Archiviazione documenti verso ARKon: Flusso Operativo

Cos’è l’adempimento

L’archiviazione dei documenti verso ARKon ti permette di conservare digitalmente registri contabili, dichiarazioni e documenti fiscali generati in B.Point e in TuttoTel, garantendo conformità normativa e disponibilità centralizzata dei file.

Quando serve

Quando devi archiviare documenti contabili e fiscali in modalità digitale sostitutiva
Quando utilizzi B.Point o TuttoTel per generare registri, dichiarazioni o fatture elettroniche
Quando devi trasferire documenti verso ARKon per la conservazione a norma

Novità

La normativa aggiornata (DL 73/2022) consente la tenuta dei registri contabili su sistemi elettronici senza obbligo di stampa, purché disponibili in caso di verifica
Restano obbligatori i processi di conservazione per Libro Giornale e Libro Inventari secondo Codice Civile

Scadenze

La conservazione dei documenti informatici deve avvenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali dei redditi. (Rif. Decreto Ministeriale 17/06/2014; Risoluzione 46/E 10/04/2017)

Flusso operativo

Il flusso operativo è suddiviso in 8 attività principali. Ogni attività contiene passaggi chiari e immediati, con un invito finale a consultare l’articolo dedicato per la guida completa.

1. Configura le credenziali ARKon nei prodotti B.Point e TuttoTel

Accedi alla configurazione:
- B.Point SP: ARCHIVI E UTILITA' – 86. Configuratore, entra con la password standard o tua personalizzata – 1. Configuratore BPSP – Archiviazione elettronica
- B.Point DS: Direzione Studio – Strumenti – Configuratore
- TuttoTel: Forniture Telematiche – Invio a sistema di archiviazione
Inserisci le credenziali ricevute via e-mail:
- usa l’utente dedicato alla configurazione, quello che termina con _WS.
- compila login, password e ID Sede
Verifica cartelle e profilazione:
- crea manualmente le cartelle Archiviazione, Storicizzazione e Pubblicazione
- se necessario, limita l’accesso agli operatori tramite la colonna Profilazione

Per la procedura completa sulla configurazione delle credenziali ARKon puoi seguire nel dettaglio gli articoli

2. Archivia il Libro Giornale

Attiva la Conservazione sostitutiva:
- entra in CONTABILE - 11. Ordinaria 1. Elaborazioni Giornaliere 1. Prima Nota
- vai in Utilità – Manutenzione Registri e al Tipo Registro = 1 (giornale) imposta Conservazione sostitutiva = S
- se devi attivarla per più anagrafiche, usa la funzione massiva 11.11.7.1
Esegui la fase 1: elaborazione preventiva:
- entra in CONTABILE - 11 Ordinaria - 11. Archivia/Pubblica - 3. Coge - 3. Libro Giornale
- indica tipo lavoro 1, quindi anno e periodo
- verifica che l’esito riporti OK: puoi procedere alla fase 2, in caso contrario devi risolvere o verificare le eventuali anomalie
Esegui la fase 2: archiviazione:
- sempre da CONTABILE - 11 Ordinaria - 11. Archivia/Pubblica - 3. Coge - 3. Libro Giornale
- con tipo lavoro 2 confermi l'avvio dell'archiviazione
- con Ok inizia il trasferimento dei dati e al termine visualizza il Dettaglio di Invio

3. Archivia i Registri IVA

Verifica preliminare:
- prima di avviare l'archiviazione documenti verso ARKon, verifica che siano stati stampati i registri dell'anno corrente e dell'anno precedente, così da evitare anomalie o blocchi durante il processo
- per le contabilità IVA semplificate, si consiglia di disabilitare i Registri IVA dell’anno da archiviare ed eseguire l'archiviazione con Ristampa = No.
- Per le anagrafiche IVA ordinarie, esegui invece l'archiviazione con Ristampa = Elaborati IVA

Per la disibilitazione registri IVA segui l'articolo Movimento elaborato IVA: disabilita registri

Esegui la fase 1: elaborazione preventiva:
- entra in Archiv. Reg.Iva/Chiusure dalla scelta
  - Ordinaria 11.11.1.2
  - Semplificata 12.11.1.2
  - Professionisti 13.11.1.2
- indica tipo lavoro 1
- imposta il test Verifica Movimenti secondo le tue esigenze: è fondamentale al controllo delle stampe effettive o alla verifica di movimenti disallineati
- se devi nuovamente archiviare documenti già inviati, elimina prima i file da ARKon
Esegui la fase 2: archiviazione:
- sempre da Archiv. Reg.Iva/Chiusure scelta:
  - Ordinaria 11.11.1.2
  - Semplificata 12.11.1.2
  - Professionisti 13.11.1.2
- con tipo lavoro 2 confermi l'avvio dell'archiviazione
- seleziona i documenti proposti e visualizza il PDF se necessario
- conferma l’invio ad ARKon e al termine visualizza il Dettaglio di Invio

