Skapa egna mallar för mappstrukturer

Du kan skapa egna mallar på mappstrukturer som du kan använda för kontakter och uppdrag. 

En mappmall, uppbyggd efter en egen framtagen mappstruktur, kommer att vara tillgänglig på fliken Dokument på sidan för de kontakter eller uppdrag som är länkade till mappmallen.

Du kan skapa mappmallar för bolagskategorier och uppdragstyper, en mall per typ. Om du vill använda en enda mappmall för alla dina kontakter och en annan mappmall för uppdrag, kan du definiera en standardmappmall för alla bolagskategorier och en standardmappmall för alla uppdragstyper.

Innehåll

• Lägg till en mappmall
• Göra inställningar för en mappmall
• Ändra en mappmall
• Ta bort en mappmall

Lägg till en mappmall

Gör så här för att lägga till en mappmall:

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Mappstrukturer och sedan på fliken Kontakter eller Uppdragshantering.
3. Klicka på knappen Mall. Dialogrutan att lägga till mall visas.
4. I listan Bolagskategori eller Uppdragstyp väljer du den bolagskategori eller den uppdragstyp som du vill lägga till en mappmall för.
   När det redan finns en mappmall för en bolagskategori eller en uppdragstyp visas den inte längre som ett valbart alternativ i listan.
5. I området Namn anger du namnet på mappmallen.
6. Om du vill använda samma mappstruktur som för en annan mappmall, välj den i listan Duplicera mappstruktur.
7. Klicka på Spara.
8. Klicka på den skapade mappmallen.
   Sidan Mappstruktur - Kontakter eller sidan Mappstruktur - Uppdragshantering visas.
9. Skapa din mappstruktur. Använd dra och släppfunktionen för att få dina mappar och undermappar i önskad ordning. 

 Göra inställningar för en mappmall

När sidan Mappstrukturer - Kontakter eller Mappstrukturer - Uppdragshantering visas kan du göra följande inställningar:

1. Använda en standardmappmall: om du vill att en standardmappmall ska användas för alla kontakter eller uppdragstyper, markera kryssrutan Ange som standard.
2. Mallmappstruktur: lägg till, namnge och bygg den mappstruktur som uppfyller ditt behov.

• För att lägga till en mapp, klicka på knappen +Mapp. I dialogrutan  anger du mappnamnet och klickar på Spara.
• För att flytta en mapp under en annan mapp, välj mappen och dra den till den plats där du vill att den ska finnas (vid roten eller under en mapp).
• För att byta namn: välj mappen som du vill byta namn på och klicka sedan på knappen Byt namn. I dialogrutan Byt namn anger du det nya mappnamnet och klickar på Spara.
• För att radera: välj mappen som du vill ta bort och klicka sedan på knappen Ta bort. Klicka på Ja för att bekräfta.

Ändra en mappmall

Gör så här för att ändra en mappmall:

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Mappstrukturer och sedan på fliken Kontakter eller Uppdragshantering.
3. Klicka på den mappmall som du vill ändra.
   Sidan Mappstruktur - Kontakter eller sidan Mappstruktur - Uppdrag visas.
4. Gör önskade ändringar. För att lära dig hur, se avsnittet Göra inställningar för en mappmall nedan.

Ändringar som görs i en mappmall återspeglas omedelbart i mappstrukturen där den förekommer på en kontakt- eller uppdragssida. Dock slår inte malländringar igenom i befintliga mappstrukturer som används och det finns filer uppladdade i. Det gäller tex om du raderar mappar i en mallmapp. En sådan förändring överförs inte till klientens dokumentarkiv om mappen redan används. Enbart namnet på en mallmapp kan redigeras och få genomslag även när mallmappen används på klient eller uppdrag. 

Ta bort en mappmall

Du kan bara ta bort en mappmall om den inte används, det vill säga om ingen fil finns sparad i en av mapparna i mallen.

Gör så här för att ta bort en mappmall

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Mappstrukturer och sedan på fliken Kontakter eller Uppdragshantering.
3. Klicka på krysset till höger för den mappmall som du vill ta bort.
4. Klicka på Ja för att bekräfta.