Importera kontakter med CSV

Du kan importera kontakter från ditt gamla system till Capego Practice Management med hjälp av csv fil.

Du hittar funktionen för att importera kontakter via csv-fil under Inställningar > Installation > Importera Klienter. 

OBS! Jobbar du idag med Wolters Kluwer Byrå ska du använda vårt migreringsverktyg istället.

Ladda ner .csv exempelfil

Innan du importerar någon data rekommenderar vi att du laddar ner .csv-filen som finns att ladda ner. Filen fungerar som en mall för dig att använda eftersom den innehåller fältrubriker som fungerar för importen.

1. Klicka Inställningar > Installation > Importera klienter.
2. Klicka på "Hämta exempel på en CSV fil"
3. Spara filen till din dator och öppna den i Microsoft Excel.

Exportera datan från ditt gamla program

Nästa steg är att exportera din kunddata från ditt gamla system till en .csv-fil. Denna process varierar från system till system. Om du är osäker på hur du gör detta, kontakta din programvaruleverantör för hjälp. När du har gjort detta kommer du att ha två .csv-filer: .csv-filsmallen från Capego Practice Management och .csv-filen exporterad från ditt gamla system. 

Förbered datan

Med fördel förbereder och importerar du en .csv-fil som innehåller endast ett urval av dina kontakter, för att testa att den importeras korrekt. När .csv-filen har importerats utan fel och du är nöjd med den importerade datan, kan du fortsätta med att importera alla dina övriga kontakter. 

1. Öppna båda CSV-filerna
2. Studera vår fältguide för att se vilka värden och deras format som förväntas.
3. Jämför fältrubrikerna i .csv-filen från ditt gamla system med de i .csv-filens mall. Använd .csv-filsmallen som en referens och fundera på vilka fält och relaterad data från ditt gamla system du vill behålla. Se till att du hittar en matchning med fältrubrikerna mellan de båda filerna.
4. Använd detta tillfälle för att rensa upp i din data. Till exempel kan du ändra nummerserien för dina klienter om det behövs, eller arkivera borttagna eller inaktiva klienter. 
5. Kopiera och klistra in datakolumnerna från ditt gamla systems .csv-fil till de lämpliga kolumnerna i .csv-filsmallen. 

1. Ta bort kolumner som du inte vill använda. Detta säkerställer att du inte får några felmeddelanden under importen som relaterar till fält du ändå tänker använda.

1. Ställ in Kontakttypen med hjälp av kolumnen Client/Prospect/Lead samt Official kolumnen, så att du slipper ställa in detta senare.
   • T.ex. så kan du skriva C för klient eller P för prospect, Lead stöder vi inte i dagsläget.
   • Vill du importera kontakter som bara är Funktionärer så kan du använda kolumnen Official. Här skriver du O som värde. 

1. Säkerställ att din data är i korrekt format, är det inte korrekt kommer det inte kunna importeras.
2. Spara filen.

Tips för att undvika problem senare:

• Ta bort mellanslag.
• Säkerställ att det inte finns några dubbletter. Det får bara finnas en kontakt för varje klient/kontakt-nummer. Alltså Code kolumnen. Du kan inte ha 2 klienter/kontakter med samma nummer.
• Code kolumnen är obligatorisk
• Entity kolumnen är obligatorisk. Alltså Företagstyp.
  Företagstyper som stöds: Aktiebolag, Bostadsrättsförening, Ekonomisk förening, Enkelt bolag, Enskild firma, Filial, Handelsbolag, Ideel förening, Kommanditbolag, Kommun/kommunalförbund, Privatperson, Registrerat trossamfund, Stiftelse.
• Datumformat som stöds: Det datumformat som du har valt i Byråinställningarna för Byrån.
• Fält där siffror förväntas, får bara innehålla siffror.
• Kolumner som har nummer, till exempel mobiltelefonnummer som börjar med 0, måste formateras som textfält inte numeriska fält.
• Använd inga specialtecken (till exempel %, &, !, etc.). Du kan använda Notepad Plus Plus för att hjälpa dig identifiera om några specialtecken är inbäddade i din .csv-fil.

Importera .csv filen

1. Klicka Inställningar> Installation > Importera Klienter.
2. Klicka Välj fil och bläddra fram din CSV-fil.
3. Klicka Importera.
4. Åtgärda eventuella fel.
   • Ifall det är några fel, kommer de att visas längst ner på sidan.
   • Använd denna guide för att åtgärda felen.
   • Gå tillbaka till .csv-filen och gör de nödvändiga korrigeringarna. Importera sedan filen igen.
5. Klicka på Kontakter för att se resultatet av din import och kontrollera att det har blivit korrekt.

Ifall du vill ändra data som har blivit importerad kan du göra ändringarna i din CSV-fil för att sedan importera filen igen. Då skrivs data över med din ändringar. Du kan såklart också ändra enstaka kontakter inifrån Capego Practice Management.