Användning av Microsoft Outlooktillägg

När tillägget för Microsoft Outlook är installerat och konfigurerat försöker Capego Practice Management matcha mottagarnas e-postadresser från fälten Från och Kopia med de e-postadresser som finns på kontakten.

Innehåll

Spara e-post i Capego Practice Management
Sök efter en kontakt
Skapa en kontakt från Outlooktillägget
Om bilagor

Spara e-post i Capego Practice Management

För att spara e-postmeddelanden på kontakter krävs, förutom behörigheten Dokument - Visa och ladda upp, minst en av följande behörigheter:

Kontakter - Visa
Kontakter - Visa, Lägg till och Redigera

För att spara e-post i uppragsmappar krävs, förutom Behörigheten Dokument - Visa och ladda upp, minst en av följande behörigheter:

Uppdrag- Visa Mina uppdrag
Uppdrag- Visa Alla uppdrag
Uppdrag- Visa, lägg till och redigera uppdrag

När matchningar mellan mottagarnas e-postadresser görs på en kontakt kan du spara detta e-postmeddelande i en eller flera mappar.
Gör så här:

Välj e-post du vill spara.
I tilläggspanelen klickar du på klientens namn för att visa mapparna på kontakten.
Välj mappen/mapparna där du vill spara e-postmeddelandet.
Där e-postmeddelandet innehåller en eller flera bilagor kan du spara en separat kopia av bilagorna. Mer information om detta finns i avsnittet Om bilagor.
Klicka på Spara.
- I Outlook tilldelas kategorin Sparad i Capego Practice Management.

Sök efter en kontakt

Ifall ingen matchning för en kontakt kan göras kan du manuellt söka fram den. Gör så här för att göra en sökning:

Välj e-post du vill spara.
I tilläggspanelen klickar du i sökrutan och anger klientnummer eller namn på kontakten du vill spara mailet till.
Välj önskad kontakt i listan med kontakter som föreslagits av Capego Practice Management och spara e-postmeddelandet i kontaktens mapp(ar).

Obs: Uppdatera e-postadressen på kontakten vid behov.

Skapa en kontakt från Outlooktillägget

Behörighet: Kontakter - Visa, lägg till och redigera kontakter

Ifall ingen matchning för en kontakt kan göras kan du manuellt skapa upp kontakten från tillägget. Gör så här:

Välj e-post du vill spara.
I tilläggspanelen klickar du på + symbolen till höger om kontakten namn.
En lista med följande allmänna information visas:
- Företagstyp: standardkontakttypen är "Corporation." Välj önskad kontakttyp om det behövs.
- Namn: avsändarens namn kopieras automatiskt till det fältet. Ändra namn vid behov. När den valda Företagstypen är "Privatperson" visas fälten "Förnamn" och "Efternamn".
- E-post: avsändarens e-postadress kopieras till detta fält. Kan ändras vid behov.
- Klientnummer: ifall inställningen "Automatisk tilldelning av klientnummer " är aktiv kommer ett nummer att föreslås automatiskt. Annars matas ett nummer in manuellt.
Klicka på Skapa.
Spara e-postmeddelandet i mappen/mapparna för den nya kontakten.

Om bilagor

Bilagorna sparas som standard tillsammans med e-postmeddelandet. Om du också vill spara en separat kopia av bilagorna gör så här:

I den nedre delen av panelen klickar du på nedåtpilen vid avsnittet "Bilagor"
Markera kryssrutan Spara en kopia separat för varje bilaga som du vill spara separat.

Ytterligare information

E-postbilagor kan inte tas bort. De hör till e-postmeddelandet.
Bilaga som sparas separat från e-postmeddelandet består av det ursprungliga filnamnet, en tidsstämpel samt filtillägget.
Filnamnet på en bilaga kan döpas om med funktionen Byt namn i dokumenthanteraren.
Elementen som ingår i e-postmeddelandet (t.ex. en bild) anses vara bilagor men kan inte sparas separat.
Ett e-postmeddelande med en bifogad Outlook-uppgift, ett Outlook-möte eller en e-postfil kan inte sparas i Capego Practice Management.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.