Wie gehe ich vor?

Wie gehe ich vor?

Allgemein

Zugriffsrechte einrichten

Der Aufruf ADDISON Mandantenanalyse kann im Benutzerberechtigungssystem (kurz: „BBS") von ADDISON unter den Projekten:

• Kanzlei und dem Attribut Kanzleimonitor – Mandantenanalyse. Diese Sperre bezieht sich auch auf den Aufruf der Mandantenanalyse innerhalb des ADDISON Desktop.
• Data Warehouse und dem Attribut Mandantenanalyse gesperrt werden.

Hinweis zum BBS

Sperren Sie unbedingt den Zugriff im BBS für die Benutzergruppen, die auf die Mandantenanalyse nicht zugreifen sollen.

Bei Anmeldungen ohne Zugriffsrechte, wird die Mandantenanalyse unter Kanzlei | Kanzleimonitor, bzw. unter Data Warehouse und innerhalb des ADDISON Desktop nicht angeboten.

Programmaufruf

Der Programmaufruf kann über Kanzlei | Kanzleimonitor | Mandantenanalyse erfolgen:

Zusätzlich können Sie die Mandantenanalyse auch über jeden Mandanten im Bereich Beratung | Mandantenanalyse öffnen.

Desweiteren kann die Mandantenanalyse auch über den ADDISON Desktop geöffnet werden.

Oberfläche

Im oberen Bereich befinden sich die Register Definitionsübersicht, Ergebnis und Grafische Darstellung.

Das Register Definitionsübersicht ist immer aktiv. Hier werden im oberen Bereich die vorhanden Definitionen verwaltet und in den unteren Registern definiert.

Die Register Ergebnis und Grafische Darstellung sind anfangs nicht vorhanden. Erst nachdem die Datenaktualisierung für eine / mehrere Definition(en) durchgeführt wurde, werden Sie für die jeweilige Definition eingeblendet.

Weitere Funktionen

	Menü Zugriff auf die Programmfunktionen
	Daten ermitteln Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn eine Definition markiert ist. Die markierte Definition wird auf Ihrem Datenbestand ausgeführt. Nach der Aktualisierung stehen Ihnen im oberen Bereich zwei neue Register zur Verfügung: - Ergebnis Ergebnisdarstellung als tabellarische Analyse - Grafische Darstellung Ergebnisdarstellung als grafische Analyse
	Die letzte Aktualisierung einer Definition wird automatisch gespeichert. Ist bereits eine Aktualisierung für die ausgewählte Definition vorhanden, wird sie mit dem jeweiligen Aktualisierungsdatum ausgegeben. Nachträgliche Änderungen an der Definition wirken sich erst nach einer erneuten Aktualisierung auf das Ergebnis aus.
	Neue Definition / Neue Kategorie Befinden Sie sich im Bereich der Definitionen, wird mit dieser Funktion eine neue Definition angelegt. Ist die gewünschte Kategorie noch nicht vorhanden, ordnen Sie vorerst die Kategorie „Ohne“ zu. Die Definitionen können nach Anlage der gewünschten Kategorie auch nachträglich über das Kontextmenü zugewiesen werden. Befinden Sie sich im Bereich der Kategorien, wird mit dieser Funktion eine neue Kategorie angelegt.
	Definition speichern Zum Speichern einer Definition, klicken Sie auf die Schaltfläche. Im folgenden Dialog wählen Sie, ob sie - die Definition speichern, - unter einem anderen Namen speichern, - nicht speichern oder - den Dialog beenden möchten. Wählen Sie „speichern unter…“ können sie zusätzlich die Sichtbarkeit für den aktuellen / alle Benutzer ändern. Damit Änderungen nicht ungewollt verloren gehen, erscheint beim Verlassen der Planung eine Aufforderung zum Speichern.

Hinweis zum Speichern Bitte beachten Sie, dass lediglich die aktuell markierte Definition gespeichert wird und nicht das Ergebnis.

