Scadenzario: funzione di collega ad incasso/pagamento già registrato

Nella scheda delle scadenze è presente l’opzione di collegamento della scadenza ad una registrazione di incasso o di pagamento già esistente in prima nota.
A chi serve
Questa funzione può essere utilizzata nei casi in cui il modo di operare in azienda preveda che gli incassi o i pagamenti possano (o debbano) essere registrati prima che sia stata emessa la fattura di vendita o che sia stata ricevuta la fattura d’acquisto. In questi casi le scadenze al momento dell’incasso/pagamento non esistono e non possono quindi essere incassate o pagate tramite le opportune procedure: saranno infatti generate solo successivamente, contestualmente alla registrazione della fattura, con la conseguenza che rimarranno “scollegate” dalla registrazione di incasso/pagamento, risultando perciò aperte.
Tramite questa nuova funzione le aziende che lavorano con questa modalità potranno, una volta contabilizzata la fattura, andare a sistemare agevolmente anche la situazione delle scadenze.
Come funziona
La funzione risulta abilitata solo per le scadenze che risultino non incassate/pagate. Una volta individuata la scadenza che si desidera collegare ad un incasso o ad un pagamento, utilizzando l’apposita funzione dal menu “Azioni” si aprirà una videata che mostrerà tutte le registrazioni con causale di tipo incasso/pagamento presenti in prima nota che hanno i requisiti per poter essere collegate alla scadenza, cioè:
• il cliente/fornitore, la valuta e l’importo devono corrispondere a quelli della scadenza
• non devono risultare già collegate ad una scadenza A questo punto l’utente potrà selezionare la registrazione opportuna: una sola fra quelle visualizzate.

Confermando la selezione, il programma provvederà automaticamente a creare il collegamento fra la scadenza e l’incasso/pagamento e tornerà in visualizzazione della scadenza stessa, che risulterà a questo punto incassata o pagata.
Tramite il flag “Visualizza anche gli incassi/pagamenti che hanno importi non compatibili” è possibile visualizzare anche le eventuali registrazioni che non sono state selezionate perché presentano importi diversi da quello della scadenza. Questa opzione può essere di aiuto all’utente nel caso in cui non trovi, fra le registrazioni visualizzate, quella che sta cercando, magari proprio perché ha importo diverso. Le registrazioni con importi non compatibili compariranno in grigetto (come si può vedere in figura) e non potranno in ogni caso essere selezionate.

Osservazioni
➢ La funzione è abilitata solo sulle scadenze non ancora prelevate, pagate e non accorpate.
➢ L’importo della scadenza e quello della registrazione di incasso/pagamento devono necessariamente coincidere. Se per vari motivi questo non fosse, si dovrà intervenire sulla scadenza e modificarne l’importo per farlo corrispondere a quello dell’incasso/pagamento oppure sulla registrazione contabile aggiungendo un’eventuale riga di omaggio/acconto/abbuono/etc per far sì che l’importo relativo alla riga del cliente/fornitore sia esattamente quello della rata/scadenza da “agganciare”.
➢ L’utilizzo delle procedure di incasso/pagamento presenta il vantaggio, in determinati casi, di generare automaticamente alcune righe contabili all’interno della registrazione stessa.
Si pensi ad esempio ai casi di:
• rilevazione della differenza cambi (incassi/pagamenti in valuta)
• rilevazione dell’importo di ritenuta d’acconto da versare (pagamenti di fatture con ritenuta d’acconto)
• giroconto da Iva in sospensione a Iva vendite (incassi di fatture con Iva sospesa).
Se si utilizza la nuova funzione per effettuare il collegamento fra la scadenza e la registrazione di incasso/pagamento, questi automatismi non saranno generati: la scrittura contabile non sarà modificata o integrata in alcun modo.
La procedura visualizza in tal caso un messaggio di avvertimento. L’utente dovrà, di conseguenza, inserire manualmente la riga opportuna - di differenza cambio, di ritenuta d’acconto o di giroconto Iva - all’interno della registrazione (oppure, in alternativa, creare una nuova scrittura).