Processmallar

Processmallar använder du för att på ett enkelt sätt lägga till uppdrag med detaljerade processteg för dina klienter.

Det finns ett antal processmallar som ingår när du köper tjänsten. Vi rekommenderar att du går igenom och justerar dem innan du lägger in kontakter och kopplar dem till respektive klient. När en process är använd kan du inte byta namn på den och de ändringar du gör slår inte igenom på processer som redan kopplats till en klient.

Du hittar processmallarna under Inställningar - Byråstöd - Processmallar

En processmall är uppbyggd med

Milstolpar
Aktiviteter
Referensdatum
Datumregler

Du kan redigera eller skapa ny (förutom referensdatum där du bara kan skapa nya). När en Milstolpe, Aktivitet eller Datumregel har används i en processmall kan du inte byta namn på dem eller ta bort dem.

Troligen behöver du redigera alla processmallarna för att de ska stämma med din byrås riktlinjer och rutiner.

I nedanstående länkar hittar du några förslag på enkla mallar, förutom de som finns i default-läget

Årsbokslut (K1 eller K2 Årsbokslut)

Årsbokslut med årsredovisning

Inkomstdeklaration privatperson

Inkomstdeklaration juridisk person

Redovisning med periodbokslut

Redigera processmall

Du redigerar med hjälp av redigeringspennan och de tre prickarna på högersida vid respektive milstolpe/aktivitet.

När du lägger till en milstolpe eller en aktivitet finns det en rullist där du kan söka på befintliga poster. Hittar du inte det du önskar skriver du in det namn du önskar så skapas den milstolpen/aktiviteten upp. Tänk noga igenom vilka namn du vill ha, för så fort ,en milstolpe/aktivitet har används i en processmall, kan du inte redigera namnet.

Milstolpar och Aktiviteter

För milstolpar är det bara ett namn som läggs upp. Det är som en övergripande rubrik för ett antal aktiviteter.

När du lägger till en aktivitet kan du välja att den ska vara obligatorisk (då kan du inte fortsätta i processen förrän den är klar). Du väljer också vem som ska utföra aktiviteten och vilken roll den personen har (obligatoriska fält att fylla i). Till sist kan du välja ett förfallodatum antingen från listan med datumregler eller så skapar du upp en ny genom att skriva namnet och lägga in månad, dag, preferens och referensdatum.

Ta bort processmall

En processmall kan bara tas bort om så länge som den inte är kopplad till någon klient. Du tar bort en processmall genom att öppna den och klicka på knappen Flytta till utkast längst ner till höger i vyn. När statusen är ändrad till utkast kommer papperskorgsikonen att bli röd och du kan ta bort processmallen.

Relaterade dokument

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.

Överför pågående arbete

Dokumentet beskriver hur man hanterar funktionen "Överför Pågående arbete" i ett uppdragshanteringssystem. Det finns tre sätt att överföra arbete: från detta uppdrag till nytt uppdrag, till annat uppdrag eller från annat uppdrag till detta. Endast pågående arbete, inte tid, överförs, vilket kan påverka rapporter. Steg-för-steg instruktioner ges för att överföra arbete och för att ta bort en överföring om ett misstag begåtts, inklusive krav på att arbete inte får vara fakturerat för att tas bort. Rekommendation ges att begränsa överföringar och istället använda ändra pågående arbete vid behov.