Fortnox integration

Om din byrå använder modulen Tid och fakturering kan du som har Administrations rättigheter i Capego Practice Management skapa en integration mot Fortnox. Alla klientuppgifter synkroniseras automatiskt med Fortnox, du behöver bara göra ändringen i Capego Practice Management. Fakturaunderlagen skapas i Capego Practice Management utifrån nedlagd tid, utlägg och eventuella fastpriser.

Vi rekommenderar att du gör integrationen innan du gör migrationen av dina klienter och kontakter från Byrå/Byrå tid.

Integration Fortnox

Du skapar integrationen så här;

Gå till Inställningar > Fortnox och klicka där på Redigera inställningar under Integration

Klicka på den gröna knappen Anslut till Fortnox
Du loggar in i Fortnox och får en verifieringskod på SMS
Du får klicka på Godkänn behörighet för att skapa integrationen mot Fortnox. Du ser på bilden vilka behörigheter hos Fortnox som krävs.

Om du klickar på Redigera inställningar nu är statusen Ansluten.

Inställning för fakturanummer och förfallodag

Gå till Inställningar > Byråstöd > Faktureringsenheter klicka på Hantera faktureringsenhet gå till raden Nästa fakturanummer och lägg in nästa nummer i Fortnox fakturanummerserie eller ny valfri nummerserie. Tänk på att nummerserien inte får krocka med fakturanummer som redan finns i Fortnox.

Här ändrar du också standardinställningen för Faktura förfallodatum. Standardinställningen är 30 dagar efter fakturadatum.

Övriga inställningar här styrs från Fortnox. Du kan bara koppla ditt Capego Practice Management till ett företag i Fortnox. Vi jobbar med en lösning som gör det möjligt att koppla flera Faktureringsenheter.

Inställningar för synkronisering

Nästa steg är att gå igenom inställningarna som är markerade på bilden.

Inställningar - automatisk synkronisering
1. Bocka för Aktivera automatisk synkronisering för synkroniserade kontakter. Det innebär att alla klienter som är upplagda i Capego Practice Management automatiskt uppdateras i Fortnox när du gör en ändring på dem i Capego Practice Management. Bockar du inte för denna funktion får du göra ändringarna på två ställen.
2. Bocka för Aktivera automatisk synkronisering av fakturor. Fyll i ett startdatum.
Synkroniseringsinställningar - uppdragstyper
1. Klicka på den gröna knappen Koppla uppdragstyper. Alla uppdragstyper du har lagt upp i Capego Practice Management ska du koppla mot en artikel i Fortnox, Fortnox kräver att det finns en artikel kopplad till varje fakturarad. Du kan välja att koppla Alla uppdragstyper till en artikel i Fortnox eller Uppdragstypen Bokslut mot artikeln Bokslut osv. Det skapas en hirarki som gör att om du kopplar alla uppdragtyper till en artikel i Fortnox (1) och sen kopplar t ex Bokslut till artikeln Bokslut i Fortnox (2) går den andra raden före den första. På bilden längre ner visar vi hur det ser ut i detta exempel.
2. Klicka på den gröna knappen Lägg till koppling för Enkla rader. När du gör en faktura kan du lägga till så kallade enkla rader som inte är kopplad till ett uppdrag och de måste också kopplas till en artikel i Fortnox (3).
Synkroniseringsinställningar - Betalningsvillkor
1. Klicka på den gröna knappen Lägg till fakturavillkorslänk. I dagläget har vi bara möjlighet att göra en koppling vilket gör att vi rekommenderar att du kopplar till Förfallodag. Det innebär att betalningsvillkoret alltid hänvisar till förfallodagen och du styr i Capego Practice Management vilket datum som står som förfallodag.
Synkroniseringsinställningar - utläggskoder
1. funktionen fungerar inte ännu. Du kan alltså inte koppla en utläggskod till en specifik artikel i Fortnox. Utlägget kommer att ärva artikelkod från det uppdrag som det är kopplat till.

Under ikonen Status kan du se om något som du fyllt i för en klient i Capego Practice Management inte accepteras av Fortnox. Om du t ex använt tecknet } i ett Klientnummer ser det ut som på bilden nedan under Status.

I klientlistan ser du Fortnox-ikonen längst ut till höger när klienten är synkroniserad med Fortnox, är det något som inte har synkroniserats kommer inte Fortnox-ikonen att visas. Gå då till Status under Inställningar > Fortnox och ta reda på vad som behöver justeras.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.