Instellingen en werkwijze aanmaningen in Adsolut

Metadata:|CB|Ads|Aanmaningen|
Om te kunnen aanmaningen versturen is het eerst nodig de mailinstellingen in orde te zetten binnen Adsolut.
Dit artikel legt uit hoe dit moet gebeuren: De mailinstellingen van Adsolut
Het is aangeraden dit samen te doen met uw IT-Partner

Hoe de aanmaningen instellen in Adsolut
Stap 1: Stel de instellingen in bij parameters
Ga in het dossier > Parameters > Boekhouding

Niveau aanmaningen
Vul per niveau volgende velden in:

E-mail afzender: Dit het mailadres vanwaar er verzonden gaat worden.
Naam afzender: Dit is de naam van de schuldeiser
Facturen mailen: Als dit aangevinkt staat wordt de openstaande factuur in bijlage van de aanmaningsmail gestopt.
%intrest: duidt per niveau aan hoeveel % intrest er geëist wordt bij nalatigheid.
Aantal dagen vorig niveau: geef het aantal dagen in dat moet overschreden zijn vooraleer het
systeem naar een volgend niveau mag gaan.

Teksten aanmaningen
Hier kan je per niveau een andere tekst versturen in de aanmaning.
Er kan gebruik gemaakt worden van parameters.
Zie hier welke parameters gebruikt kunnen worden in de mail.

Als de tekst leeg blijft dan wordt de tekst gebruikt vanuit het systeembeheer.
Deze vind je terug onder: Systeembeheer > Instellingen Logistiek Beheer > Teksten 'AANMANINGMAILBIJLAGE'

Stap 2: Stel de instellingen in bij de relatie
Ga in het dossier > Boekhouding > Relatie
Duidt per relatie aan:

tab algemeen: aanmaningen > aanvinken
tab facturatie: zendwijze aanmaning > mail/print
tab contactpersonen: contactpersoon + email + mail facturen en aanmaningen aangevinkt
tab aanmaningen: overzicht van de aanmaningen die reeds gestuurd werden
tab overzicht: datum maning en niveau aanmaning, per document ziet u wanneer en welk niveau aanmaning de klant ontvangen heeft

Stap 3: Hoe maak je een aanmaning aan?
Ga in het dossier > Boekhouding > Betalingen > Aanmaningen
Het pop-up scherm van de aanmaningen verschijnt.
Vul de juiste data in van vervaldatum en aanmaning.
Duidt aan op welk niveau je wilt werken.
Het is ook mogelijk een onderscheid per groep of het vertegenwoordiger te maken.
Zodra alle nodige info in het pop-up scherm gestoken is, zullen de aanmaningen aangemaakt worden.

Na het opstellen van de aanmaningen kan er nog een aanpassing gebeuren in de lijst.
Dit door een aanmaning te verwijderen of extra bij toe te voegen.
Ter controle kan er ook gekeken worden of de instelling van print/mail correct staat aangevinkt.

Druk op 'Genereer (F6)'. Nu zijn de aanmaningen aangemaakt, verzonden of afgedrukt.

Stap 4: verstuurde aanmaningen consulteren

Ga in het dossier > Boekhouding > Historiek aanmaningen
OF
Ga in het dossier > Boekhouding > Relaties > tabblad aanmaningen

Een praktisch voorbeeld van aanmaningen in Adsolut?
Zie: Aanmaningen in Adsolut: voorbeeld

Zie eventueel ook:
Ga naar thema: Aanmaningen
Ga naar alle thema's binnen Adsolut boekhouding

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.