Aanmaningen-Instellingen

Aanmaningen – Instellingen

Voorbereiding

Voor je aanmaningen naar je klanten verstuurt, is het aangeraden om eerst het vervaldagboek van de klanten af te drukken. Dit document baseert zich op de vervaldatum die je in de relatiefiche hebt ingevuld.

Als er in deze lijst facturen, betalingen of betalingsverschillen staan die nog niet zijn afgepunt of overgeboekt, doe je dat best eerst. Zo zorg je ervoor dat op de aanmaningen enkel de juiste openstaande bedragen verschijnen.

Wanneer een klant (consument) te laat betaalt, moet je als ondernemer rekening houden met nieuwe verplichtingen om recht te hebben op eventuele verwijlintresten en/of schadevergoedingen. Deze verplichtingen gelden enkel voor particuliere klanten (natuurlijke personen), niet voor professionele klanten (rechtspersonen). Voor Adsolut is een consument een relatie met BTW‑regime Particulier zonder BTW‑nummer of ondernemingsnummer.

Instellingen

Relatiefiche

Tabblad Basisgegevens

Hier duid je aan of de relatie aanmaningen mag ontvangen.

Tabblad Facturatie

Hier kies je of je de aanmaningen wil mailen of printen via het veld Zendwijze aanmaningen.

Als je de aanmaningen wil mailen, vul je op het tabblad Contactpersonen het e‑mailadres in van de persoon die de aanmaning moet ontvangen. Je kunt meerdere mailadressen ingeven en meerdere contactpersonen aanduiden.

Als er geen contactpersonen met een aangevinkt veld Aanmaningen zijn, verstuurt Adsolut de aanmaning naar het algemene mailadres uit de relatiefiche.

Systeembeheer – Dossier Settings

• Enkel vervallen facturen bij aanmaningen Als dit is aangevinkt, worden niet‑vervallen facturen niet opgenomen.

• Schadebeding per factuur bij aanmaningen Dit werkt niet voor consumenten; kosten worden bij consumenten altijd op niveau van de aanmaning berekend.

• Aanmaning per mail: wachttijd verwijlintresten Geldt wanneer de zendwijze Mail of Print & Mail is. Het ingestelde aantal dagen wordt opgeteld bij de vervaldatum om de startdatum van de intresten te bepalen.

• Aanmaning per post: wachttijd verwijlintresten Geldt wanneer de zendwijze Print is. Ook hier wordt het aantal dagen opgeteld bij de vervaldatum.

• Regelmatige levering Dit staat standaard aan voor consumenten (bv. elektriciteit, gas). Als dit is aangevinkt, worden kosten aangerekend vanaf de vierde aanmaning van niveau 1 (indien ingesteld onder Niveau aanmaning). Anders worden er geen kosten aangerekend op niveau 1.

Parameters – Niveau Aanmaningen

Voor consumenten zijn standaard vier niveaus voorzien (CNIV1 t.e.m. CNIV4). Voor professionele klanten zijn dat NIV1 t.e.m. NIV4. Je kunt uitbreiden naar niveau 5, 6 of Advocaat.

Belangrijke velden

• Aantal dagen vorig niveau Het aantal dagen dat moet verstreken zijn voor je naar het volgende niveau gaat. Voorbeelden:

  • Het verschil tussen vervaldatum en aanmaningsdatum moet 7 dagen zijn voor niveau 1.

  • Het verschil tussen aanmaning 1 en aanmaning 2 moet meer dan 15 dagen zijn voor niveau 2.

• Intrestpercentage en kosten Het jaarlijkse intrestpercentage en de kosten in euro voor de berekening van intresten en kosten.

• % schadebeding Niet van toepassing voor consumenten. Voor consumenten gebruik je de matrix tabel.

• Kosten consument Moet aangevinkt zijn om de kost te berekenen op basis van de matrix tabel.

• Mail Duid aan of de aanmaning per mail mag worden verstuurd.

• Status factuur Je kunt automatisch een factuurstatus laten aanpassen wanneer een bepaald niveau wordt verstuurd. Voorbeeld: een factuur die een niveau‑4‑aanmaning krijgt, krijgt automatisch status Advocaat.

• Facturen mailen? Duid aan of je de pdf van de factuur(en) wil meesturen.

• E‑mail – Naam afzender Het ingegeven mailadres wordt gebruikt voor verzending. De naam van de afzender kun je apart instellen.

• Ontvangst- en/of leesbevestiging Optioneel.

• Melding bij ingave bonnen Je kunt een melding laten verschijnen bij het ingeven van bonnen.

• Ingave bonnen blokkeren Hiermee kun je de ingave van bonnen blokkeren wanneer een klant een aanmaning van een bepaald niveau heeft ontvangen.

Matrix Kosten Consument

Hier stel je de kosten voor het schadebeding in.

• Vanaf saldo / Tot saldo Bepalen de schijf waarin het openstaand saldo valt.

• Basis kost Het minimumbedrag dat je aanrekent.

• Verhoging % Een procentuele kost die bovenop de basis komt, berekend op het deel van het saldo dat in de schijf valt.

• Maximale kosten/schadebeding Het maximumbedrag dat mag worden aangerekend. Als basis + verhoging hoger is, wordt enkel de maximale kost aangerekend.

Teksten Aanmaningen

Voor consumenten zijn standaard teksten voorzien voor de vier niveaus en vier talen. Deze zijn identiek aan de teksten voor professionele klanten. Je kunt uitbreiden naar niveau 5, 6 of Advocaat.

Je kunt de teksten per niveau en per taalcode aanpassen. Dubbelklik op een lijn om de tekst te openen.

In de teksten kun je parameters gebruiken die automatisch worden vervangen bij afdruk.

Nieuwe parameters voor consumenten

• p[ondernemingsnr] – print het ondernemingsnummer uit de dossiergegevens

• p[schadebedingcons] – print de kosten consument uit de matrix in tekstvorm

Als je aanmaningen per mail verstuurt, kun je op het tabblad Tekst mail de standaard begeleidende tekst instellen, ook met parameters.

Status Factuur

Per status bepaal je:

• of de factuur op een aanmaning moet worden opgenomen

• of het maningsniveau moet worden verhoogd

Voorbeeld: een factuur met status Betwist verschijnt wel op de aanmaningen, maar het niveau wordt niet verhoogd.