Ställ in arkiveringsperioder

Dokumenthantering

I Inställningar - Dokumenthantering kan du ställa in arkiveringsperioder för de dokument som laddas upp i tjänsten.

Det finns en arkiveringsperiod som tillämpas som standard och som per automatik tillämpas på alla dokument. Det är dock möjligt att tilldela en annan arkiveringsperiod per uppdragstyp eller egna kategorier. En användare kan också manuellt tilldela ett arkiveringsdatum för ett dokument.

När arkiveringstiden för dokumentet har uppnåtts, flyttas dokumentet till papperskorgen. Även papperskorgen har en arkiveringstid (tex 1 år) och dokument återfinns i papperskorgen fram till denna tid har löpt ut eller papperskorgen töms manuellt. Du kan med andra ord återställa dokument som har flyttats till papperskorgen.  När tidsfristen i papperskorgen har löpt ut kommer dokumenten att raderas permanent.

Innehåll

• Standardperiod för arkivering
• Papperskorg
  
• Töm papperskorgen
• Arkiveringstid hierarki
  
• Lägg till en arkiveringsperiod
  
• Ändra en arkiveringsperiod
  
• Ta bort en arkiveringsperiod

Standardperiod för arkivering

Arkiveringsperioden är som standard inställd på 7 år. När denna tidpunkt är uppnåd, flyttas dokumentet till Papperskorgen.

Du kan ändra perioden. Mer information finns i hjälpavsnittet "Ändra en arkiveringsperiod" nedan.

Papperskorg

Filer flyttas automatiskt till papperskorgen när inställd arkiveringstid har uppnåtts för ett dokument. Filerna ligger kvar i papperskorgen under en vald tidsperiod innan det raderas automatiskt.  En schemalagd aktivitet tar bort filer som lagrats i papperskorgen baserat på den arkiveringsperiod som definierats som standard för rensning av papperskorgen (Inställningar > Dokumenthantering > Automatisk arkivering). Innan den slutliga tidpunken för att dokumentet raderas, kan du härifrån återställa ett dokument eller manuellt radera ett dokument permanent.

Töm papperskorgen

Standardperioden för hur länge dokument ligger kvar i papperskorgen är inställd på 1 år. Den börjar löpa från det ögonblick då ett dokument flyttas till papperskorgen.

Du kan ändra perioden. Mer information finns i hjälpavsnittet "Ändra en arkiveringsperiod" nedan.

Observera att alla dokument i papperskorgen kommer att raderas permanent efter denna tidsfrist, och de datum som har tilldelats manuellt, taggen Permanent samt andra inställningar kommer inte att beaktas av papperskorgens arkiveringstidpunkt.

Arkiveringstid hierarki

Arkiveringstidpunken för när ett dokument flyttas till papperskorgen och därefter raderas baseras på följande logik:

• ett dokument med taggen Permanent raderas aldrig;
• ett arkiveringsdatum som anges manuellt har prioritet över det datum som anges i inställningarna;
• ett arkiveringsdatum som tilldelats från en lagringsperiod för en tagg prioriteras:
  
  • om två eller flera taggar används på samma dokument och om mer än en arkiveringsperiod finns på dessa, kommer den längsta perioden att gälla;
• om inget arkiveringsdatum kan tilldelas från en en tagg, kommer arkiveringsdatumet att ställas in från uppdragstypen (detta gäller endast om uppdragstyp);
• om inget arkiveringsdatum tilldelas från de poster som beskrivs ovan, kommer arkiveringen för dokumentet att baseras på inställningarna för standardperioden för lagring.

Lägg till en arkiveringsperiod

Gör på följande sätt för att lägga till en arkiveringsperiod:

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Automatisk arkivering.
3. Klicka på knappen Arkiveringsperiod. 
   Dialogrutan Lägg till arkiveringsperiod visas.
4. I listan Välj typ väljer du den typ som du vill lägga till en arkiveringsperiod för.
5. Det andra listvalet beror på ditt tidigare val. Välj i listan den uppdragstyp eller den tagg som du vill basera en arkiveringsperiod på.
6. Ange önskad period i fälten Ange arkiveringsperiod.
   Observera att arkiveringsperioden måste vara minst en månad lång och inte får överstiga 30 år.
7. Använd något av följande alternativ för att spara ändringarna:
   
   • klicka på Spara för att spara ändringarna och stänga fönstret; eller
   • klicka på pilen nedåt, på knappen Spara och klicka sedan på Spara och ny för att spara dina ändringar och lägga till ytterligare en arkiveringsperiod.

Ändra en arkiveringsperiod

Gör så här om du vill ändra en arkiveringsperiod:

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Automatisk arkivering.
3. Klicka på den rad som motsvarar den period du vill ändra. 
   Dialogrutan Redigera arkiveringsperiod visas.
4. Ange ditt nya val för antal år och månader i fälten Ange arkiveringsperiod.
5. Klicka på Spara.

Ta bort en arkiveringsperiod

Gör så här för att ta bort en arkiveringsperiod:

1. Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
2. Klicka på Automatisk arkivering.
3. Klicka på krysset längst ut till höger på den arkiveringsperiod du vill ta bort.
4. Klicka på Ja för att bekräfta.