Inställningar för kontakter

Under Inställningar > Kontakter behöver du som är Administratör gå igenom alla inställningar och göra de justeringar som din byrå önskar.

Allmänt

Här redigerar du allmänna kontaktinställningar

Automatisk klientnummer - standardinställningen är i bockat. Bockas det ur blir fältet blankt och du får manuellt fylla i ett klientnummer som är ledigt. Anger du ett redan upptaget nummer kommer systemet att generera ett nytt ledigt nummer. Du kan ändra det manuellt i efterhand. Programmet kan inte hantera dubbletter.
Nästa lediga klientnummer - fyll i startnummer för vilket klientnummer nästa kontakt får. För att få en bättre struktur på sorteringen föreslår vi att du alltid har minst 3 siffror i numret.
Etikett för anpassad adress - standard är Faktura. Under Adress på Grunddata för Kontakter/Klienter ser du rubriker till två alternativa adresser, Post och Faktura. Du kan här justera Faktura.
Aktivera kontaktbehörigheter - standardinställningen är i bockat. Här kan du som är administratör begränsa åtkomst till kontakter/klient för dina handläggare.
Begränsa kontaktåtkomst när nya grupper eller handläggare skapas - standardinställningen är ur bockat. Bockar du i här kan du när du skapar ny grupp eller handläggare skapa begränsningar för grupper och handläggare. Läs mer om hur det fungerar under rubiken Kontaktbehörigheter.

Företagstyper

Här finns en lista med de Företagstyper som vi stödjer i Capego Bokslut och Skatt (i stort sett alla företagstyper i Sverige). Du kan lägga till egna Företagstyper om du så önskar, men det är inget som vi rekommenderar.

Du kan ta bort de Företagstyper som inte har används i en kontakt.

Kolumnen Bolagskategori kommer att justeras inom kort.

Anteckningskategorier

Du kan redigera, ta bort och lägga till Anteckningskategorier. När du går till en kontakt och väljer fliken Anteckningar och Lägg till får du välja Kategori för din anteckning i rullgardinsmenyn. Standard är Kundbesök, Notering, Telefon och Påminnelse.

Branscher

Här hittar du en lista på de Branscher och SNI-koder som finns i Sverige. Under kolumnen SNI framgår hur många SNI-koder som hör till respektive Bransch. Du kan lägga till Bransch om du så önskar, men det är inget som vi rekommenderar.

När du öppnar en kontakt i redigeringsläge kan du lägga till Bransch och SNI-kod i fliken Profil, du välja Bransch i rullgardinsmenyn och därefter SNI-kod. Klicka på Spara

Kontaktbehörighet

OBS! Detta avsnitt visas bara om du Aktiverat kontaktbehörigheter under avsnittet Allmänt

Här ser du en lista på alla Handläggare och vilka klienter och kontakter de har åtkomst till. Du kan här begränsa behörighet till enskilda klienter mm.

Egendefinierade fält

Här kan du skapa egendefinierade fält som syns på dina kontakter.

I vår kunskapsartikel Egendefinierade fält kan du läsa mer om hur den funktionen fungerar.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.