Das letzte Aktualisierungsergebnis einer Definition wird automatisch gespeichert. Über die Report-Funktion oder den Excel-Export können Sie Ergebnisse längerfristig festhalten.

	Befinden Sie sich im Bereich der Kategorien, wird die markierte Kategorie gelöscht. Kategorien, zu denen Definitionen zugewiesen sind können nicht gelöscht werden.
	Kategorie umbenennen Ändern Sie die Bezeichnung und ggf. das Symbol (Icon) des im Bereich Kategorie markierten Eintrag.
	Alle Kategorien Alle Einträge werden im Bereich Kategorien markiert, dadurch werden alle Definitionen zur Auswahl angeboten.
	Keine Kategorie Alle Einträge werden im Bereich Kategorien demarkiert, dadurch werden alle Definitionen ausgeblendet.
	CRM Über diese Funktion können Sie den CRM-Dialog öffnen. Er enthält Informationen über den aktuell markierten Mandanten und Sie können hier die Mandanteneigenschaften bearbeiten.
	Mandant aktivieren Wechsel zum aktuell markierten Mandanten. Die Mandantenanalyse bleibt geöffnet.
	Serienbrief Die über die Analyse gefilterten Mandanten werden an den Office-Manager übergeben. Der Office-Manager wird geöffnet.
	Excel-Export Übergabe des Ergebnisses an Excel.
	Einstellungen Ergebnisspalten Korrigieren Sie hier nachträglich die Formateinstellungen der aktuellen Definition aus dem Register Ergebnisdarstellung.
	Nach dem Klick auf die Schaltfläche, wählen Sie die einzustellende Spalte aus. Sie erhalten einen Dialog zum Formatieren der Spalte.

Hinweis zu den Einstellungen Ergebnisspalten Diese Funktion ist nur nach ausgeführter Datenaktualisierung im Register Ergebnis aktiv.

Für Definitionen aus dem Bereich ADDISON Vorlagen kann diese Funktion nicht ausgeführt werden.

Um Änderungen an den Vorlagen vorzunehmen, muss diese erst in eine eigene Kategorie kopiert werden.

	Hilfe Die Programmdokumentation wird geöffnet.
	ToolTips ein/aus Möchten Sie die ToolTips aktivieren, klicken Sie auf die obere Schaltfläche. Ein erneuter Klick schaltet die ToolTips wieder aus.

Register Definitionsübersicht

• Im oberen Bereich werden Ihnen die bereits vorhandenen Kategorien und Definitionen zur Auswahl angeboten. Die Kategorie ADDISON Vorlagen enthält Beispiele für Analysen, die mit der Mandantenanalyse erstellt werden können.
• Die Definitionen aller markierten Kategorien werden im rechten Bereich angeboten.
• Über die Filterzeile oberhalb der Definitionen können Sie die Anzeige nach Ihren Ansprüchen einschränken.
• Ihnen werden die Definitionen der aktivierten Kategorien zur Analyse angeboten.
• Bemerkungen können bei markierter Definition in der Registerkarte Allgemein erfasst werden.
• Die Sichtbarkeit für alle Benutzer definieren Sie bei der Neuanlage und beim „Speichern unter…“. Standardmäßig wird die Definition nicht für alle Benutzer freigegeben.
• Im unteren Bereich definieren Sie in den verschiedenen Registern die aktuelle Definition.

Kategorien

Kategorien werden im linken Bereich verwaltet.

Die Definitionen aller markierten Kategorien werden im rechten Bereich angeboten.

Bei Klick in den linken Kategorien-Bereich, werden Ihnen die Funktionen zur Kategorienverwaltung angeboten:

• Neu
• Löschen
• Umbenennen
• Alle auswählen / abwählen

Pro Kategorie können Sie über die Funktion Kategorie umbenennen ein Icon hinterlegen.

Für die aktuell markierte Kategorie werden im rechten Bereich die zugeordneten Definitionen zur Bearbeitung angeboten.

Mit der bekannten Windows-Funktionalität Shift-Mausklick bzw. Strg-Mausklick etc., können Mehrfachauswahlen vorgenommen werden.

