Uppdragsmallar - skapa återkommande uppdrag

Om du har uppdrag som upprepas regelbundet, till exempel årsredovisningar och löner, rekommenderar vi att du skapar Uppdragsmallar i Kontakter, så att dessa uppdrag kan skapas automatiskt åt dig. Du bestämmer cykeln för uppdraget, när det ska skapas, startdatum för uppdraget och klart senast tid. Detta säkerställer att du alltid har relevanta uppdrag öppna och redo för dina kunder, och sparar tid och ansträngning att komma ihåg att skapa dem manuellt. Du kan även massupprätta uppdrag, läs mer om det i Capego Practice Management - Lägg till flera uppdrag samtidigt, Massupprätta uppdrag

Obs! Klicka här för att lära dig hur du aktiverar inställningen för Uppdragsmallar.

Om värdet Automatisk väljs för uppdragsansvarig när du ställer in återkommande uppdrag, kommer kontaktansvarig att tilldelas som uppdragsansvarig när uppdraget skapas.

Innehåll

• Lägg till ett Uppdragsmallar
• Hantera återkommande uppdrag

Lägg till en Uppdragsmall

För alla Uppdragsmallar gäller följande:

• Du kan bara skapa en post per uppdragstyp, till exempel kan endast ett återkommande Boksluts-uppdrag skapas per kund.
• Återkommande uppdrag kommer inte att skapas om ett annat uppdrag med samma uppdragstyp finns och delar samma periods slutdatum. Det kommer dock att skapa det återkommande uppdraget för nästa period.

Tips: Om du vill att dina framtida uppdrag ska visas i Kapacitetsplanering, se till att du också ställer in automatiska resurstilldelningar.

1. Klicka på Kontakter > Alla kontakter.
2. Klicka på raden för önskad kontakt för att öppna kontaktuppgifterna.
3. Klicka på fliken Uppdragshantering.
4. Klicka på Uppdragsmall i panelen Uppdragsmallar.
5. Välj en uppdragstyp från rullgardinsmenyn Uppdragstyp.
6. Välj Process i rullgardindmenyn om din byrå jobbar med Procesmallar. 
7. Välj Periodlängd i rullgardinsmenyn:
   
   • De möjliga värdena är: Dag, Månad, Vecka och År.
8. Använd kalenderikonen  för att välja Nästa periodslut.
   
   • Detta fält avgör vilken dag, till exempel varje månad, det återkommande uppdraget slutar och därmed när nästa startar.
   • Detta datum uppdateras automatiskt varje gång ett nytt uppdrag skapas.
     
     Om du skapar en uppdragsmall för den aktuella perioden kommer jobbet inte att visas i Capego Practice Management förrän den dagliga uppdateringen körs över natten. Du kommer att se uppdraget nästa dag.
     
     
9. I rullgardinsmenyn Skapa uppdrag vid väljer du antingen Periodstart eller Periodslut.
10. I tillämpliga fall, ange Startdatum:
    • De möjliga värdena är: Inga, Periodens start, Dagar/veckor/månader efter perioden startar.
11. I tillämpliga fall, ange Klart senast
    • De möjliga värdena är: dagar/veckor/månader efter periodslut och slutet på årsredovisningsmånaden.
    • Detta används för kapacitetsplanering. Du kan till exempel ange en LÖN-uppdragsperiod som ska sluta den 15 i månaden, men ge din personalmedlem ett målslutdatum för den 22 i månaden, så att han eller hon har ytterligare en vecka på sig att avsluta uppdraget.
    • Om du väljer slutet på årsredovisningsmånaden kommer alternativet Årlig räkenskapsmånad (sista månaden i räkenskapsåret). Den kommer som standard från inställningen på klientens Profil flik, men du kan välja en annan period från rullgardinsmenyn om du så önskar.
12. Välj relevanta alternativen för alla anpassade grupper som din byrå har aktiverat.
13. Välj Uppdragsansvarig
    • Standardinställningen är Automatisk, vilket innebär att uppdragsansvarig kommer att väljas baserat på andra faktorer, som:
    • inställningarna i uppdrag, för om en partner eller klientansvarig ska användas som uppdragsansvarig;
    • eller den automatiska resurstilldelningen, där resursen kan tilldelas som uppdragsansvarig för uppdraget. Detta kommer åsidosätta inställningen för partner/chef.
    • Om du väljer ett användarnamn från listan blir den användaren uppdragsansvarig och detta kommer att åsidosätta den automatiska uppdragsansvarige.
14. Välj den status du vill att uppdraget ska börja på.
15. Ange en Uppdragsbudget om det behövs.
    • En budget är användbar för framtida intäktsrapportering i rapporten för förfallna uppdrag.
    • Ange ingen budget om du har satt upp ett avtalat arvode för det här uppdraget
16. I tillämpliga fall anger du en arbetsbeskrivning i avsnittet Uppdragsdetaljer.
17. Klicka på Spara.

Hantera återkommande uppdrag

Du kan använda rapporten Uppdragsmallar (återkommande uppdrag) för att se alla uppdragsmallar som har skapats för dina kunder.

Så här hanterar du dina återkommande uppdrag:

1. Klicka på  Uppdragshantering > Uppdragsmallar – du kommer att se en lista med inställningar, inte en lista över faktiska uppdrag (för att se en lista över uppdrag klicka Uppdragshanteing > Uppdragshantering).
2. På sidan Uppdragsmallar kan du:
   
   • Klicka på raden med önskad återkommande uppdragsinställning för att visa och redigera informationen i kontaktmodulen.
   • Använd sök- och filtreringsalternativen för att söka efter specifik information, till exempel filtrera efter Boksluts-uppdrag.
3. Hantera de uppdragsmallar efter behov:
   
   • Lägg till Massupprätta uppdragsmallar  - skapa återkommande uppdrag för mer än en klient, där inställningarna är desamma.
   • Massuppdatera - ändra en eller flera inställningar för Uppdragsmallen. Ändra önskade fält. Klicka på Nästa 
   • Välj vilka uppdragsmallar du vill uppdatera och klicka därefter på Verkställ ändringar