Adsolut: Hoe kan ik extra Transport- en Administratiekosten toevoegen

Wat is het

In bepaalde gevallen moeten er op verkoopdocumenten extra kosten gerekend worden in functie van de inhoud van het document. Wanneer een bepaalde waarde van een document bijvoorbeeld NIET overschreden wordt, dan moeten extra transportkosten toegekend worden. In andere gevallen zou het overschrijden van een bepaald bedrag en/of gewicht op een bon ervoor kunnen zorgen dat er administratiekosten toegekend worden.

Deze extra kosten kunnen steeds manueel toegevoegd worden, maar deze kunnen ook volautomatisch door het systeem toegekend worden indien nodig.

Aan een extra kost wordt dus steeds een artikel gekoppeld. Dit artikel (de ‘kost’ dus) zal als detaillijn op het document geplaatst worden.

Hoe werkt het

Op offertes, orders en verkoopbonnen is een nieuwe knop 'Extra's' die de geconfigureerde extra kosten overloopt en deze toevoegt wanneer een instelling voldoet.
De toegevoegde lijn (maximum één transportkost en/of maximum één administratiekost) is een detaillijn met het artikel dat gekoppeld is aan deze extra kost.

De verkooprekening en het btw-percentage van het gekoppeld artikel worden overgenomen.

De prijs van de transportkost en/of de administratiekost is

ofwel een percentage van het totaal van het document
ofwel de vaste prijs van het gekoppeld artikel.

(In dit laatste geval wordt er rekening gehouden met de ingestelde verkoopprijzen of kortingen op het gekoppeld artikel)

Instellingen

Onder Parameters, Artikels, Extra kosten kan men de verschillende extra kosten configureren.

Selecties

Extra.

Hier duid je aan of de extra kost die u creëert een ‘Transportkost’, dan wel een ‘Administratieve kost’ is.

Relatie

Indien ingevuld geldt deze Extra kost énkel voor deze relatie. Indien léég, dan geldt deze extra kost voor Alle Relaties.

Transporteur

Indien er een transporteur gekoppeld wordt aan deze extra kost, dan geldt deze kost énkel wanneer de Transporteur in de verkoopbon dezelfde is als deze uit dit veld. Indien hier geen transporteur ingevuld wordt, dan geldt deze extra kost voor ieder document, ongeacht de transporteur.

Land

Wanneer hier een landcode ingevuld wordt, dan wordt die code

Bij transportkosten vergeleken met het land uit het leveringsadres op het document.
Bij administratiekosten vergeleken met het land uit het adres van de relatie.

Gekoppeld artikel

Aan een extra kost moet steeds een artikel worden gekoppeld. Dit artikel (de ‘kost’ dus) zal als detaillijn op het document geplaatst worden.

Minimumbedrag

extra kost wordt aangerekend zodra het totaal exclusief van het document meer is dan het bedrag ingevuld in het veld Vanaf € excl. BTW.

Maximumbedrag

extra kost wordt aangerekend zodra het totaal exclusief van het document minder is dan het bedrag ingevuld in het veld Tot € excl. BTW.

(totaal exclusief BTW is zonder de extra kosten; totaal exclusief BTW = 0 (nul) indien er géén bovengrens is ingesteld)

Minimumgewicht

extra kost wordt aangerekend zodra het totaal gewicht van de artikelen op het document meer is dan het gewicht ingevuld in het veld Vanaf gewicht (kg)

Maximumgewicht

extra kost wordt aangerekend zodra het totaal gewicht van de artikelen op het document minder is dan het gewicht ingevuld in het veld Tot gewicht (kg).

(het Tot gewicht(kg) = 0 (nul) indien er géén bovengrens is ingesteld)

Bepalen verkoopprijs

De verkoopprijs is de prijs van het gekoppeld artikel (rekening houdend met al dan niet klant gebonden prijzen of kortingen) wanneer men in het veld Prijs = % van Totaal Exclusief niets invult.

Moet de verkoopprijs een percentage van het totaal exclusief van het documentzijn dan kan men in het veld Prijs = % van Totaal Exclusief het gewenst percentage ingeven. (totaal exclusief is zonder de extra kosten)

Wil men aan een bepaalde klant echter géén kosten doorrekenen, dan volstaat het om in de artikelfiche een klantgebonden prijs met verkoopprijs ‘0’ (nul) in te stellen.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.