Versionshantering av filer

En av nyckelfunktionerna i Dokument är dess versionshantering. Du kan ha flera versioner av samma fil.

En ny version av en fil skapas när en fil skrivs över. Det händer när du:

Öppnar, redigerar, sparar och stänger en fil från dokumentarkivet.
Laddar ner en fil manuellt och sedan laddar upp den igen i dokumentarkivet.
Byter namn på en fil.

I ovanstående situationer blir det ursprungliga filnamnet och innehållet den första tidigare versionen, och det nya filnamnet och innehållet blir den nuvarande versionen.

Du kan se historik för filen, i form av en lista över de versioner filen har. Om du har utökad behörighet kan du göra en kopia eller ladda ner en tidigare version av en fil. Du kan också återgå till en tidigare version av en fil. Detta är användbart, till exempel om du gör ett misstag när du redigerar en fil.

Innehåll

Visa filversionshistorik
Ladda ner, återställ eller kopiera en version av en fil
Ändra inställningen för antal möjliga dokumentversioner

Visa filversionshistorik

För att se versionshistorik och tidigare versioner av en fil klickar du på kugghjulet för aktuellt dokument i dokumentförteckningen.

Ladda ner, återställ eller kopiera en version av en fil

Versionshistoriken visar en lista över tidigare versioner av filen. Om du har en högre behörighet kan du utföra följande:

Klicka på länken Ladda ned för att ladda ner en tidigare version av en fil.
Klicka på länken Återställ för att återgå till en tidigare version av filen:
- Den versionen av filen ersätter den aktuella versionen av filen, och den aktuella versionen av filen blir den senaste tidigare versionen.
- Senaste uppdateringsdatumet uppdateras för den nya versionen.

Klicka på länken Kopiera för att kopiera den tidigare versionen av filen. Den kopierade versionen blir en ny oberoende fil, utan tidigare versionshistorik.

Ändra inställningen för antal möjliga dokumentversioner

Som standard kommer systemet att spara ett obegränsat antal versioner av dina filer. Däremot kan ditt företag ta bort denna standardinställning och ange det maximala antalet versioner som ska behållas. När det maximala antalet versioner har nåtts, om en ny version av en fil skapas, kommer den äldsta versionen att raderas permanent.

Klicka på Inställningar > Dokumenthantering.
Klicka på Versionskontroll.
Avmarkera kryssrutan Obegränsat antal.
I rutan Antal versioner som ska behållas anger du önskat antal (från 1 till 999).

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.