Sie frei wählen. Beachten Sie bitte, dass nur die Importdateien zum aktuell gewählten Auswertungszeitraum angeboten werden. - Markieren Sie die zu importierenden Einträge mit einem Häkchen und starten den Import.

		Löschen Zum Löschen von Importdateien, markieren Sie die jeweiligen Einträge mit einem Häkchen und klicken auf die Schaltfläche zum Löschen . Sollen die Dateien automatisch nach dem Import gelöscht werden, aktivieren Sie bitte die Option Quelldatei löschen. Diese Option wird nicht gespeichert.
		Zeitraum ändern Möchten Sie abweichend vom aktuellen Auswertungszeitraum Daten importieren, können Sie hier einen abweichenden Import-Zeitraum auswählen.
		Alle Zeiträume In dem Import-Dialog können Sie sich über die Schaltfläche alle vorhandenen Import-Dateien aller Zeiträume anzeigen lassen. Aus den angebotenen Daten können Sie auch unterschiedliche Zeiträume in einem Arbeitsschritt importieren.
Hinweis		Die eingelagerten Daten können über die Konsolidierung ausgewertet und mit weiteren Kanzleien konsolidiert werden.
		Spaltenbreiten speichern Mit dieser Funktion können Sie Ihre individuell angepassten Spaltenbreiten dauerhaft speichern.
	Menü	Spaltenbreiten zurücksetzen Die Spaltenbreiten werden auf den AKTE-Standard zurückgesetzt. Somit können Sie individuelle Einstellungen wieder löschen. >

Datenbestand erstellen / aktualisieren

Daten aktualisieren	Um Ihre Daten und Analysen anzuzeigen, haben Sie folgende Möglichkeiten: - Monitor aktualisieren - Anzeige ohne Aktualisierung Im Aktualisierungsdialog werden die Daten im Vorwege zusammengestellt und innerhalb der Analysen aktualisiert.
Vorjahr	Möchten Sie den Vorjahresvergleich nutzen, aktivieren Sie ihn über die Option „Vorjahresvergleich aktivieren“. Hier wird Ihnen zusätzlich als Information die letzte Aktualisierung der Vorjahresdaten angezeigt. So können Sie selbst entscheiden, ob eine Aktualisierung des Vorjahres sinnvoll ist.
Dauer der Aktualisierung	Je nach Größe des Datenbestandes, kann die Aktualisierung ein paar Minuten in Anspruch nehmen.
Beispiel	Nehmen wir einmal an, Sie aktualisieren Ihren Kanzleimonitor am 03.07. um sich die Ergebnisse von Januar bis Juni anzusehen. Zwei Wochen später werden noch Daten für den Juni nach erfasst. (Nicht optimal, aber kann passieren) Dann müsste die Aktualisierung noch einmal durchgeführt werden, da sich der Datenbestand nachträglich verändert hat. Ansonsten wären die nachträglich erfassten Zeiten erst mit der nächsten Aktualisierung z.B. im Juli, in den Analysen enthalten.
Hinweis	Wie bereits erwähnt, sind die Analysen nur dann aussagefähig, wenn die Leistungserfassung mit aussagefähigen Stundensätzen geführt wurde. Als Grundsatz der Kalkulation empfehlen wir, die Stundensätze für jeden Beschäftigten gesondert zu kalkulieren. D.h. persönliche Kosten je Stunde auf Basis der Personalkosten (Inhaber/Partner = Kalkulatorisch) zzgl. des ermittelten Gemeinkostenanteils je Stunde. Die externen Stundensätze sollten die persönlichen Umsatzziele je verrechenbarer Stunde repräsentieren.

Laufende Nachkalkulation	Um zu prüfen, ob Ihre Stundensätze noch stimmen, haben wir zwei Analysen zur laufenden Nachkalkulation eingebaut: - Deckung der Stundensätze (Grafik) - Leistungserfassung und Kostendeckung (Tabelle) Wie bereits beschrieben, können Sie aus den Analysen erkennen, ob mit den erfassten verrechenbaren Stunden noch alle Kosten der Kanzlei gedeckt sind.
Beispiel und Ursachen	> > > > --- > --- > > Erfasste verrechenbare Stunden von Jan-Juni > = 300T€ > > Ist-Kosten lt. BWA > = 351T€ > > Unterdeckung der Stundensätze > = -51 T€ > Diese Situation kann vier Ursachen haben: - Die geplanten verrechenbaren Stunden waren zu hoch - Die verrechenbaren Stunden sind nicht vollständig erfasst worden - Die geplanten Kosten waren zu niedrig angesetzt - Die Kosten haben sich über Plan entwickelt
Fazit	- Die Kosten in den Analysen sind insgesamt um 51 T€ zu niedrig ausgewiesen. - Die ermittelten Deckungsbeiträge werden damit um 51 T€ höher dargestellt, als sie tatsächlich sind. Bei dauerhafter Unterdeckung, müssten die Stundensätze neu kalkuliert und angepasst werden.

Ist-Kosten lt. BWA	.
Hochrechnung der Kosten	Da der Kanzleimonitor zu jeder Zeit und nicht erst nach Ablauf der Buchführung aussagefähig sein soll, werden die erfassten Kosten lt. BWA jeweils auf die Folgemonate hochgerechnet. So können Sie sicher sein, dass die Nachkalkulation immer annähernd aktuell ist, selbst wenn die Kanzlei-FiBu (BWA) für den letzten Monat noch nicht fertig sein sollte.
Hinweis	Die Analysen zur Nachkalkulation sind grundsätzlich erst nach Ablauf des Monats und mit vollständiger Leistungserfassung aussagefähig.