Start1. Artikelbeheer - Basisgegevens
How To

1. Artikelbeheer - Basisgegevens

Adsolut KMO-beheer
Laatst bijgewerkt: Leestijd 5 minuten
Artikelen

    Binnen Adsolut KMO-beheer vormt artikelbeheer het hart van de administratieve goederenstroom. Via deze module kan je op een gestructureerde manier alle artikels registreren, opvolgen en beheren. Van basisgegevens zoals omschrijving en prijzen tot voorraadbeheer, historieken en logistieke informatie: het artikel vormt de kern waarop de verdere processen zoals offertes, orders, leveringen en facturatie steunen.

    Basisgegevens

    Tip:

    Voor een vlotte toegang tot het artikelbeheer kan je de knop Artikels toevoegen aan de werkbalk Snelle Toegang.
    Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de knop Artikels en kies Voeg toe aan de werkbalk Snelle Toegang.
    De knop verschijnt vervolgens linksboven in het venster, naast het Adsolut‑icoontje.

    Lijstweergave

    Wanneer je in het menu KMO‑beheer op Artikels klikt, opent de lijstweergave.
    Bovenaan vind je de functietoetsen die gebruikt worden om acties uit te voeren op artikelniveau. Dit omvat het beheren van gegevens, het uitvoeren van algemene handelingen en het starten van diverse functies voor de verwerking van artikels.
    In deze overzichtslijst krijg je alle bestaande artikels te zien, met de belangrijkste gegevens in één oogopslag. Vanuit deze weergave kan je artikels openen, bewerken, zoeken en filteren.
    In deze lijst kan je via de veldkiezer extra informatie zichtbaar maken.

    Detailweergave - Basisgegevens

    Na het dubbelklikken op een artikellijn in de lijstweergave, opent de artikelfiche van het geselecteerde artikel.

    Bovenaan worden standaard enkel basisgegevens getoond zoals:

    • Artikelnummer: Het artikelnummer kan je manueel ingeven of automatisch laten opvullen door het systeem.
    • Basiseenheid: Dit is de standaard eenheid waarin het artikel wordt beheerd.
    • Benaming: De omschrijving van het artikel.
    • Bestelstatus: Geeft aan of het artikel beschikbaar, op bestelling of tijdelijk niet leverbaar is.
    • Stockbeheer: Hier bepaal je of er voorraadberekening moet gebeuren voor dit artikel.  Voor algemene artikels die enkel gebruikt worden in bijvoorbeeld de kassa, is voorraadbeheer vaak niet nodig.
    • Einde reeks: Wanneer je dit aanvinkt, wordt het artikel als einde reeks beschouwd en kan het niet langer besteld worden.

    De verdere artikelinformatie staat logisch gegroepeerd in de verschillende tabbladen.

    Tabblad Classificatie

    Binnen Adsolut kunnen artikels worden geclassificeerd aan de hand van groepen. Deze indeling — ook wel de artikelstructuur — kan doorheen het hele systeem gebruikt worden, onder andere bij filteren, zoeken en in diverse rapportages.

    Voor het instellen van kortingen kunnen artikels bovendien verder worden onderverdeeld in kortingsgroepen. 

    • Groep 1, 2 en 3: Met deze drie niveaus kan je een artikel onderbrengen in de gedefinieerde artikelstructuur. Standaard voorziet Adsolut een geneste boomstructuur die bestaat uit drie niveaus. 
    • Merk: Hier vul je het merk of de fabrikant van het artikel in. Dit hoeft niet dezelfde te zijn als de leverancier.
    • URL: Hier kan je een link toevoegen naar online-informatie over het artikel. Door op het huis‑icoon te klikken wordt deze link automatisch geopend.
    • Beschikbare webshops: Geeft aan in welke webshops het artikel wordt aangeboden.
    • Prijslijst: De prijslijst waarop het artikel voorkomt.
    • Serviceartikel: Wanneer dit wordt aangevinkt, wordt het artikel als serviceartikel beschouwd.  Alleen serviceartikels zijn beschikbaar in de Adsolut Service app
    • Artikelnr. fabrikant: Hier kan je het artikelnummer van de fabrikant invullen, zoals dit door de fabrikant wordt aangeleverd.
    • Afbeelding: Je kan aan één artikel meerdere afbeeldingen toevoegen. In het scherm wordt echter alleen de eerste afbeelding rechtsboven getoond. Zorg er daarom voor dat deze eerste afbeelding de meest representatieve is voor het artikel.

