Skapa grupperingar

Anpassade grupper är användbara för företag med flera kontor eller avdelningar som vill organisera kontakter, uppdrag och handläggare i företagsgrupper såsom kontor, avdelning eller båda. När anpassade grupper har ställts in kan de användas som filter på olika sidor, såsom sidan Lägg till uppdrag, Kontaktlistan etc.

Skapa grupperingsalternativ

Funktionen finns under Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar

Lägg till gruppalternativ
Redigera alternativ
Ta bort alternativ
Dölj alternativ
Visa alternativ

Du kan aktivera högst två anpassade grupper för kontakter, uppdrag och handläggare.

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Markera kryssrutan för att aktivera anpassad grupp 1 och ange sidan ett namn för gruppen. Du måste ange både ett engelskt namn och ett svenskt namn (det kan vara samma).
Ifall du önskar ytterligare ett grupperingsalternativ upprepar du stegen för grupp 2.
Välj vilka delar grupperna ska gälla för: Kontakter, Uppdragshantering och/eller Handläggare.

Lägg till ett gruppalternativ

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Klicka på Lägg till gruppalternativ under grupp 1 eller 2.
I fältet Beskrivning anger du alternativets namn.
Kom ihåg att ange både ett engelskt namn och ett svenskt namn.
Klicka på Spara.

Redigera ett gruppalternativ

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Klicka på namnet på det alternativ du vill redigera.
Redigera alternativets namn i fältet Beskrivning.
Klicka på Spara.

Ta bort ett gruppalternativ

Du kan inte ta bort alternativ som är aktiva på kontakter, uppdrag eller handläggare. Använd döljikonen för att dölja gruppalternativet.

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Klicka på Krysset på raden för det alternativ du vill ta bort.
Klicka på Ja för att bekräfta.

Dölj ett gruppalternativ

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Klicka på minusknappen på raden för det alternativ du vill dölja.
Klicka på Ja för att bekräfta.

Visa ett tidigare dolt gruppalternativ

Gå till Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar
Klicka på plusknappen på raden för det dolda alternativ du vill visa igen.
Klicka på Ja för att bekräfta.

Tilldela grupp till kontakt

När du har skapat anpassade grupper kommer de att visas som alternativ när du lägger till eller redigerar en kontakt. Anpassade grupper finns i avsnittet Tilldelad till till på fliken Grunddata under Klientuppgifter. När du redigerar en befintlig kontakt klickar du på Redigera på fliken Grunddata vid Klientuppgifter.

Använd gruppfiltrering - kontaktlistan

Klicka på Kontakter > Alla kontakter.
Klicka på sökikonen.
Välj den eller de grupperna som du vill filtrera efter.
Klicka på Sök – en lista över kontakter som matchar dina sökkriterier visas.

Använd gruppfiltrering - rapporter

Filtrera kontaktrapporterna

Klicka på Rapporter > Alla rapporter.
Klicka på fliken Kontakter .
Klicka på rapporten du vill ta fram.
Välj gruppalternativ (platsen för dessa beror på rapporttypen).
Kör rapporten.

Tilldela grupper till ett uppdrag

Om du har ställt in anpassade grupper kommer de att visas som alternativ när du lägger till ett enskilt uppdrag, lägger till uppdrag i bulk, skapar en uppdragsmall, massupprättar uppdragsmallar eller redigerar ett uppdrag.

Använd gruppfiltrering- uppdragslistan

Klicka på Uppdragshantering > Uppdragshantering.
Klicka på önskad flik, t.ex. Pågående
Klicka på Sök ikonen.
Välj den eller de grupper som du vill filtrera efter.
Klicka på Sök – en lista över uppdrag som matchar dina sökkriterier visas.

Tilldela grupp till en handläggare

När du har skapat grupper kommer de att visas som alternativ under handläggare.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.