Definitionen

Über die Definitionen, die im rechten Bereich zur Auswahl angeboten werden, erstellen Sie die verschiedenen Analysen Ihrer Mandanten. Definitionen abgewählter Kategorien werden ausgeblendet.

Im Kontextmenü und auch im Menü stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Eine Mehrfachauswahl der Definitionen ist über die von Windows bekannten Funktionen mit der Umschalt- und der Strg-Taste möglich. Eine Auswahl aller Definitionen können Sie durch Klick in die linke obere Zelle erreichen.

• Die Position der einzelnen Spalten kann per Klick auf den Spaltenkopf verschoben werden.
• Über das Kontextmenü können Spalten ein- bzw. ausgeblendet werden.

Register Allgemein

Erfassen / ändern Sie hier ggf. die Kategorie, Bezeichnung und die Bemerkung.

Datum, Benutzer und Option „Sichtbar für alle Benutzer“ wird infohalber angezeigt.

Die zugeordnete Kategorie sowie die Bezeichnung ändern/erstellen Sie per Klick in das Feld.

Die Option „sichtbar für alle Benutzer“ setzen Sie beim Erstellen einer neuen Definition oder mit „Speichern unter…“.

Register Spalten

Datenbereich

Im linken Bereich werden Ihnen anhand einer Baumstruktur die vorhandenen Datenfelder zur Auswahl angeboten.

Aus folgenden Datenbereichen können Sie über die Register wählen:

• Kennzahlen (aus dem Data Warehouse)
• Stammdaten (Mandantenstammdaten)
• Sonstiges (Lohn-, Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer)

Datenfelder aus verschiedenen Bereichen können beliebig vermengt werden.

	Die markierten Kennzahlen aus dem linken Bereich werden in die rechte Auswahl übernommen. Die Kennzahlen können sie einzeln aber auch per Mehrfachauswahl markieren. Die Übernahme kann auch per Doppelklick erfolgen.
	Die markierten Kennzahlen im linken Bereich werden entfernt.
	Die Reihenfolge der Kennzahlen wird über die Navigationspfeile geändert.

Freie Felder

Über das Register Stammdaten können auch Ihre Freien Felder in die Mandantenanalyse integriert werden.

Mehrzeilige Datenfelder

Mehrzeilige Datenfelder, wie z.B. Adressen, werden in einer Zeile mit Semikola ausgegeben.

Register Auswahl Mandanten

Erfassen Sie hier den Mandantenkreis, der für die aktuelle Analyse berücksichtigt werden soll.

Sie haben im linken Bereich die Möglichkeit, alle Mandanten über das Auswahlfenster Mandanten zu wählen und/oder manuell die Nummern zu erfassen.

Im rechten Bereich können Sie diese Auswahl über die gewählten Mandantentypen, sowie der aktiven Mandate weiter einschränken.

Auswahl über Leitmandanten

Zusätzlich können Sie Ihre Analysen auch gezielt für Ihre Leitmandanten auswerten.

Voraussetzung hierfür ist die Definition von Leitmandanten innerhalb des Kanzleimonitors - Umsatz und Rentabilität.

Register Zeitraum

In diesem Register werden folgende Kriterien eingestellt:

• Jahr
  Auswertungsjahr
• Periode / JahresabschlussAuswahl eines Monats als Periode. bzw. Aktivierung Jahresabschluss
• Vorjahresvergleich
• Primäre Sortierung nach JahrBei aktivierter Option werden die Ergebnisspalten zuerst nach dem Jahr und dann nach der Kennzahl sortiert.
• Vorjahre
  Ein Vergleich findet nicht statt, wenn unter Vorjahresvergleich „ohne“ gewählt wurde.
  
  Zusätzlich definieren Sie hier, ob die Jahre in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge ausgegeben werden.

Register Filter und Ampel

Filtermöglichkeiten

Schließen Sie hier Mandanten aus, bei denen bestimmte Werte einer Spalte nicht erreicht bzw. überschritten werden.