4. Archivia il Libro Cespiti

Attiva la Conservazione Sostitutiva:
- entra in Prima Nota dalla scelta:
  - Ordinaria 11.1.1
  - Semplificata 12.1.1
  - Professionisti 13.1.1
- vai in Utilità – Manutenzione Registri e imposta Conservazione sostitutiva = S al Tipo registro 15
- se necessario, usa la funzione massiva 15.11.3.1
Esegui la fase 1: elaborazione preventiva:
- entra in CONTABILE - 15. Cespiti - 11. Archivia/Pubblica - 1. Storicizz. Registro Cesp.
- indica tipo lavoro 1 e successivamente l'esercizio interessato
- verifica che l’esito riporti OK: puoi procedere alla fase 2, in caso contrario devi risolvere o verificare le eventuali anomalie
Esegui la fase 2: archiviazione:
- sempre da CONTABILE - 15. Cespiti - 11. Archivia/Pubblica - 1. Storicizz. Registro Cesp.
- con tipo lavoro 2 confermi l'avvio dell'archiviazione
- se il registro risulta già archiviato, utilizza prima la funzione 15.13.14 Riabilitaz. Stampa Reg
- con Ok inizia il trasferimento dei dati e al termine visualizza il Dettaglio di Invio

5. Archivia il Modello Redditi

Accedi alla stampa del modello:
- Entra nella gestione contribuenti e apri la scelta Utilità_1 - SM Stampa Modello
Attiva l’archiviazione:
- dalla videata di Stampa seleziona Archivia
- avvia la stampa con Esegui: il documento viene trasferito automaticamente su ARKon
Archiviazione massiva: se necessario, usa il menù esterno per l'archiviazione massiva, con le stesse indicazioni del punto precedente dalla scelta :
- Redditi PF: 22.7.1
- Redditi SP: 23.7.1
- Redditi SC: 24.7.1

6. Archivia la Certificazione Unica

Accedi alla stampa CU:
- FISCALE 27. Modello 770 - 2. Certificazione Unica - 2. Stampa CU
- compila i parametri richiesti
Attiva l’archiviazione sulla finestra di Avvio Stampa:
- seleziona Archivia
- avvia la stampa per trasferire il documento su ARKon

7. Archivia le fatture elettroniche (FEPA)

Attraverso la procedura di seguito esposta è possibile effettuare l'archiviazione delle fatture elettroniche attive generate in B.Point con i moduli Aziendale, Parcellazione e Fatturazione c/Terzi, incluse le fatture verso la PA (Pubblica Amministrazione).

Ti consigliamo di eseguire la funzione di scarico [Notifiche] prima di procedere all'archiviazione.

Verifica lo stato dei documenti:
- entra in ALTRI ADEMPIMENTI - 68. Archiviazione e Comunicazione - 04. Fatturazione Elettronica - 01. Fatturazione Elettronica
- imposta il filtro su Stato documento = Inviati
- controlla la presenza delle notifiche RC (ricevuta consegna), DT (o NE
Seleziona le fatture da archiviare:
- seleziona dall'elenco solo le fatture da archiviare
- se vuoi, disattiva l’opzione Archiviazione file PDF della fattura
Prima di procedere all'archiviazione, verifica che il campo <Esito> presenti il pallino di colore giallo o di colore verde, tenendo presente che un flusso completo è composto da file inviato + RC (ricevuta consegna) + DT (decorrenza termini) o NE (notifica Esito).
In assenza di queste informazioni verranno in ogni caso trasferiti i dati sulla piattaforma ARKon (anche se parziali) e lo stato nella fatturazione elettronica non varia da Inviato ad Archiviato.
Avvia l’archiviazione:
- seleziona ARKon come destinazione
- se alcune fatture risultano già archiviate, puoi escluderle automaticamente

Per la procedura completa di archiviazione FEPA consulta l’articolo dedicato Archiviazione massiva o selettiva delle fatture contabilizzate.

8. Archivia da TuttoTel

Accedi al menù di archiviazione:
- entra in Forniture telematiche - Invio a Sistema di archiviazione
- seleziona Sistema di archiviazione
Imposta i filtri e avvia il processo:
- compila i campi necessari e seleziona GO
- se richiesto, aggiorna il componente ARKCommInterface
Controlla la sede selezionata
- assicurati che coincida con quella configurata in B.Point per evitare fascicolazioni duplicate.

Per l'aggiornamento del componente ARKCommInterface puoi consultare l'articolo Aggiornamento ARKCommInterface (WDCommInterface) in TuttoTel