Documenten verwerken en boeken (UBL, PDF,...): Activatie

Algemeen

Als gebruiker ontvang je facturen en creditnota’s in digitale vorm, zoals pdf-bestanden.
Om het afdrukken van deze documenten zoveel mogelijk te vermijden, biedt Expert/M de mogelijkheid om ontvangen documenten automatisch te tonen en – na het inboeken – automatisch als bijlage te koppelen.

In de ingaveketting voor aankopen, verkopen en financieel is daarom een preview-scherm voorzien, zodat je het te boeken document kan bekijken tijdens het inboeken.

De bestandsformaten die in het preview-scherm kunnen worden weergegeven zijn: PDF, JPG, JPEG, BMP en TIFF.

Daarnaast is het in de ingaveketting voor aankopen en verkopen ook mogelijk om op deze manier UBL-bestanden automatisch te boeken.

Activatie

Activatie van het preview-scherm

Het activeren van het preview-scherm wordt per dossier eenvoudigweg bepaald door de inhoud van het menu 'Configuratie > Gekoppelde documenten'. Het invullen van deze velden staat gelijk aan het activeren van deze module in het betrokken dossier.

Instellingen in het menu 'Gekoppelde documenten'

PDF tonen met Acrobat:

Als je deze optie gebruikt, wordt het preview-scherm geopend via een webbrowser in plaats van de standaard PDF-viewer die in Expert/M is ingebouwd.

Map aankoop-/ verkoop-/ financiële documenten:

Geef handmatig of via Bladeren de locatie op waar de te verwerken digitale documenten zich bevinden. Expert/M haalt automatisch de bestanden uit deze map(pen) op en stelt ze voor verwerking beschikbaar.

Doelmap aankoop-/ verkoop-/ financiële documenten:

Geef handmatig of via Bladeren de locatie op waar je de digitale documenten wilt plaatsen nadat ze verwerkt zijn in Expert/M. Het programma verplaatst de verwerkte documenten automatisch van de bronmap(pen) naar de doelmap(pen), zodat ze niet opnieuw worden aangeboden.

Automatisch als bijlage toevoegen
Je kunt instellen dat bestanden na verwerking automatisch als bijlage worden gekoppeld aan de Expert/M-boeking:

Ja – met bevestiging: Bij het opslaan van de boeking wordt het document verplaatst naar de doelmap en verschijnt de vraag: “Wil je de bijlage koppelen aan het document?”
Ja – zonder bevestiging: Bij het opslaan wordt het document verplaatst en automatisch gekoppeld.
Neen: Het document wordt verplaatst, maar niet gekoppeld.

Opmerking

Het koppelen van het document aan de boeking gebeurt altijd via een link naar het document in de doelmap. Het document zelf wordt niet in de database opgeslagen. Enkel de verwijzing naar de locatie (doelmap) waarin het fysieke document zich bevindt, wordt bewaard.

Dit en volgende:

Dit is een UBL-specifieke configuratie.

Met deze optie kan je UBL-bestanden in bulk verwerken. Dit kan op twee manieren:

1. Automatisch boeken

De aangeboden UBL-bestanden worden automatisch één voor één verwerkt.
De verwerking wordt enkel onderbroken wanneer Expert/M moeite heeft met het interpreteren van de inhoud van een UBL-bestand.
Voorbeeld: De verwerking stopt bij een UBL-bestand van een klant of leverancier die niet herkend wordt of (nog) niet bestaat in Expert/M.

2. Iedere boeking bevestigen

De aangeboden UBL-bestanden worden automatisch verwerkt, maar na elk UBL-document moet je de aangemaakte Expert/M-boeking bevestigen.
Pas na bevestiging gaat het programma verder met het volgende UBL-bestand.

Plaats stempel

Na het verwerken van het digitale document kan Expert/M automatisch het documentnummer als stempel toevoegen op de bijlage die aan de boeking wordt gekoppeld.
Voorwaarde: Het veld “Auto. als bijlage toevoegen” mag niet de waarde “Neen” bevatten.

Je kan instellen:

Of je deze stempel wilt toevoegen (Geen stempel = geen toevoeging).
Waar de stempel moet worden geplaatst:
- Links: Linksboven
- Midden: Bovenaan in het midden
- Rechts: Rechtsboven

Gerelateerde onderwerpen

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.

Systeemvereisten - (her)installatie Wolters Kluwer software

Deze handleiding beschrijft de systeemvereisten voor Wolters Kluwer-software, inclusief algemene vereisten zoals Windows 11, minimaal 16 GB RAM en stabiele netwerkverbinding. Productspecifieke eisen omvatten SQL Server- en .NET Framework-versies per product. De AVD Hosted omgeving draait op Azure met bepaalde beperkingen voor Adsolut en mogelijke downtime. Ondersteunde systemen zijn onder meer Azure Virtual Desktop, Citrix en VMware, terwijl VPN niet wordt aanbevolen. De meeste bekende printers en scanners worden ondersteund. Advies is om altijd officieel ondersteunde softwareversies te gebruiken voor optimale werking.

Thema: het nieuwe e-invoicingportaal (2025)

Dit document beschrijft het nieuwe e-invoicingportaal (2025) van Wolters Kluwer, waarmee het verzenden en ontvangen van elektronische facturen eenvoudig beheerd wordt via integratie met hun software. Het biedt overzicht en handleidingen over activeren, dossiers beheren, koppelingen met boekhoudpakketten en Peppol-registratie. Er zijn pakketten voor starters en gebruikers van e-facturatie. Verder bevat het instructies per softwarepakket (Adsolut, Expert/M, Briljant, Vero, Top Account) en links naar video's, artikelen en e-learning voor een vlotte overgang naar elektronische facturatie vóór 01/01/2026. Tevens wordt 120% kostenaftrek op investeringen in e-facturatie vermeld.