Folgende Filteroptionen stehen ihnen zur Verfügung:

• gleich, ungleich
• größer, größer oder gleich
• kleiner, kleiner oder gleich
• enthält, enthält nicht
• zwischen, nicht zwischen

Filter mit oder-Verknüpfung

Sie können die definierten Filter untereinander mit „und“ bzw. „oder“ verknüpfen.

Die Auswertung dieser Verknüpfungen erfolgt folgendermaßen:

• Filteroptionen, die mit „und“ verknüpft sind, müssen alle gemeinsam zutreffen.
• Bei Filteroptionen, die mit „oder“ verknüpft sind, genügt ein Treffer.

Werteingabe ohne Formatierung

Grundsätzlich werden die Werte mit Formatierung erfasst.

Aktivieren Sie die Option Werteingabe ohne Formatierung, können Sie die Filterwerte unformatiert und mit zwei Dezimalstellen erfassen.

Prozentwerte werden dabei ebenfalls als Dezimalzahl erfasst.

Allgemeine Filteroptionen

Die Funktion Zellen ohne Werte ausblenden wird getrennt nach Text- und Wertfeldern ausgewertet. Somit können Wert- und Textspalten getrennt behandelt werden. Dies kann z.B. bei der Ausgabe von Stammdatenlisten sinnvoll sein.

Spezialfilter

Für diese Filteroptionen steht Ihnen ein Spezialfilter zur Verfügung, um nach unterschiedlichen Einträgen innerhalb einer Spalte zu filtern:

• gleich, ungleich
• enthält, enthält nicht

Gilt nur bestimmte Datenfelder!

Beachten Sie bitte, dass der Spezialfilter nicht für alle Feld-Typen zur Verfügung steht.

Grundsätzlich gilt der Spezialfilter für Textfelder.

Ampel-Definitionen

Definieren Sie hier Grenzwerte, die bei Über- Unterschreiten oder bei Erreichen farbig markiert werden.

Anwendung auf mehrere Spalten

Sie können Filter bzw. Ampeln auf mehrere Spalten anwenden.

Somit können Sie ihre Definitionen weiter verfeinern und weitere farbige Akzente setzen.

Filtern Sie z.B. Mandanten heraus, die im Vorjahr ein positives, im Auswertungszeitraum jedoch bereits ein negatives Betriebsergebnis erzielt haben und Markieren Sie über die Ampelfunktion Abweichungen von über 10%.

Wählen Sie im linken Bereich die Spalte und definieren die Filter- oder Ampelkriterien.

Ist für eine Spalte ein Filter bzw. eine Ampel definiert, wird es Ihnen mit einem Häkchen vor der Spalte im linken Bereich angezeigt.

Zum Löschen der Einstellungen klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche zum Zurücksetzen der Einstellungen.

Sie können auch auf das Häkchen in der Filter-/Ampel-Spalte klicken. Es erfolgt jeweils eine Abfrage, ob der aktuelle Filter / die aktuelle Ampel oder alle Filter / Ampeln dieser Definition gelöscht werden sollen.

Register Minigrafik

Wählen Sie hier eine Spalte, wird am Ende der Analyse eine Minigrafik über den gesamten Auswertungszeitraum angefügt.

Register Ergebnisdarstellung

In diesem Register werden Formatierungen aller Spalten angezeigt und Änderungen vorgenommen.

Abw. Beschriftung

Erfassen Sie hier, wenn nötig, eine abweichende Spaltenbeschriftung.

Platzhalter [Jahr]

Möchten Sie in der Spaltenüberschrift das jeweilige Jahr ausgeben, können Sie den Platzhalter [Jahr] verwenden.

Zeilenumbrüche

Sobald ein Leerzeichen in der Spaltenbeschriftung enthalten ist, wird bei zu geringer Spaltenbreite automatisch ein Zeilenumbruch durchgeführt. Bei Bezeichnungen mit Trennstri-chen sollte daher nach dem Trennstrich ein Leerzeichen erfasst werden.

