4. Artikelbeheer - Overzicht van Aanvullende tabbladen

In het artikelbeheer vind je naast de kerngegevens ook een reeks aanvullende tabbladen die extra informatie of instellingen bevatten voor een correcte administratie en opvolging van je artikelen. Deze tabbladen – Eenheid, EAN‑code, Opties, Interne memo, Historiek, Afbeeldingen, Artikelcatalogus, Onderdeel van, Historiek verhuring, Alternatieven en Supplementen – worden in dit hoofdstuk kort toegelicht.

Elk tabblad ondersteunt een ander onderdeel van het artikelbeheer: van barcodes en bijkomende artikelinstellingen tot interne notities, de historiek van wijzigingen, afbeeldingen, catalogusgegevens of de structuur van samengestelde artikelen. In de onderstaande paragrafen vind je een korte toelichting per tabblad, zodat je snel begrijpt waarvoor elk onderdeel bedoeld is en hoe je het in de dagelijkse werking kunt gebruiken.

Tabblad Eenheid

Artikelen kunnen in Adsolut in meerdere eenheden worden verhandeld.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn stuks, doos, pallet, …

Tabblad EAN-codes

Artikelen kunnen één of meerdere EAN-codes toegewezen krijgen. Deze codes kunnen al dan niet gekoppeld zijn aan een specifieke eenheid.

Eenheid: De eenheid waarvoor de betreffende EAN-code geldt (bijv. stuk, doos, pallet).

Barcode: De barcode die bij deze eenheid hoort. Dit kan een EAN, UPC of een ander barcodetype zijn.

Gebruiken als print: Hier geef je aan of deze barcode wel of niet wordt gebruikt bij het afdrukken van documenten.

Tabblad Opties

Adsolut KMO‑beheer biedt de mogelijkheid om opties aan artikels te koppelen. Dit kan gebruikt worden voor artikel-gerelateerde opties (bijvoorbeeld accessoires), maar ook voor aanvullende kosten zoals transportkosten.

Optie: Het artikelnummer van het optie‑artikel dat gekoppeld wordt.

Artikelnaam: De omschrijving van het optie‑artikel.

Aantal: Het aantal opties dat standaard gekoppeld wordt.

Eenheid: De eenheid waarin het optie‑artikel wordt uitgedrukt.

Aantal afh.: Geeft aan of het aantal opties afhankelijk is van het hoofdartikel (bijv. per stuk, per doos) of een vast aantal blijft.

Is optie‑artikel: Hiermee wordt aangegeven of dit artikel effectief een optie‑artikel is.

Is gerelateerd artikel: Geeft aan of dit artikel een gerelateerd artikel is dat inhoudelijk of functioneel gekoppeld is aan het hoofdartikel.

Tabblad Interne memo / Meldingen

Het tabblad Interne memo/meldingen kan gebruikt worden om extra informatie op te slaan voor intern gebruik.
Hierbij is een Rich Text Editor beschikbaar, zodat je teksten kunt opmaken (zoals vet, cursief, lijsten, kleuren …) en de informatie overzichtelijk kunt presenteren.

Tabblad Historiek

De historiek toont een volledig overzicht van alle voorraadwijzigingen voor het geselecteerde artikel.
De wijzigingen zijn overzichtelijk gegroepeerd per tabblad, zoals:

Stockcorrecties
Bestellingen leveranciers
Ontvangsten leveranciers
Verkoopoffertes
Verkooporders
Verkoopbonnen
Service bonnen
Magazijnmutaties en uitleveringen
Productiebonnen

Inhoud van de historiek

In elk tabblad wordt minimaal getoond:

Datum van de voorraadwijziging
Aantal dat is toegevoegd of afgeboekt

Afhankelijk van het gekozen tabblad kan bijkomende informatie worden weergegeven, zoals:

Prijzen
Klant
Leverancier
Betrokken magazijn

Verkoopstatistiek

Het laatste tabblad binnen de historiek geeft een volledig overzicht van de verkoopstatistiek van het artikel.

Tabblad Afbeeldingen

Adsolut biedt de mogelijkheid om meerdere afbeeldingen per artikel op te slaan.

De eerste afbeelding wordt automatisch weergegeven op het tabblad Classificatie van de artikelfiche.

Tabblad Artikel cataloog

In dit scherm vind je een overzicht van alle catalogen waarin dit artikel ooit werd aangemaakt of bijgewerkt.
Op die manier krijg je snel inzicht in de verspreiding en updates van het artikel binnen verschillende catalogi.

Aangemaakt door: De medewerker die de catalogus heeft aangemaakt.

Aangemaakt op: De datum waarop de catalogus werd aangemaakt.

Catalogus: De naam van de catalogus waaraan het artikel gekoppeld is.

Status artikel: De huidige status van het artikel binnen deze catalogus.

VK Excl.: De verkoopprijs exclusief btw.

