Behörigheter för dokumenthantering

Här beskrivs hur du styr behörigheter för handläggare i dokumenthanteringen. Behörigheter styrs på handläggarnivå och inte filnivå. Åtkomst till modulen Dokumenthantering styrs genom Behörighetsadministration på handlägggaren.

Tips: Se matrisen för en sammanfattning av vad varje roll ger användarna möjlighet att göra.

Dokument - Lägg till undermapp

Den här behörigheten ger handläggare möjlighet att skapa undermappar på kontakter och uppdrag i mapparna Permanent, Att tilldela och Kontaktdokument.

Dokument - Visa

Detta är en begränsad, skrivskyddad behörighet. Med den här behörigheten kan användaren se, söka och filtrera fram filer, inklusive tidigare versioner av filer. De kan också se objekt i papperskorgen och se data om lagringsanvändning samt ladda ner dokument.

Dokument - Visa och ladda upp

Med den här behörigheten har handläggaren samma behörigheter som behörigheten "Dokument - Visa", men de kan även ladda upp filer.

Dokument - Visa och redigera

Med den här behörigheten har handläggaren samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa", men de kan även göra ändringar i filer och mappar. Handläggaren kan ladda ner filer till sin dator, redigera innehållet i filer, lägga till mappar och byta namn på filer och mappar. Användaren kan också kopiera, återställa och ladda ner tidigare versioner av filer. Den här behörighetsnivån är lämplig för alla användare som behöver redigera filer.

Dokument - Visa och ladda ner flera filer samtidigt (bulk)

Med den här behörigheten har handläggaren samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa", men de kan även ladda ner flera filer samtidigt. Den här behörigheten är lämplig för användare som ansvarar för arkivering eller säkerhetskopiering.

Dokument - Visa och lås upp

Med den här behörigheten har handläggarna samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa", men de kan även låsa upp filer.

Dokument - Visa och ta bort

Med den här behörigheten har handläggarna samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa", men de kan även ta bort filer (skicka dem till papperskorgen).

Dokument - Visa, gå till sidan för lagringsanvändning och radera permanent

Med den här behörigheten har handläggarna samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa och ta bort", men de kan även permanent radera filer från papperskorgen (Ta bort dem från Dokumenthanteringen för alltid).

Dokument - Visa och återställning av papperskorgen

Med den här behörigheten har handläggarna samma behörigheter som rollen "Dokument - Visa", men de kan även återställa filer som har skickats till papperskorgen.

Dokument - Ta bort undermappar

Med den här behörigheten kan handläggarna ta bort undermappar i mapparna Permanent, Att tilldela och Kontaktdokument.

Dokument - Byrådokument

Med den här behörigheten har handläggaren tillgång till fliken Byrådokument och kan lagra interna byrådokument som inte är relaterade till enskilda kontakter eller uppdrag.

Dokument - HR-chef

Med den här behörigheten får användarna tillgång till mappen HR Dokument som automatiskt skapas för varje handläggare för att lagra HR-dokument.

Dokument - Import (kommande funktionalitet)

Med denna behörighet har användaren behörighet att bearbeta importerade dokument (viaverktyget för dokumentimport).

Dokument - Interna dokument Visa

Detta är en begränsad, skrivskyddad behörighetsroll. Med denna roll kan handläggare visa interna dokument, söka och filtrera filer, inklusive tidigare versioner av filer.

Dokument - Visa och redigera interna dokument

Med den här behörigheten har handläggaren samma behörighet som rollen "Dokument - Interna dokument Visa" men de kan även göra ändringar i filer och mappar. Specifikt kan handläggare ladda ner en enda fil till sin dator, redigera innehållet i filen, lägga till mappar och byta namn på filer och mappar. Handläggare kan också kopiera, återställa och ladda ner tidigare versioner av filer.

Dokument - Importverktyg (kommande funktionalitet)

Med denna behörighet har handläggaren behörighet att komma åt importverktyget för import av dokument.

Dokument - Användarmappar Admin

Med den här behörigheten kan handläggare styra behörigheterna för dokument.

Dokument - Visa, redigera, kopiera och flytta

Med den här behörigheten kan handläggare komma åt fliken Dokument på klientkortet. Dessutom kan användarna lägga till, redigera och ta bort klientens mappar och dokument.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.