Neg. Vorzeichen

Bestimmen Sie hier, ob ein negatives Vorzeichen in der Liste ausgegeben oder unterdrückt werden soll.

Format

Mit Klick in eine Zelle der Spalte Format definieren Sie die Anzahl der Nachkommastellen.

Einheit

Mit Klick in eine Zelle der Spalte Einheit definieren Sie die Einheit, mit der der Wert in der Analyse ausgegeben wird. Dabei bedeutet „T€“ tausend Euro.

Spaltenfarbe / Textfarbe

Mit Klick in eine Zelle der Spalte definieren Sie die Hintergrundfarbe bzw. die Schriftfarbe der Spalte.

Spaltenfarbe und Textfarbe bei Spalten mit Ampelfunktion

Sie können Spalten- und Textfarben auch bei Spalten mit Ampelfunktion definieren. Diese Farbeinstellungen kommen für die Ergebniszeilen zur Geltung, wenn die Ampelkriterien nicht erfüllt sind.

In der Spalte Ampel können Sie erkennen, ob eine Ampel für die jeweilige Spalte definiert wurde.

Spaltenbreite

Mit Klick in eine Zelle der Spalte können Sie die Spaltenbreite durch Verändern des Wertes verändern.

Die Spaltenbreite kann auch in der Analyse nachträglich angepasst werden und wird hier übernommen.

Hinweis Die Formatierungen können ebenso nachträglich in der Analyse angepasst werden und werden automatisch hierher übernommen.

Formatieren mit Mehrfachauswahl

Mehrere Spalten können durch Markieren und Rechtsklick mit der Maus in den Spalten Format, Einheit, Spaltenfarbe, Textfarbe oder Spaltenbreite in einem Zug formatiert werden.

Über einen Mausklick in die oberste, linke Zelle der Liste können alle Zeilen markiert werden.

Register Ergebnis

In diesem Register wird das Ergebnis einer ausgeführten Analyse ausgegeben, daher ist das Register anfangs nicht vorhanden.

Erst nach Durchführung der Datenaktualisierung einer Definition wird es eingeblendet. Die Ergebnisse werden bis zum Schließen der Mandantenanalyse vorgehalten, so dass Sie zwischen den Definitionen wechseln können, ohne die Aktualisierung erneut ausführen zu müssen.

Eine Datenaktualisierung mehrerer / aller Definitionen ist über die Mehrfachauswahl möglich. Sie ist über die von Windows bekannten Funktionen mit der Umschalt- und der Strg-Taste möglich. Eine Auswahl aller Definitionen können Sie durch Klick in die linke obere Zelle erreichen.

Zusätzlich zur Summenzeile wird Ihnen eine Zeile mit Durchschnittswerten angeboten.

Weitere Formatierungen und Filterungen sind direkt in der Analyse möglich.

Die Ergebnisse können Sie über die Berichtsfunktion aber auch über den Excel-Export und die Serienbrief-Funktion des Office-Managers weiter bearbeiten.

Weitere Funktionen

Sortieren Per Klick auf den Spaltenkopf kann die Sortierung der Analyse geändert werden.
Filtern Setzen Sie einen nachträglichen Filter auf die analysierten Daten, um die Analyse zu verfeinern.

Register Grafische Darstellung

Auf Grundlage der Analyse im Register Ergebnis sehen Sie hier eine grafische Darstellung.

In diesem Register wird das Ergebnis einer ausgeführten Analyse grafisch dargestellt, daher ist das Register ohne durchgeführte Datenaktualisierung nicht vorhanden.

Erst nach Durchführung der Datenaktualisierung einer Definition wird es eingeblendet. Die Ergebnisse werden bis zum Schließen der Mandantenanalyse vorgehalten, so dass Sie zwischen den Definitionen wechseln können, ohne die Aktualisierung erneut ausführen zu müssen.

Weitere Funktionen:

• Spaltenauswahl
• Ein-/Ausblenden der Werte
• Ein-/Ausblenden der Legende.
• ToolTip: Mandant und der Wert
• Zoom-Funktion