VK Incl.: De verkoopprijs inclusief btw.

Bruto: De bruto-aankoopprijs zonder korting.

Korting 1: De toegepaste korting op de brutoprijs.

Tip: Via rechtermuisknop Veldkiezer heb je de mogelijkheid om die kolommen te selecteren die voor jou van belang zijn.

Tabblad Onderdeel van

Adsolut biedt de mogelijkheid om te werken met stuklijsten of sets (BOM – Bill of Materials).

Met deze functionaliteit kan je onder andere:

Artikelsets samenstellen, waarbij meerdere individuele artikels worden gebundeld tot één set artikel.
Sets uitpakken, zodat de onderliggende artikels opnieuw afzonderlijk kunnen worden verhandeld.

Deze functie is bijzonder nuttig voor samengestelde producten, verpakkingen of bundels.

Tabblad Varianten

Adsolut KMO‑beheer biedt de mogelijkheid om te werken met varianten, zoals verschillende kleuren, maten of andere productvarianten van een artikel.

Het tabblad Varianten wordt enkel getoond wanneer er voor het betreffende artikel effectief varianten zijn ingesteld. Deze varianten kunnen per artikel individueel worden gedefinieerd.

Je maakt varianten aan via:

Parameters > Artikels > Artikels > Varianten

Daar kan je de gewenste variantenstructuur opbouwen en vervolgens toekennen aan de artikels waarvoor dit van toepassing is.

Tabblad Alternatieven

Binnen Adsolut KMO‑beheer kan je alternatieve artikelen koppelen aan een hoofdartikel. Dit biedt meer flexibiliteit tijdens het verkoopproces en helpt om klanten sneller en correct te bedienen. Er zijn verschillende situaties waarin het aanbieden van een alternatief artikel nuttig is:

Het gevraagde artikel is niet op voorraad. Je kan meteen een beschikbaar alternatief voorstellen om toch een snelle levering te garanderen.
Het artikel verdwijnt uit het assortiment. Een alternatief helpt om klanten tijdig naar een vervangend product te begeleiden.
Het artikel maakt deel uit van een terugroepactie. Zo kan je veilig en correct een ander, goedgekeurd artikel aanbieden.
Het alternatief staat in promotie. Denk aan extra korting, gratis (bij)producten, hoeveelheidsvoordelen, enz.
Het alternatief heeft betere eigenschappen. Bijvoorbeeld een langere levensduur, uitgebreidere garantie of extra functionaliteiten.
Het alternatief is sneller leverbaar. Handig wanneer een klant een dringende bestelling heeft.
Het alternatief biedt een hogere winstmarge. Dit ondersteunt een efficiëntere en rendabelere verkoopstrategie.
Je kan klanten een product op maat aanbieden. Zo kan je inspelen op hun wensen qua prijs, kwaliteit of specificaties.

Wanneer je geen gebruik wil maken van de functionaliteit Alternatieve artikelen, kan je deze eenvoudig verbergen in de instellingen.

Hoe uitschakelen?

Ga naar Parameters.
Open HRM.
Kies Medewerkers.
Vink de optie KMO Alternatieve artikelen uit.

Tabblad Supplementen

In verschillende situaties kan het handig zijn dat er automatisch extra artikellijnen worden toegevoegd aan bonnen. Denk daarbij aan:

Leeggoed
Bijdrages zoals BEBAT, Recupel, …
Gratis artikelen of promoties
Andere extra artikellijnen die moeten worden toegevoegd wanneer bepaalde voorwaarden of criteria gelden

Om deze aanvullende artikellijnen op een eenvoudige en eenduidige manier te laten genereren in Adsolut, kan je gebruikmaken van Supplementen.

De module KMO Supplementen bevat verschillende methodes om extra artikellijnen automatisch toe te voegen. Ze biedt bijkomende criteria om nauwkeurig te bepalen:

Wanneer een supplement moet worden toegepast
Hoe de extra artikellijn moet worden aangemaakt
Op welke artikelen het supplement moet gelden

Je kan bovendien zoveel supplementen aanmaken als nodig, en deze supplementen kunnen hergebruikt worden op meerdere artikelen.

Om met supplementen te kunnen werken, heb je de module KMO Supplementen nodig.

Tabblad Historiek verhuring

Adsolut KMO‑beheer biedt de mogelijkheid om artikels te verhuren. De artikels die hiervoor beschikbaar zijn, worden beheerd via Vervangtoestellen. Deze verhuurartikels kunnen vervolgens doorheen de volledige verkoopflow worden gebruikt — van offerte tot factuur — net zoals gewone artikels.

Onder het tabblad Historiek verhuring vind je een overzicht van alle verhuringen van het toestel. Zo kan je snel nagaan wanneer het artikel werd verhuurd en via het onderliggende tabblad 'verkoopbonnen' aan welke klant.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.