Lär dig mer om kontakter

Capego Practice Management Kontakter är en databas där du kan registrera uppgifter om alla dina kontakter, oavsett om de är klienter, prospekt, funktionärer eller grupper. Kontakter är en kärnmodul i Capego Practice Management och alla andra moduler körs från Kontakt-databasen, så det är viktigt att du ställer in Kontakter innan du börjar använda de andra modulerna.

Först rekommenderar vi att du redigerar inställningarna för Kontakter så att de passar din organisation. Du gör detta via Inställningar - Kontakter. Du kan sedan importera dina kontakter med hjälp av Byrå importverktyg eller med CSV fil. Det går även bra att lägga till dina kontakter manuellt.

När du har importerat eller lagt till dina kontakter och klickar på Kontakter > Klienter visas en lista över alla dina företagskontakter.

Klicka på en kontakt för att öppna dennes profil, där du ser följande flikar:

Vad du kan göra
Grunddata	Få tillgång till en sammanfattning av kontaktens uppgifter, inklusive namn, klientnummer och kontaktuppgifter
Uppdragshantering	Få åtkomst till de uppdrag som för närvarande är öppna för en kund samt de 10 senaste avslutade uppdragen, om du har Tid & Fakturering
Fakturering	Få åtkomst till kundens pågående, utkast till fakturor, de senaste 10 slutförda fakturorna, äldre fordringar och de senaste transaktionerna för fordringar om du har Tid & Fakturering
Relationer & grupper	Få åtkomst till kontaktpersonens kontakt- och faktureringsgrupper samt funktionärer som är kopplade till klienten
Resurser & priser	Få åtkomst till klientens inställningar för resurser, automatiska priser, avvikande timpriser samt styra vilka handläggare som arbetar på respektive uppdrag om du har Tid & Fakturering
Egendefinierade fält	Visa kontaktens personliga fält
Anteckningar	Se klienten/kontaktpersonens anteckningar
Dokument	Visa din klient/kontakts dokument.
Kommunikation	Klientens e-post som sparats från Outlook.

Capego Practice Management - Använd sidan Kontakter

Capego Practice Management - Massuppdatera kontaktuppgifter

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.