Fliken Byrådokument

I Dokumenthantering finns fliken Byrådokument . Där kan ni lagra interna dokument som inte hänför sig till några kontakter eller uppdrag.
Standardvyn innehåller följande mappar om alla behörighetsroller finns aktiva på användaren:Interna dokument, HR-dokument och Handläggardokument.

• Interna dokument: Denna mapp kan användas för att skapa ett eget dokumentarkiv för era byrågemensamma dokument som inte är kopplade till enskilda klienter. Användare måste ha behörighetsrollen "Dokument – Interna dokument Visa" för att kunna se dokument lagrade i den här mappen, och behörighetsrollen "Dokument – Interna dokument Visa och Redigera" för att även kunna ladda upp dokument i mappen.
• HR-dokument: Denna mapp kan användas för att lagra HR-dokument relaterade till din personal. En mapp skapas automatiskt för var och en av dina användare och kommer endast att vara tillgänglig för användare som har säkerhetsrollen "Dokumenthantering – HR Manager".
• Handläggardokument: Varje användare på din byrå får ett privat utrymme i Byrådokument. Handläggare är de enda som kan se innehållet i sina egna mappar, med undantag för användare som har säkerhetsrollen "Dokument – Handläggarmappar Admin" tilldelad sin profil.

Mappinställningar

Mappsynlighet:

Mapparna Handläggardokument och HR-dokument är valfria mappar och kan aktiveras eller inaktiveras genom att gå till Inställningar > Dokumenthantering > Byrådokument och markera kryssrutan bredvid de önskade mapparna.

Permanent mapp

En mapp kan ställas in som permanent om kryssrutan är markerad, vilket gör att systemet kan tillämpa den permanenta taggen på alla filer i mappen. Detta påverkar lagringen (utgångsdatum). En permanent fil har inget utgångsdatum.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.