Afpuntvoorstel relaties en leveranciers in Adsolut boekhouding voor het automatisch afpunten

Wat is het afpuntvoorstel?

Met het afpuntvoorstel zal u voortaan sneller en eenvoudiger relaties en leveranciers kunnen afpunten.  Daar waar u tot op heden zelf een combinatie moest aanduiden van lijnen die elkaar opheffen, zal het afpuntvoorstel op zoek gaan naar deze combinatie en u vervolgens de mogelijkheid bieden om de afpunting te verwerken. 
 

Waar vind ik het afpuntvoorstel?

Het afpuntvoorstel voor relaties, vindt u terug onder Acties, Vervaldagboek relaties.

Het afpuntvoorstel voor leveranciers, vindt u terug onder Acties, Vervaldagboek leveranciers.

 

Welke dossiersettings hebben een invloed op het afpuntvoorstel?

Bij Systeembeheer, Dossier Settings, Tabblad Boekhouding (2)  bestaan een aantal instellingen die van toepassing zijn op het afpuntvoorstel:

Het Maximaal afpuntingsverschil geeft aan tot wanneer er afgepunt kan worden, indien debet en credit (voor die relatie of leverancier) niet op nul vallen.  Het afpuntvoorstel zal hiermee rekening houden.
Indien er een afpuntingsverschil is, kan dit afgeboekt worden op de rekening(en)  die u instelt bij Voordelig afpuntingsverschil en/of Nadelig afpuntingsverschil.

Ter info: Indien er zowel positieve als negatieve verschillen blijken uit de berekening, zullen deze afzonderlijk geboekt worden en dus niet gecompenseerd worden.

In het veld Max. boekingen per klant/lev voor afpuntingsvoorstel geeft u aan hoe ver Adsolut moet gaan zoeken om een voorstel te doen. 
Standaard staat deze op 0 en zal Adsolut in alle verrichtingen van die relatie of leverancier op zoek gaan naar alle mogelijke combinaties. U zal begrijpen dat dit een enorme impact op de performantie heeeft.
Stel dat er een relatie is met 1 factuur, 5 creditnota’s en 4 betalingen die elkaar opheffen en er staan op deze relatie nog verrichtingen, dan zal Adsolut in ons voorbeeld (max 10 boekingen) de combinatie vinden, maar dat kan heel lang duren omdat er ook nog andere verrichtingen zijn waar Adsolut naar een mogelijke combinatie probeert te zoeken.
 

Hoe werkt het afpuntvoorstel?

Status voorstel
Hier wordt duidelijk weergegeven hoeveel lijnen er afgepunt zullen worden.
Debet en credit worden weergegeven alsook de voordelige en/of nadelige verschillen.
Indien het totaal 0,00 is kan er worden afgepunt.

Voorstel

• Van – tot
  Hier geeft u de begin- en einddatum in, waarbinnen Adsolut naar een voorstel moet zoeken.
• Voorstel volgens
  Hier kan u bepalen of Adsolut moet gaan zoeken op basis van Bedrag of Bedrag en omschrijving
  Bij bedrag zal een factuur van 1.000 € en een creditnota van 1.000 € afgepunt kunnen worden.
  Bij bedrag + omschrijving, moet ook de omschrijving overeenkomen.  Zo wordt een factuur van 1.000 en een creditnota van 1.000, maar waarbij de omschrijving niet overeenstemt, niet opgenomen in het afpuntvoorstel.
• Afwijking bij voorstel
  Hier hebt u 2 opties:

• • Bedrag: indien u hier een bedrag ingeeft (opgelet: dit mag niet hoger zijn dan het maximaal afpuntingsverschil uit de dossiersettings), dan wordt er toch afgepunt, als het verschil debet / credit, maximaal dit bedrag is. 

• • Percentage: indien u hiervoor kiest kan u bijvoorbeeld bepalen dat een verschil van 2% toch afgepunt kan worden.  Adsolut berekend ook of het verschil niet groter is dan het maximaal afpuntingsverschil uit de dossiersettings!

(zie ook verder)

Afpuntingsverschil
Hier wordt duidelijk weergegeven, wat de dossierinstellingen zijn.  De rekeningen waarop een voordelig en/of nadelig verschil wordt geboekt, kunnen hier aangepast worden.

