Basecone: Werken met autorisatoren (vóór het boeken)
Voordat je kan werken met autorisatoren dienen er eerst autorisatoren en autorisatiebeheerder(s) te worden aangemaakt. Deze rollen kan de supergebruiker aanmaken in de gebruikers instellingen.
Document ter autorisatie aanbieden door (beperkt) klantgebruiker
Op het moment dat een document is aangeleverd, dient een gebruiker met de rol (beperkt) klantgebruiker het document te taggen om zo aan te geven wat voor soort document het betreft.
In onderstaand voorbeeld is het document een aankoopfactuur, de klantgebruiker voegt de tag INK toe aan het document.
Na het bepalen van de aard van het document [INK] kan de klantgebruiker desgewenst ook een kostenplaats en/of project toewijzen aan deze aankoopfactuur. In het boekingsvoorstel worden dan gelijk de kostenplaats en het project ingevuld in de desbetreffende velden.
Ook is dit het moment om één of meerdere autorisatoren aan het document toe te wijzen. Na het taggen in het Home-scherm krijg je onderstaand scherm te zien, waarna het mogelijk is om een Project, Kostenplaats en één of meerdere autorisatoren toe te wijzen. De gebruiker met de rol klantgebruiker kan vervolgens op Bevestigen klikken.
Samenvatting:
De (beperkt) klantgebruiker wijst alle documenten toe aan de juiste autorisatie-gebruiker(s) in Basecone. Als in het hoofdscherm de lijst met nog-te-taggen documenten leeg is, zijn alle documenten toegewezen.
Document als autorisator beoordelen
Op het moment dat een autorisator inlogt, ziet deze in het hoofdscherm een lijst met documenten die ter autorisatie zijn aangeboden. Als de gebruiker is gekoppeld aan meerdere rollen, is het aan te bevelen om in het filter alleen de te autoriseren documenten te kiezen. Wanneer de autorisator toegang heeft tot meerdere administraties staan per administratie in het ‘rode balletje’ het aantal documenten waarvoor in de desbetreffende administratie autorisatie vereist is.
De documenten kunnen tegelijk worden geautoriseerd (selecteer de documenten die je wil autoriseren en vervolgens op 'Goedkeuren’). Je kan ook documenten één voor één autoriseren.
Een autorisator heeft daarnaast de mogelijkheid om een opmerking aan de factuur toe te voegen voordat deze autoriseert. Dit kan alleen als je de documenten één voor één autoriseert.
Als de autorisator de factuur afwijst is een opmerking verplicht.
Als de factuur bij het autoriseren voor het boeken wordt afgewezen, dan komt de factuur zonder tag weer terug bij de te taggen documenten. Aan de hand van de gemaakte opmerking kan degene, die de facturen tagt, dan beoordelen wat te doen.
Een autorisatie wordt in Basecone automatisch geregistreerd bij het geautoriseerde document door middel van een opmerking in de document tijdlijn.
Na autorisatie staat de factuur klaar voor de gebruikersrollen accountant en/of boekhouder MKB om te verwerken richting het boekhoudsysteem.
Samenvatting:
Documenten die zijn toegewezen aan gebruikers met de rol autorisator kunnen worden goedgekeurd of afgewezen. Basecone registreert het autorisatieproces en werkt de document tijdlijn bij, voor zowel goedkeuringen en afwijzingen.
Notificatie
Een autorisator ontvangt geen notificatie per nieuw te autoriseren factuur, maar deze notificaties worden op vastgestelde tijden verzonden.