Hantera filer

Innehåll

• Ladda upp filer
• Öppna och redigera filer
• Öppna låsta filer
• Visa ett e-postmeddelande som sparats med tillägget Dokument för Microsoft Outlook
• Ladda ner filer och mappar
• Byt namn på en fil
• Ta bort en fil
• Kopiera en fillänk
• Infoga en hyperlänk

Versionshistorik - läs mer i manualen Versionshantering av filer.

Ladda upp filer

Du kan ladda upp en fil åt gången eller flera filer samtidigt. Programmet accepterar de flesta filtyper, men inte körbara filer (t.ex. .exe-, .bat- och .cmd-filer). Det finns ingen filstorleksbegränsning.

Om du laddar upp en fil som har samma namn som en fil som redan finns lagrad i databasen, kommer filen att fungera som den nya (senaste) versionen av den befintliga filen.

1. Öppna sidan med Kontaktuppgifter eller Uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument.
2. Klicka på knappen Ladda upp dokument.
3. Välj Kontakt eller Uppdrag från listan Ladda upp till och välj sedan önskad kontakt eller uppdrag.
4. Valfritt: Ändra standardmappen där filen ska laddas upp:
   a. Klicka på knappen Ändra mapp.
   b. Bläddra bland de tillgängliga mapparna och klicka på önskad mapp för att välja den.
   c. Klicka på knappen Välj mapp.
5. Använd en av dessa metoder för att välja filerna att ladda upp:
   • Klicka på Välj filer > bläddra till filen/filerna som du vill ladda upp > välj filen/filerna > klicka på Öppna.
   • Dra och släpp filen/filerna till det angivna området.
6. Upprepa föregående steg tills du har valt alla filer som du vill ladda upp.
7. Klicka på knappen Ladda upp.
8. Dina filer återfinns nu i vald mapp. 
   
   

Öppna och redigera filer

När du öppnar en fil, öppnar verktyget filen i synkroniseringsläge. När du redigerat filen, sparat dina ändringar och stänger skrivs den tidigare versionen av filen över med din nya version.  (Detta gäller ej fil med filtillägget .msg.)

Ett alternativt arbetssätt är att ladda ner filen till din dator, redigera den och sedan manuellt ladda upp din redigerade version av filen. Om filnamnet är detsamma kommer din nya version att skriva över den tidigare versionen.

Öppna låsta filer

Förutsatt att du har rätt behörighet kan du öppna och komma åt låsta filer i skrivskyddat läge även om filen används av en annan användare.

• Ett meddelande visas när du klickar på låsikonen. Genom att klicka på knappen Öppna som skrivskyddat öppnas filen i skrivskyddat läge i PDF-läsaren. Samma sak händer om du klickar på filen.
• En fil kan också öppnas i skrivskyddat läge om du inte har behörighet att redigera filer. 

Om du öppnar en fil i skrivskyddat läge inaktiveras allaredigeringsfunktioner i PDF-läsaren.

Visa ett e-postmeddelande som sparats med tillägget Dokument för Microsoft Outlook

När du öppnar ett e-postmeddelande som sparats med tillägget (avbildat med ett blått kuvert) visas en översikt över e-postmeddelandet.
Rutan E-postförhandsgranskning låter dig se innehållet i e-postmeddelandet och få lite information om det senare. Innehållet i en bilaga kan inte visas i den här rutan. För att granska innehållet i en bilaga, öppna e-postmeddelandet med Outlook genom att klicka på pilen till höger om knappen Öppna och klicka på Ladda ner. E-postmeddelandet kommer att laddas ner i mappen Nedladdningar på din dator och du kan öppna det i Outlook för att granska innehållet i bilagan eller utföra andra åtgärder som auktoriserats av Outlook.

Ladda ner filer och mappar

Beroende på din behörighet kan du ladda ner en eller flera filer samtidigt. När du laddar ner flera filer samtidigt, laddas de ner till en zip-fil med följande benämning: "iFirm DMS Download" + datum och tid.

1. Öppna sidan med Kontaktuppgifter eller Uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument.
2. Leta reda på filen/filerna och/eller mappar som du vill ladda ner.
3. Markera kryssrutorna för den eller de filer och/eller mappar som du vill ladda ner.
4. Klicka på knappen Ladda ner.
5. Spara filen/filerna på din dator.

Byt namn på en fil

1. Leta upp filen som du vill byta namn på och markera kryssrutan till höger.
2. Klicka på knappen Byt namn.
3. Skriv det nya namnet.
4. Klicka på Spara.

Ta bort en fil

Om du tar bort en fil hamnar den i papperskorgen. Från papperskorgen finns möjlighet att återställa och permanent radera från systemet.

1. Leta upp filen som du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort .
2. Klicka på Ja för att bekräfta.

Kopiera en fillänk

Du kan kopiera en fillänk med hjälp av länksymbolen på dokumentraden. Länken kan klistras in i alla dokument eller e-postmeddelanden för att användas som en direkt hyperlänk för att komma åt filen. Dokumentet öppnas via dokumentsynkroniseringsverktyget i avsett program.

1. Leta reda på filen som du vill kopiera länken till och klicka på symbolen.
2. Klistra in länken i ett dokument eller e-postmeddelande.

Infoga en hyperlänk

Du kan infoga en hyperlänk i vilken mapp som helst med dokument. Hyperlänken kommer att visas med ikonen jordglob. När du klickar på namnet öppnas en ny flik som visar det hyperlänkade innehållet.

1. Öppna sidan med Kontaktuppgifter eller Uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument. Välj eventuell undermapp.
2. Klicka på knappen Infoga länk.
3. Ange namnet som ska visas i dokumentvyn.
4. Ange hyperlänken i fältet Ange länk.
5. Lägg till eventuella taggar i fältet Taggar.
6. Klicka på knappen Infoga.