Minimale instellingen in Adsolut om Peppol facturen te kunnen verwerken

In Adsolut zijn er enkele minimale instellingen nodig om inkomende Peppol-facturen te kunnen verwerken.

Je gaat gaat hiervoor naar Systeembeheer > Dossier Settings > OCR/UBL

1. Dagboeken
Het is nodig om hier een standaard dagboek te selecteren. Krijg je bij het boeken een foutmelding dat het dagboek niet null mag zijn, dan staat er hier in de dossier settings een dagboek ingevuld dat niet bestaat in het dossier. Je moet de dagboeken opnieuw selecteren naar eentje die wel bestaat.

2. Verwerken van grootboekrekening
In een Peppol-factuur is het mogelijk om een grootboekrekening mee te sturen. Dit is handig indien je werkt met een extern facturatiepakket zodat Adsolut de grootboekrekening automatisch zal invullen in de boeking. Voor het boeken van Peppol-aankoopfacturen is dit niet handig aangezien de leverancier niet kan weten op welke grootboekrekening je de kosten zult boeken.

Ons advies is het volgende:

A) Grootboekrekening verwerken bij import aankopen > vinkje uit
Een leverancier kan enkel zijn eigen omzet grootboekrekeningen opnemen in de Peppol-factuur. Deze zijn niet gekend in Adsolut en omzetrekeningen kunnen niet op een aankoopfactuur worden geboekt.

B) Grootboekrekening verwerken bij import verkopen > vinkje aan
Indien je werkt met een extern facturatiepakket waarbij de grootboekrekening wordt opgenomen in het XML-bestand, kun je er voor zorgen dat de grootboekrekening door Adsolut automatisch wordt uitgelezen.

C) Grootboekrekening opnemen bij export verkopen > vinkje aan of uit (eigen keuze)
Dit vinkje zorgt er voor dat de grootboekrekening bij het factureren vanuit Adsolut (KMO-beheer) wel of niet wordt opgenomen in de Peppol-factuur. Het kan namelijk zijn dat de boekhoudpakketten van de eindklanten niet overweg kunnen met grootboekrekeningen in het bestand. Adsolut is hier flexibel in en geeft je de keuze om de grootboekrekening wel of niet mee te sturen.

3. IBAN uit UBL bij creatie relatie/leverancier
Het is mogelijk om het IBAN-nummer automatisch te laten invullen op de relatie- of leveranciersfiche indien er een factuur wordt verwerkt van een nieuwe relatie/leverancier.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.