Start1. Verkoopbeheer - Offerte
How To

1. Verkoopbeheer - Offerte

Adsolut KMO-beheer
Laatst bijgewerkt: Leestijd 4 minuten
Offertes

    Offerte in Adsolut KMO-beheer: Flexibele start in de verkoopflow

    Adsolut KMO-beheer biedt diverse functionaliteiten om de administratieve opvolging van jouw verkoopproces te ondersteunen. Het is echter niet verplicht om het volledige traject stap voor stap te doorlopen. Je kan op elk gewenst moment instappen in de flow.

    Zo kan je bijvoorbeeld:

    • Direct een order aanmaken zonder vooraf een offerte op te stellen.
    • Een verkoopbon onmiddellijk factureren, zonder tussenliggende stappen.

    Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je het proces kan afstemmen op jouw eigen werkwijze en behoeften

    Opmerking: Dit onderdeel focust specifiek op het gebruik van de Offerte binnen de verkoopflow.

    Lijstweergave

    De standaard verkoopflow in Adsolut KMO-beheer begint met het aanmaken van een offerte via het menu:
    KMO-beheer > Offertes.

    Na het openen van Offertes verschijnt een overzichtslijst met alle openstaande offertes.


    In deze lijst kan je via de veldkiezer extra informatie zichtbaar maken.

    Standaard beschikbare velden zijn onder andere:

    • Docnr.
    • Datum
    • Relatie naam
    • Prijscategorie
    • Relatie Telefoon
    • Status offerte
    • Totaal Excl., Btw, Totaal

    Aanvullende velden kunnen interessant zijn afhankelijk van jouw bedrijfswerking, zoals:

    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Bijdragen

    Voor een gedetailleerde opvolging van offertes kan je ook velden toevoegen zoals:

    • Contactpersoon
    • Volgend contact
    • Afspraakdatum
    • Datum verzending
    • Niveau opvolging
    • Vermoedelijke beslissing
    • Vertegenw. Naam
    • Opmerking sales

    Tip: De achtergrondkleur van een offerte in de lijst kan variëren naargelang de configuratie van uw instellingen.

    Detailweergave - schermindeling na het aanmaken van een offerte

    Na het aanmaken van een nieuwe offerte, het selecteren van de relatie en het toevoegen van enkele artikels, ziet het offertescherm er als volgt uit:

    Gebied 1: Functietoetsen

    Hier vindt u knoppen om:

    • Een nieuwe offerte te starten
    • Op te slaan of te verwijderen
    • Te navigeren tussen offertes
    • De weergave aan te passen

    Gebied 2: Detailweergave

    Dit gedeelte toont de offerte in detail, verdeeld over verschillende tabbladen:

    • Artikels: Artikelinformatie en detaillijnen
    • Sales: CRM-gerelateerde gegevens
    • Bon Info: Relatiegegevens
    • Interne memo: Interne opmerkingen
    • Opvolging: Acties voor opvolging van de offerte

    Gebied 3: Samenvatting

    Hier ziet u het totaalbedrag en de toegepaste prijscategorie.

    Tabblad Artikels

    Dit tabblad bevat alle detaillijnen van de offerte. Elke onderneming heeft andere informatiebehoeften, maar de meest voorkomende reeksen zijn:

    • Basisgegevens
      Velden zoals: Artikel, Omschrijving, Fakt. Aant., Bruto, Korting, Eenh.Pr., Btw, Totaal.
      → Via de veldkiezer kunt u het veld Scanveld toevoegen om artikels via barcodes op te halen.

    • Voorraadinformatie
      Voor bedrijven die werken op basis van beschikbare voorraad:
      Stock, Backorders Lev., Backorders Relaties, Beschikbare stock, Theoretische stock.

    • Informatie over eenheden
      Velden zoals: Fakt. Eenh., Alt. Eenh., Aantal Basis Eenh., Aantal Alt. Eenh.

    • Overige velden
      Bijvoorbeeld leeggoed, bijdragen en verkoopcommissie.

    Tabblad Sales

    Bundelt CRM-informatie. 

    Parameters voor Hitrate en Geldigheid maak je aan via Parameters > CRM >

    Tabblad Bon Info

    Toont relatiegegevens, standaard overgenomen van de relatiefiche.

    Tabblad Interne memo

    Hier kan je interne opmerkingen toevoegen via een Rich Text Editor. Deze informatie wordt ook meegenomen naar het order.

    Tabblad Opvolging

    Geeft de historiek van de opvolgingsacties van de offerte.  

    De opvolgacties worden aangemaakt door bovenaan op Opvolging te klikken of met de toetsencombinatie Ctrl+Shift+O

    Tabblad Planning

    Hier vind je een overzicht van de planning voor deze klant

    Tabblad Verhuring

    Geeft de historiek weer van de verhuurde artikels

    Functies 

    Historiek verkoop - Historiek offerte

    Met de knop Historiek verkoop krijg je een overzicht van alle verkochte artikels voor de geselecteerde relatie.
    Gebruik de veldkiezer en filters om het overzicht aan te passen naar de gewenste informatie.
    → Tip: Door dubbel te klikken op één of meerdere lijnen, worden deze gegevens automatisch overgenomen in de offerte.
    Met de knop Historiek offerte krijg je een overzicht van alle offertes waarin het geselecteerde artikel is opgenomen. Als er geen artikel is geselecteerd toont het programma een overzicht van alle artikels die nog op offerte staan.

    Actualiseren van prijzen en kortingen

    Aan de hand van de knop Actualisatie prijzen, worden alle gegevens in de offerte ge-update op basis van de achterliggende instellingen en logica. Deze functionaliteit is ook beschikbaar in de andere verkoopdocumenten.
    Enkele voorbeelden wanneer deze functie handig kan zijn:
    • De verkoopprijzen of –kortingen zijn gewijzigd en de aangepaste prijzen/kortingen moeten in deze offerte gebruikt worden. Eén druk op de knop zorgt voor een update van de prijzen en kortingen.
    • Aan de offerte werden verschillende manuele wijzigingen aangebracht. Men wil deze resetten naar de standaard prijzen op basis van de instellingen en prijzenstructuur

    Eenvoudig zoeken

    Adsolut biedt een eenvoudige zoekfunctie voor artikels en contacten in verkoopdocumenten.

    • Zoek artikel:
      Hiermee kan je u artikels opzoeken die in de catalogus staan, maar niet actief zijn. Na selectie wordt het artikel geactiveerd en toegevoegd aan de artikellijst.

    • Zoek contact:
      Standaard zoekscherm voor relaties en contactpersonen. Je kan filteren op naam of trefwoord (bijvoorbeeld ‘garden’).

    Samenstelling weergeven

    Met de knop Samenstelling bekijk je de inhoud van een samenstelling.
    Via rechts klikken op een lijn krijg je extra opties:

    • Rij invoegen: Voeg een nieuwe lijn toe (alleen in dit document).
    • Niveau invoegen: Maak een extra niveau binnen een samenstelling.
    • Inklappen/Uitklappen: Toon of verberg niveaus.
    • Navigeer: Blader door de samenstelling.
    • Exporteer: Exporteer de samenstelling naar bijvoorbeeld Excel.

    Order maken

    Met de knop Maak order zet je de offerte om in een order.

    Gerelateerde onderwerpen

    Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier
    Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.
    Adsolut back-ups
    Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.
    Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.
    Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.
    Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?
    Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.
    Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken
    Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.