Gestire il Rinnovo automatico della Firma ARKon in Arca
La firma utilizzata da Arkon per la conservazione ha una scadenza triennale ed è obbligatorio rinnovarla al fine di adempiere agli obblighi di legge. Arca ha integrato al suo interno la possibilità di effettuare il rinnovo.
Flusso operativo per il rinnovo della firma
Segnalazione firme in scadenza
Configurazione notifiche di rinnovo firma Arkon
Flusso operativo per il rinnovo della firma
- Quando si avvicina la scadenza della firma elettronica Arca avvisa con tre modalità diverse:
- Dai 90 giorni prima è possibile vedere la firma in scadenza dalle impostazioni di conservazione (Dms - conservazione - impostazioni - sezione Firma Digitale).
- Se opportunamente impostata viene mostrata una notifica che informa della scadenza a partire da 90 giorni prima. L' avviso compare ogni giorno fino a quando non viene rinnovato il certificato di firma o fino alla scadenza.
- In prossimità dei 30 giorni prima della scadenza, viene mostrato un pop-up in accesso ad Arca che informa dell'imminente scadenza. L'avviso compare ogni giorno fino a quando non viene rinnovato il certificato di firma, fino alla scadenza, oppure fino a che un operatore seleziona il bottone <Non mostrare più>.
- E' possibile rinnovare la firma selezionando il link <rinnova firma> o <rinnova la firma digitale> presente in entrambe le casistiche descritte al punto precedente.
- Se il certificato, non viene rinnovato entro la scadenza, il pop-up e la notifica non compaiono più ed il certificato risulta revocato. Per maggiori info visionare articolo ARKon - Riemissione certificato di firma in caso di mancato rinnovo e/o cambio del responsabile di conservazione
- La procedura di rinnovo riconosce l'utente a cui il certificato fà riferimento, in quanto Arca accede a Namirial con le credenziali riportate nelle impostazioni, le stesse utilizzate per effettuare la conservazione.
- Dopo il riconoscimento, Arca propone i dati del firmatario, è necessario confermare e in caso correggere i dati anagrafici e accettare le condizioni del contratto.
- Inviata la richiesta di rinnovo, il processo automatico si avvia e nelle impostazioni la firma risulta con lo stato "in elaborazione".
- Una volta completato il processo di rinnovo da parte di Namirial, la firma risulta con stato “Attiva" ed è possibile scaricare il contratto.
- In caso di rinnovo con errori viene mostrato il motivo del problema e comunque possibile ripetere il processo di rinnovo.
Segnalazione firme in scadenza
A partire da 90 giorni prima della data scadenza puoi vedere e rinnovare la firma dal nodo Dms - Conservazione - Impostazioni dalla sezione <Firma Digitale>, seleziona il link <rinnova firma>.
Sempre a partire da 90 giorni prima della scadenza, se hai attivata la notifica per l'operatore, hai un avviso nella sezione notifiche di Arca, clicca sulla notifica arca ti apre la form delle impostazioni per procedere al rinnovo.
A distanza di 30 giorni appare un'ulteriore pop-up in accesso ad Arca, anche in questo caso se clicchi su <Rinnova la firma digitale> ti viene aperta la form delle impostazioni per procedere con il rinnovo .
Configurazione notifiche di rinnovo firma Arkon
Da Anagrafiche - Operatori - Gestione seleziona l'operatore e posizionati nella sezione notifiche da qui puoi attivare l'opzione <notifiche per rinnovo firma conservazione sostitutiva>.
Rinnovo Firma
Dalla form delle impostazioni clicca sul link <Rinnovo Firma> si avvia la procedura per richiedere il rinnovo firma a Namirial. Arca ti chiede conferma e successivamente propone la form con le credenziali per autenticarsi a Namirial, vengono proposte in automatico prendendo di riferimento quelle caricate nelle impostazioni per l'accesso ad ARkon.
Una volta validato l'utente, accedi alla successiva pagina del wizard per inserire i dati necessari al rinnovo del contratto, controllali e se necessario correggili. Sono obbligatori quelli con l'asterisco rosso e si devono accettare le condizioni per il rinnovo della firma digitale.
ATTENZIONE che il campo <Telefono> è obbligatorio anche se non segnalato con l'asterisco e deve essere di un cellulare.
Dopo l’invio, puoi controllare lo stato di avanzamento della procedura dalla form delle impostazioni. L'esito del rinnovo può arrivare nel giro di qualche minuto, ora o giorno.
Una volta completato il processo di rinnovo da parte di Namirial, puoi visualizzare sulla griglia lo stato della firma in “Attiva” e nella colonna operazioni viene visualizzato “Scarica contratto” che ti dà la possibilità di scaricare il contratto firmato in formato PDF.
