2. Agendabeheer - Gebruik van de agenda

Weergave

Bij het openen van de agenda wordt deze automatisch getoond in de standaardweergave.

• Afspraken markering: Dagen met afspraken worden vet weergegeven.
• Overzicht: Je kan meerdere personen en extra resources tegelijk bekijken.
• Resources: De geselecteerde resources zoals Vergaderruimte en Personen (linksonder) worden bij selectie in een apart scherm getoond. Hieronder een voorbeeld met een overzicht van verschillende personen en een extra resource. 

• Groepeerfunctie: Klik bovenaan in de werkbalk op Groepeer op (Datum) om de agenda per dag en per persoon te tonen.

• Weergave:  Hier kan je kiezen hoe de agenda wordt weergegeven: per dag, werkweek, volledige week, maand of in een tijdsbalkweergave

• • Dag: ideaal voor een gedetailleerd overzicht van afspraken op één specifieke dag.
  • Werkweek: toont enkel de werkdagen, handig voor een zakelijk overzicht.
  • Week: geeft alle dagen van de week weer, inclusief weekend, voor een volledig weekbeeld.
  • Maand: geschikt om lange termijnplanning en belangrijke deadlines in één oogopslag te zien.
  • Tijdsbalk: biedt een visuele tijdlijn van afspraken, handig voor het plannen van opeenvolgende taken

• Scherminstellingen: Na het aanpassen van scherminstellingen kan je deze bewaren door bovenaan te klikken op Bewaar scherminstellingen. Met deze instellingen wordt dan het agendascherm steeds geopend. Je kan tijdens het werken in de agenda ook steeds deze standaardinstellingen opladen door bovenaan te klikken op Laat standaard scherminstellingen.

Nieuw agenda-item

Bij het aanmaken van een nieuw item maak je een onderscheid tussen:

• Gebeurtenis: Standaard gekoppeld aan een dag en zichtbaar bovenaan de dag. Je hebt de mogelijkheid om dit aan te passen en te koppelen aan een dag en een uur.
• Afspraak: Gekoppeld aan een dag én een uur.

Beide kunnen herhalingen bevatten.

Belangrijkste velden:

• Onderwerp: Kies een standaardonderwerp of vul een specifiek onderwerp in.
• Locatie: Selecteer een standaardlocatie of voeg een eigen locatie toe.
• Label: Kies een label; indien een duur is ingesteld, past het einduur zich automatisch aan.
• Begintijd / eindtijd: Stel datum en tijd in.
• Duurt hele dag: Wijzigt een afspraak naar een gebeurtenis (uren verdwijnen).
• Privé: Inhoud niet zichtbaar voor anderen, behalve genodigden.
• Bron: Geef aan voor welke personen de afspraak geldt.
• Toon tijd als: Vrij, Voorlopig, Bezet of Niet op kantoor (met visuele opmaak).
• Herinnering: Stel een herinnering in (0 minuten tot 2 dagen).
• Relaties: Selecteer een gekoppelde relatie.
• Leveranciers: Selecteer een gekoppelde leverancier.
• Gelinkte objecten: Voeg resources toe (bv. lokaal, poolwagen, projector).
• Tabblad Koppelingen: Hier heb je de mogelijkheid om bonnen zoals Offertes, Orders, Productiebonnen, Contracten, ... te koppelen aan je agenda-item

Voorbeeld:

• Opleiding intern: leslokaal als extra resource.
• Opleiding extern: poolwagen, leslokaal en projector (3 resources).

Terugkeerpatroon

Bij het aanmaken of wijzigen van een afspraak kan je herhalingsinfo toevoegen door de optie Herhaling aan te vinken

• Dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
• Stel het gewenste terugkeerpatroon in.