Anpassa uppdragsstatus

Den här manualen beskriver hur du med administratörsrättigheter kan byråanpassa och göra inställningar för statushantering. En generell beskrivning över hur du som användare uppdaterar status på ett uppdrag hittar du in denna manual. 

Innehåll i denna manual

1. Generellt om valbara uppdragsstatusar
2. Lägg till en uppdragsstatus
3. Redigera ordningen på uppdragsstatus
4. Byt namn på en uppdragsstatus
5. Ange handläggningstid mellan uppdragsstatusar
6. Tilldela en uppdragsstatus till en uppdragstyp
7. Ta bort en uppdragsstatus

Generellt om valbara uppdragsstatusar

För att göra det möjligt för din byrå att följa arbetsprocesser på det sätt som ni önskar kan ni anpassa statusalternativen. Ni kan lägga till era egna anpassade uppdragsstatusar, byta namn på statusar och välja vilka som ska vara tillämpliga beroende på uppdragstyp mm. 

Det finns tre standardjobbstatusar. Dessa kan inte kan inte redigeras eller raderas.

Ej påbörjad - När resurser tilldelas ett uppdrag
Pågående -När någon börjar arbeta på ett uppdrag
Slutförd -När ett uppdrag är klart 

Lägg till en uppdragsstatus

Du kan lägga till anpassade statusalternativ som ska vara tillämpliga för din byrå. Du kan till exempel lägga till en "väntar på svar" och använda den när du väntar på mer information. Så här gör du när du vill lägga till en ny status 

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragsstatusar.
3. Välj att lägga till uppdragsstatus, + Uppdragsstatus.
4. Skriv namnet på din nya uppdragsstatus.
5. Ange eventuell roll som är ansvarig för denna status.
6. Välj de uppdragstyper du vill tilldela uppdragsstatus till.
7. Klicka på Spara.

Som standard placeras den nya statusen sist på listan, men du kan redigera ordning på dina statusar genom att markera den blå raden och dra och släppa.

Redigera ordningen på uppdragsstatus

Du kan organisera dina uppdragsstatusar inom en tidslinje fördelat i tre områden: "Ej påbörjad", "Pågående" och "Slutfört". Varje område har en egen färg. Beroende på antalet statusar i nivån ,fungerar statusfärgen som en förloppsindikator.

Du kan inte ändra ordningen på de tre sektionerna eller standardstatusarna, och du kan inte heller ta bort dem. Du kan organisera de uppdragsstatusar du lägger till genom att dra och släppa dem i korrekt ordning.

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragsstatusar.
3. Dra och släpp dina anpassade statusar för att ange i vilken ordning och område de ska visas.

Byt namn på en uppdragsstatus

Du kan byta namn på egna uppdragsstatusalternativ för att göra dem mer användbara för din byrå.

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragsstatusar.
3. Klicka på statusen du vill byta namn på.
4. Skriv det nya namnet på statusen.
5. Ändra de tilldelade uppdragstyperna om det behövs.
6. Klicka på Spara.

Ange handläggningstid mellan uppdragsstatusar

Du kan ange det förväntade antalet dagar som det ska ta att gå mellan två uppdragsstatusar. Du kanske till exempel vet att det inte bör ta mer än 30 dagar för en viss uppdragstyp att gå från Pågående till Slutförd. Detta kan du i så fall ställa in och sedan följa upp i efterhand i en färdig rapport där du kan jämföra handläggningstiden som du angav under inställningar, med den faktiska handläggningstiden.

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragstyper.
3. Klicka på raden för önskad uppdragstyp.
4. Välj önskad startstatus och slutstatus på fliken Detaljer och skriv in antalet förväntade handläggningsdagar.
5. Klicka på Spara.

Tilldela en uppdragsstatus till en uppdragstyp

Varje uppdragstyp måste ha statusen Ej påbörjad, Pågående och Slutförd. Om du vill lägga till ytterligare status till en uppdragstyp gör du så här (Förutsätter att statusen finns upplagd, läs annars ovan):

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragstyper.
3. Klicka på raden för den uppdragstyp du vill redigera.
4. Klicka på fliken Status.
5. Välj de de statusar som du vill tilldela uppdragstypen.
6. Klicka på Spara.

Ta bort en uppdragsstatus

Du kan ta bort en uppdragsstatus som du har skapat förutsatt att den inte redan är använd eller kopplad. Du kan inte ta bort en anpassad uppdragsstatus som har tilldelats en eller flera uppdragstyper. Du måste ta bort tilldelningen av alla associerade uppdragstyper innan du kan radera statusen.

1. Klicka på Inställningar > Byråstöd.
2. Klicka på Uppdragsstatusar.
3. Ta bort statusen från tilldelade uppdragstyper, om det behövs:
   
   1. Klicka på den anpassade uppdragsstatus du vill ta bort för att öppna sidan Redigera uppdragsstatus.
   2. Klicka på Välj ingen för att ta bort tilldelningen av associerade uppdragstyper.
   3. Klicka på Spara.
4. Klicka på knappen Ta bort  på raden med status på sidan Uppdragsstatusar.