Hantera mappar

I vyn Dokument finns några standardmappar som är automatiskt genererade och som du inte kan byta namn på eller radera. Dessa mappar är gröna. Utöver dessa mappar kan du skapa egna mappar. Egna mappar måste skapas som undermappar till systemets standardmappar. Egna mappar är gula.

När du skapar en mapp läggs den till i den katalog du befinner dig i. Om du tar bort en mapp hamnar den i papperskorgen.

Om du lägger till en mapp med ett namn som redan finns i den aktuella mappen, lägger systemet till ett suffix (n) till det nya mappnamnet för att göra det unikt.

När du klickar på fliken Dokument på sidan Uppdragsdetaljer kommer du till rotmappen för det uppdraget. Namnet på mappen består av uppdragstyp, uppdragsID och periodens slutdatum (om ett sådant datum har angetts för jobbet). Om en mappmall har definierats för det här uppdraget visas även den mappstrukturen. Du kan lägga till andra mappar i rotmappen eller i andra mappar.

När du klickar på fliken Dokument på en sida med Kontaktuppgifter befinner du dig i rotmappen för den kontakten.

Den här mappen innehåller följande mappar:

Att tilldela: Det här är den standardmapp som väljs när du laddar upp dokument. Den är lämplig för dokument som du vet är relaterade till kontakten på något sätt, men du är inte säker på hur eller var du ska lagra dokumentet. Med andra ord vet du inte om dokumentet är relaterat till ett visst uppdrag. Avsikten är att du ska flytta dokument från den här mappen till rätt mapp beroende på uppdrag. Mappen är avsedd som en tillfällig lagring innan du kan kategorisera dokumentet till tex ett specifikt uppdrag.
Permanent: Den här mappen är avsedd för generella dokument avseende kontakten, som inte är relaterade till ett specifikt uppdrag. Till exempel avtal, företagsbeskrivningar och bedömningar av fortsatt drift.
Kontaktdokument: Mappens syfte är att ge dig en möjlighet att skapa en flexibel mappstruktur enbart för kontakten.
Mappar för Uppdrag: För varje uppdrag som aktiveras på en kontakt, skapas automatiskt en mapp. Dessa mappar finns också tillgängliga för varje uppdrag som skapas för kontakten i modulen Tid & Fakturering.

Notera: Om du har behörighet Dokument - Add Custom Folder kan du inte lägga till mappar i rotmappen, men du kan lägga till mappar i någon av mapparna ovan.

Lägg till en mapp

Välj ett av dessa alternativ:

Öppna sidan med kontaktuppgifter, klicka på fliken Dokument och klicka sedan på den mapp där du vill lägga till den nya mappen.
Öppna sidan med uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument.

Klicka på knappen Ny mapp. Knappen Ny mapp är inte tillgänglig i den översta mapphierarkin på sidan Kontaktuppgifter. Du kan bara lägga till en mapp i någon av undermapparna i huvudmenyn.
Skriv in namnet på mappen.
Klicka på Spara.

Byt namn på en mapp

Du kan inte byta namn på systemmapparna (Att tilldela, Permanent, Kontaktdokument, Kontakt E-post, Uppdragsmappar,och de mappar som tillhandahålls av mappmallen), men du kan byta namn på de mappar som du själv har lagt till.

Öppna den relevanta sidan med kontaktuppgifter eller uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument.
Leta reda på den mapp som du vill byta namn på och markera kryssrutan för den.
Klicka på knappen Byt namn.
Skriv in det nya namnet.
Klicka på Spara.

Ta bort en mapp

Du kan inte ta bort systemmapparna (Att tilldela, Permanent, Kontaktdokument. Uppdragsmappar och de mappar som tillhandahålls av mappmallen), men du kan ta bort de mappar som du själv har lagt till. När du tar bort en mapp hamnar den i papperskorgen, där den kan återställas senare eller tas bort permanent från systemet (ytterligare behörighetsroller krävs).

Öppna den relevanta sidan med kontaktuppgifter eller uppdragsdetaljer och klicka sedan på fliken Dokument.
Leta reda på den mapp du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.