homeHantera taggar
How To

Hantera taggar

Capego Practice Management
Senaste uppdatering: Lästid 3 minuter
Dokumenthantering

    Taggar gör det enklare för dig att organisera, hitta och kategorisera dokument. Fördelen med taggar är också att du kan åsätta ett dokument flera taggar och taggarna finns också kvar under arkiveringstiden.

    För att förenkla användningen av taggar är vissa taggtilldelningar automatiserade. Ett dokument som hör till ett uppdrag får automatiskt uppdragstypens tagg och dokument som som sparas i mapparna Att tilldela, Permanent och Kontakt kommer få tagg för det. Taggar kan läggas till, ändras och visas från dokumentförteckningen. Använd taggfiltret i sökfältet för att söka efter taggar och hitta dokument snabbare.

    Vilka taggar som ska finnas valbara ställer ni själva in. För detta krävs särskild behörighet. 

    Innehåll

    Inställningar: Se valbara taggar och lägga till ny valbar tagg

    1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
    2. Klicka på Dokumenttaggar. En lista över valbara taggar visas.
    3. För att lägga till ytterligare en tagg, klicka på Tagga. Dialogrutan Lägg till tagg visas. I fältet Namn anger du taggnamnet.

      När du skapar taggen kommer det engelska namnet att väljas som standard. Du kan dock tilldela taggen ett svenskt namn genom att klicka på språkvalsalternativet (en/sv). Taggnamnet visas beroende på programmets gränssnittsspråk.
      Klicka på Spara.

    Inställningar: Redigera eller ta bort en valbar tagg

    1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
    2. Klicka på Dokumenttaggar.
    3. Klicka på taggen för att redigera. Dialogrutan Redigera tagg visas. Redigera efter behov och Spara.

    Vill du ta bort taggen helt klickar du på krysset till höger om taggen i förteckningen över dokumenttaggar. Klicka på Ja för att bekräfta borttagning.

    Lägg till eller tilldela tagg när du laddar upp en fil

    Öppna sidan för Dokumenthantering, Kontaktuppgifter eller liknande där du kan ladda upp dokument. 

    1. Klicka på Ladda upp dokument.
    2. Välj filen att ladda upp.
    3. I fältet Taggar anger du taggnamnet eller väljer den tagg du vill tilldela filen.
    4. Klicka på Ladda upp.
      Den angivna taggen kommer automatiskt att kopplas till den uppladdade filen.

    Tilldela tagg till en befintlig fil eller ta bort tagg

    1. Markera dokumentet i dokumentarkivet och välj ikonen för Egenskaper längst till höger.
    2. Välj tagg att lägga till från rullgardinsmenyn eller avmarkera taggar som du vill ta bort. Spara

     Tagga alla filer i samma mapp (massuppdatera)

    Du kan markera en mapp och säga att alla dokument i den mappen ska åsättas en tagg.

    1. Stå på mappraden i dokumentarktivet och markera ikonen för Egenskaper längst till höger. 
    2. Välj taggar som ska tillämpas.
    3. Klicka på Spara.

    Lägg till eller tilldela en tagg med Office 365-tillägg

    Outlook

    Gör så här för att lägga till en tagg när du använder Outlook-tillägget:

    1. Öppna Outlook-tillägget från en e-post som innehåller ett bifogat dokument.
    2. Välj de dokument som ska överföras till rutan för bilagor.
    3. Klicka på taggrutan.
    4. Välj taggar som ska läggas till.
    5. Klicka på Spara.

    Word/Excel

    Gör så här för att lägga till en tagg när du använder Word/Excel-tillägget:

    1. Öppna Word/Excel-tillägget från ett dokument. Taggrutan visas automatiskt.
    2. Välj taggar som ska läggas till.
    3. Klicka på Spara.

    Relaterade dokument

    Processmallar
    Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.
    Lägg till handläggare
    Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.
    Produktutbildning Capego Practice Management
    Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?
    Övervaka din Lagringsanvändning
    Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.
    Åtkomst från mobil eller surfplatta
    Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.