Controlli numerazione protocolli in contabilità

Comportamento predefinito

Al salvataggio di un nuovo documento o registrazione contabile Arca assegna in automatico il numero successivo a quello più alto utilizzato nell'anno, in base al contatore assegnato alla registrazione o al documento.
Nei i documenti con un contatore di tipo annuale (di solito fatture e note di accredito) puoi scegliere un comportamento diverso attivando i due controlli protocolli presenti in contabilità \ tabelle \ contatori. 


Coerenza temporale dei numeri proposti:  
Se non viene attivata questa opzione Arca propone in automatico il numero immediatamente successivo al più alto fra quelli assegnati dal contatore stesso, per lo stesso  esercizio/anno, indipendentemente dalla data della registrazione.
Qualora le registrazioni non vengono effettuate in modo cronologicamente corretto (ad esempio dopo avere effettuato alcune registrazioni in data odierna, se ne effettuano altre in data di ieri) questa modalità di proposta assegna dei protocolli certamente univoci, ma potenzialmente non coerenti con le date di registrazione. 
Se, diversamente, l'opzione "Coerenza temporale" è attiva, Arca calcola in modo automatico il numero successivo a tutti i numeri già utilizzati da tutte le registrazioni che condividono lo stesso contatore, effettuate nello stesso esercizio/anno, che hanno data minore o uguale alla data della registrazione.
In questo modo è molto probabile - a meno che non siano stati appositamente saltati dei protocolli - che il sistema calcoli un protocollo già utilizzato: l’operatore  in questo caso viene avvisato del problema e lo può risolvere andando a recuperare buchi di numerazione (se presenti) o assegnando una numerazione /Bis o /Ter 

Notifica l'eventuale presenza di registrazioni con data successiva:  
Questa opzione permette un controllo preventivo prima ancora che il sistema cerchi di calcolare un nuovo valore per il numero/protocollo: l'opzione verifica se sono presenti registrazioni che utilizzano lo stesso contatore fatte in data successiva e segnala l'anomalia mostrando quali sono le registrazioni (fino ad un massimo di 6) con data successiva.

Casi particolari e responsabilità dell'operatore

NB: Questi controlli vengono effettuati solo in caso di nuovo inserimento con assegnazione automatica del numero documento da parte del server; ogni altro caso (es.: l’operatore sceglie/forza un numero documento in fase di inserimento o di modifica di documento già registrato; l’operatore varia la data di un documento dopo che questo è già stato registrato senza verificare la coerenza della numerazione) viene lasciato alla responsabilità dell’operatore.