    Het instellen van de artikelgroepen en de merken gebeurt via Parameters > Artikels

    Zoals je op onderstaande printscreen ziet, is de artikelindeling gebaseerd op een boomstructuur die standaard 3 niveaus voorziet.

    Tip: 
    Neem voldoende tijd om een doordachte artikelstructuur uit te werken. De basisindeling die tijdens de implementatie wordt opgezet, vormt het fundament dat later verder wordt uitgebreid.
    Een goede structuur bewijst op termijn zijn waarde, onder andere bij het filteren, zoeken en in beleidsrapportages.

    Tabblad Facturatie - Algemeen

     Op het tabblad Facturatie - Algemeen vind je alle velden die rechtstreeks of onrechtstreeks gekoppeld zijn aan de boekhouding en aan diverse aangiftes. Het is daarom belangrijk dat deze gegevens correct en volledig worden ingevuld.

    Kortingsgroepen

    Kortingsgroep: Artikels kunnen worden samengebracht in een kortingsgroep. Deze kan later gebruikt worden om gezamenlijke verkoopkortingen toe te passen.
    Kortingsgroep 2: Een bijkomende subkortingsgroep voor een fijnere onderverdeling. Ook deze kan gebruikt worden voor het instellen van gezamenlijke kortingen.

    Bijdragen en leeggoed

    Bijdrage 1, 2, 3 en 4: Met bijdragen kan je taksen instellen, zoals Recupel, Bebat, …
    Leeggoed: Hier duid je het leeggoed aan dat gekoppeld is aan dit artikel.

    Intrastat

    Goederencode: De goederencode die gebruikt wordt voor de Intrastat‑aangifte.

    Nettogewicht (kg): Het nettogewicht van het artikel, eveneens bestemd voor Intrastat.

    Aanvullende eenheid: Veld dat beschikbaar wordt zodra een goederencode is gekozen. Ook dit wordt gebruikt voor Intrastat. Land van oorsprong: Het productieland van het artikel, voor Intrastat‑doeleinden.

    Aantal stuks in m³: Geeft het aantal stuks per kubieke meter weer. Eveneens gebruikt voor Intrastat.

    Boekhoudkundige instellingen

    Verkooprekening: De grootboekrekening waarop de verkopen van dit artikel worden geboekt.

    Aankooprekening: De grootboekrekening waarop de aankopen van dit artikel worden geboekt.

    Btw‑code: De standaard btw‑code die op dit artikel van toepassing is.

    Overige instellingen

    Geen korting: Wanneer dit is aangevinkt, worden nooit kortingen berekend op dit artikel.

    Gebruik afmetingen: Hiermee geef je aan dat voor dit artikel afmetingen worden gebruikt (bijvoorbeeld lengte, breedte, hoogte).

    Geen BO afboeken: Wanneer dit is aangevinkt, mag het artikel niet als backorder worden afgeboekt.

    Betaalwijze: Hier kan je aangeven welke betaalwijze van toepassing is op artikelniveau. Dit wordt onder andere gebruikt om te bepalen welke artikels met ecocheques kunnen worden afgerekend.

    Niet op klantenkaart: Vink dit aan wanneer deaankopen van dit artikel niet mogen worden toegevoegd aan de klantenkaart.

    Etiketten: Hier bepaal je of er artikeletiketten en/of schapetiketten worden gebruikt. Ook de lay‑out van de etiketten kan hier worden gekoppeld.

    Serienummers: Serienummers kunnen worden beheerd bij zowel aankoop als verkoop. Via deze instelling bepaal je hoe het artikel moet worden opgevolgd.

    Samenstelling: Met deze instelling definieer je of het artikel één van onderstaande opties is

    • Samenstelling
    • Order‑naar‑productie‑artikel
    • Productieartikel

    Tabblad Facturatie - Verhuring / Service 

    Verhuurrekening: De grootboekrekening waarop het verhuren van dit artikel wordt geboekt

    garantie (maanden): Het aantal maanden garantie dat voorzien wordt voor het betreffende artikel

    Tabblad Teksten 

    Adsolut biedt de mogelijkheid om alternatieve teksten of omschrijvingen te definiëren per artikel.
    Deze teksten kunnen worden ingesteld per taal en worden ingegeven via een Rich Text Editor, waarmee je de opmaak van de omschrijving volledig kan bepalen (zoals vet, cursief, opsommingen, links, …).

    Deze alternatieve omschrijvingen kunnen onder andere gebruikt worden voor documenten, webshops of specifieke klantcommunicatie.

     

     

    Gerelateerde onderwerpen

    Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier
    Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.
    Adsolut back-ups
    Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.
    Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.
    Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.
    Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?
    Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.
    Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken
    Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.