Doelgroep

Eindgebruikers
Externe partners
IT-verantwoordelijken

Omgeving

On-premise
Cloud

In dit artikel

Wat is EDI?
Wat kunt u doen met EDI in Adsolut?
Wat is er nodig?
Wat kost het?
Hoe in te stellen in Adsolut?
Orders importeren en facturen exporteren

Wat is EDI?

EDI maakt het mogelijk om via een EDI-provider (tussenpersoon) gestandaardiseerde bestanden te versturen/ontvangen naar uw klanten, aangesloten bij dit systeem.
EDI (Electronic Data Interchange) is een standaard voor het uitwisselen van gegevens, geautomatiseerd, tussen computersystemen van bedrijven. Dit kan gebeuren zonder menselijke tussenkomst. Het is een vorm van "electronic business", en wordt vooral gebruikt voor veel voorkomende transacties voornamelijk in de detailhandel.

Wat kunt u in Adsolut doen met EDI?

Order van uw klant ontvangen in XML-formaat
Factuur naar uw klant versturen

Wat is er nodig?

Een EDI-provider(tussenpersoon) die zorgt voor de uitwisseling van de bestanden. Als klant staat het u vrij die te kiezen. Op vandaag bestaat er reeds een werkende EDI-koppeling met Generix. Deze kan u volledig zélf configureren binnen Adsolut. Indien u kiest voor een andere partner zal ook dat werken, alleen dient de implementatie ervan wel te gebeuren door Wolters Kluwer.

Wat kost het?

De functionaliteit om EDI in te stellen in Adsolut is standaard reeds voorzien.
Met de EDI-provider (tussenpersoon) moet u een contract aangaan (deze kost wordt u door hen aangerekend)
Eventuele implementatiekosten ter plaatse (indien een andere EDI provider dan Generix gebruikt wordt) om alles een eerste maal te configureren én de nodige testen uit te voeren. (U kunt deze implementatietijd beperken door een afspraak met beide partijen op het zelfde moment (Kluwer+tussenpersoon) bij u ter plaatse. Dit bespaart heel wat tijd omdat de testen onmiddellijk ter plaatse kunnen gebeuren en bijgestuurd worden.)

Hoe in te stellen in Adsolut?

Instelling EDI Koppeling voor orders

Via het Menu Parameters / EDI Koppeling geeft u de instellingen in die u van uw EDI provider doorkreeg:

Hier duidt u ook aan

in welk orderboek EDI-geïmporteerde orders gecreëerd moeten worden.
De medewerker die ingesteld is bij EDI
Wat de status is van het order wanneer het order in Adsolut wordt aangemaakt.

Instelling relaties

Via Relaties / Basisgegevens / Koppelingen bepaalt u wélke van uw klant(en) hun orders zullen doorsturen via EDI:

Instelling EDI Koppeling voor facturen

Op eenzelfde manier gaat u te werk wanneer u facturen wil versturen naar uw klanten via EDI.

Orders importeren en facturen exporteren

Via EDI Koppeling kan u Export EDI activeren die - voor alle klanten die déze koppelingen in hun relatietabel hebben staan - de facturen zullen versturen via EDI.

Adsolut kan de import van orders én de export van facturen ook volledig automatiseren zonder dat u daar zelf nog in tussen moet komen. Hiervoor kan u de servicetasks de serviceask SV_EDI_Import instellen.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.

ADSOLUT: Hoe kan ik facturen versturen en orders ontvangen via EDI?