Resursallokeringar; massuppdatera handläggare mm

I funktionen Resursallokeringar som du hittar under Uppdragshantering kan du Ta bort, Ändra resurs (handläggare) samt Lägga till resurs på ett eller flera uppdrag samtidigt. Du kan även Ändra timmar och Ändra uppdragstyp på ett eller flera uppdrag samtidigt.

Massuppdatera - Ta bort, Ändra resurs, Ändra timmar, Ändra uppdragstyp

Genom sök-funktionen filtrerar du fram en lista avseende tex en resurs eller en klient beroende på vad du vill massuppdatera. Sedan markerar du de klienter eller uppdrag som du vill ändra. Markera till vänster i träfflistan och välj sedan Ta bort, Ändra resurs, Ändra timmar eller Ändra uppdragstyp beroende på vad du vill göra.

Massupprätta resursallokering

Du kan också använda den mer omfattande funktionen för att massupprätta resursallokering (skapa nya resurser mm). När du klickar på +Massupprätta resursallokering kan du göra mer avancerade filter och t ex lägga till en handläggare på flera klienter samtidigt.

1) Gå till Uppdragshantering - Resursallokeringar och välj +Massupprätta resursallokering

2) Under rubriken Inställningar för resursallokering väljer du vilka inställningar som du vill lägga till.

- Uppdragstyp (alla eller markera val)
- Roll (ingen eller markera val)
- Resurs (välj den medarbetare som du vill lägga till)
- Allokerade timmar (redigera om tillämpligt)
- Gör uppdragsansvarig (markera om tillämpligt)
- Tillfälligt ansvarig (markera om tillämpligt)

3) Under rubriken Kontaktfilter kan du skapa filter för vilka typer av kontakter som ska ändras (I nästa vy kommer du att kunna se kontakter enligt urval och välja bort kontakter från listan). I rullgardinsmenyerna kan du välja att filtrera fram på:

- Kontakttyp
- Partner
- Klientansvarig
- Företagstyp
- Bransch
- Räkenskapsårets slutmånad
- Årsredovisningsmånad (den månad då årsredovisningen ska vara färdig)

4) När du gjort dina val klickar du på Nästa

5) En lista med de kontakter som stämmer på ditt filter visar sig. Om du inte vill ändra för alla, avmarkerar du på listans vänstra sida.

6) Välj Skapa resursallokeringar och Avsluta. Klienter(kontakter)/uppdrag är nu uppdaterade enligt de nya inställningar som du har valt.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.