Du kan skapa uppdrag i Capego Practice Mangagement ett och ett, i bulk (till exempel alla dina årsredovisningsuppdrag i början av året) eller som återkommande uppdrag (till exempel månadsuppdrag). Att massupprätta uppdrag och/eller sätta upp återkommande uppdrag sparar dig mycket tid och säkerställer att du inte glömmer att skapa uppdrag varje månad/period.
Lägg till ett uppdrag manuellt
- Välj ett av dessa alternativ för att börja:
- Klicka på Uppdragshantering > Uppdragshantering.
- Klicka på Tid och fakturering > Min tidrapport.
- Klicka på Kontakter > Klienter och leta sedan upp och välj önskad klient. När sidan med Kontaktuppgifter visas klickar du på fliken Uppdragshantering.
- Klicka på knappen + Uppdrag.
- Klicka på sökikonen bredvid fältet Klient för att hitta och välja klienten (om du inte valt det sista alternativet, då är klient redan vald).
- Välj uppdragstyp från rullgardinsmenyn.
- Ställ in periodens slutdatum, om det behövs, med hjälp av kalenderikonen.
- Redigera de anpassade gruppfiltren om det behövs.
- Om du har skapat anpassade grupper och filter för ditt företag (för uppdrag och kontakter), visas de här, till exempel fälten Kontor och Team nedan.
- Som standard har uppdraget sina fasta grupper automatiskt inställda på vad som än är inställt i kontaktuppgifterna.
- Redigera Uppdragsansvarig om det behövs.
- Detta är standard för partnern eller chefen, beroende på dina uppdragsinställningar, eller de automatiska resurserna som ställs in i Kontakter.
- Den här personen hanterar uppdraget och kan få automatiska e-postmeddelanden allt eftersom uppdraget fortskrider, om du har aktiverat dem.
- Välj den användare som Tillfälligt ansvarig för uppdraget, om det behövs (om den funktionen är aktiverad, är den inte aktiverad syns inte raden).
- Använd kalenderikonen för att välja startdatum och klart senast datum för uppdraget.
- Ändra uppdragsstatus om det behövs - den ursprungliga standardstatusen är inställd på den första statusen för den valda uppdragstypen.
- Ange prioritet för uppdraget, enligt ditt företags riktlinjer.
- Skriv en beskrivning av uppdraget i rutan Uppdragsdetaljer om det behövs.
- Du kan till exempel ange detaljerade instruktioner för uppdraget.
- Ange ett belopp för Ingående pågående arbete och Beskrivning öppningssaldo om det behövs.
- Du kan ange Ingående pågående arbete för uppdrag manuellt som ett alternativ till att importera den informationen när du börjar använda Tid och fakturering i Capego Practice Mangagement.
- Ange ett belopp i något av fälten Avtalat pris och Uppdragsbudget, beroende på situationen:
- I fältet Avtalad pris anger du det belopp som du har avtalat att debitera kunden (fast pris). Detta blir fast pris beloppet som visar på fakturan och kommer att visas i fältet Uppdragsbudget i rapporter och uppdragslistor. Detta åsidosätter alla överenskomna avgifter som du kan ha skapat för kunden.
- Ange den uppskattade kostnaden för uppdraget i fältet Uppdragsbudget. Detta belopp visas inte på fakturan. Fakturan skapas då utifrån nedlagd tid och utlägg.
- Klicka på Spara.
Notera:
Ett belopp som skrivs in i fältet Ingående pågående arbete på uppdrag eller importeras via import pågående uppdrag inkluderas i Pågående uppdrags-panelen på Hemskärmen/Dashboarden.
Relaterade dokument
Processmallar
Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.
Lägg till handläggare
Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.
Produktutbildning Capego Practice Management
Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?
Övervaka din Lagringsanvändning
Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.
Åtkomst från mobil eller surfplatta
Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.