Boeken
Hier zijn 2 scenario’s mogelijk:

• Er zijn geen afpuntingsverschillen: dan kan u in een diverse boeking de afpunting boeken, om deze later makkelijk te kunnen raadplegen. U kan er ook voor kiezen om de afpunting niet te boeken. Dan wordt er geen diverse boeking gemaakt en zal er enkel een afpuntingsnummer worden toegekend.
• Er zijn wel afpuntingsverschillen:  dan is de knop Boeken beschikbaar, als u de checkbox Afpunting boeken hebt aangevinkt en kan u enkel afpunten, indien de afpunting ook geboekt wordt.

Dagboek en omschrijving
Selecteer het divers dagboek waarin de afpunting geboekt moet worden. U kunt een omschrijving meegeven.

Via de knop Berekenen zal Adsolut het afpuntvoorstel samenstellen.
Met de knop Resetten kan u een voorstel opnieuw op nul zetten.
De knop Uitvoeren zal het afpuntvoorstel verwerken (boeken en/of afpuntingsnummer toekennen)
Via de knop Sluiten kan u het afpuntvoorstel sluiten (zie ook hieronder)
 

Moet ik het afpuntvoorstel meteen verwerken?

Neen, dat is helemaal niet nodig!
U kan vandaag een afpuntvoorstel laten berekenen en dat voorstel de dag erna terug openen om te verwerken.  Meer nog: u kan in het vervaldagboek alsnog lijnen gaan toevoegen of uitsluiten van het voorstel.
Hiervoor werd in de grid van de vervaldagboeken een kolom Afpunten voorzien, alsook 2 knoppen Selectie opnemen in voorstel en Selectie uit voorstel halen

Wanneer u een voorstel laat berekenen, vult Adsolut de kolom Afpunten op met de waarde “Afpunten” indien een combinatie gevonden. Adsolut vult de waarde “overschreden afwijking” in als u bij de toegestane afwijking koos voor percentage en de afwijking daarbij het maximaal afpuntingsverschil overschrijdt.  Deze lijnen worden niet afgepunt.
Als u het Afpuntvoorstel scherm sluit en vervolgens filtert op de kolom Afpunten op de waarde “Afpunten”, ziet u duidelijk de overeenstemming, wanneer u het scherm afpuntvoorstel opnieuw opent:

Opgelet:
Bij het eerste gebruik van het afpuntvoorstel moet u zelf de kolom Afpunten aan de grid toe te voegen.  Dit doet u via rechtermuisknop in de kolomhoofding. U selecteert de optie Veldkiezer. Selecteer de kolom Afpunten en sleep deze naar de plaats die u wenst.

Vervolgens kiest u via rechtermuisknop voor Bewaar lay-out.
 

Het afpuntvoorstel geeft aan dat er 1 lijn zal afgepunt worden: kan dat?

Ja, het afpuntvoorstel zal ook nulfacturen weergeven om af te punten.
 

De berekening van het voorstel lijkt vast te hangen

Zoals eerder aangehaald kan het berekenen van de verschillende combinaties uitzonderlijk lang duren, zeker wanneer er veel boekingen op die relatie/leverancier staan en er verschillende combinaties afpuntingen mogelijk zijn.  In het scherm ziet u binnen welke relatie of leverancier Adsolut op zoek is naar alle mogelijke combinaties.  De tijd die nodig is daarvoor kan u beperken door in de dossierinstellingen de waarde in het veld “Max. boekingen per klant/lev voor afpuntingsvoorstel” te verlagen.

 

Ik ben niet akkoord met het afpuntvoorstel: wat nu?

Een voorstel blijft uiteraard maar een voorstel.  Het kan zijn dat er lijnen zijn die u niet wil meenemen in de afpunting.  Selecteer de betreffende lijnen. Via de knop Selectie uit voorstel halen kunnen deze uit het voorstel verwijderd worden.
Het is ook mogelijk om een combinatie van lijnen later toe te voegen aan het afpuntvoorstel door op de knop Selectie opnemen in voorstel te klikken.

 Opmerking

Afpunten van rekeningen met verschillen kan manueel gebeuren via het afpuntingsvoorstel.