Documenten verwerken en boeken (UBL, PDF en e-invoicing): Hoe begin je eraan?

Je start de ingaveketting voor aankopen en verkopen. Wanneer er documenten staan in de map aankoopdocumenten en/of verkoopdocumenten, kun je deze op twee manieren verwerken:

1. Via de tegel "Te verwerken bestanden" op het startscherm

• Stel de velden Map aankoopdocumenten en/of Map verkoopdocumenten in.
• Hierdoor verschijnen automatisch de vermeldingen UBL A en/of UBL V in de tegel op het startscherm.
• Als er bestanden klaarstaan om te verwerken, zie je het aantal vermeld.
• Klik op de blauwe knop Verwerken om het ingavescherm voor aankopen/verkopen te openen en de documenten te verwerken.

---

2. Via het menu  

• Ga naar Dagboeken > Aankopen > Ingave aankopen en/of Dagboeken > Verkopen > Ingave verkopen.
• Als Expert/M bestanden vindt in de ingestelde bronmappen, wordt een specifiek icoontje geactiveerd bij het openen van het dagboek.
• Wanneer je over het actieve icoontje beweegt, zie je het aantal beschikbare bestanden.
• Klik op het icoontje om het visualisatiescherm te openen.

Verhouding aanpassen

• Houd de linkermuisknop ingedrukt net onder de grid.
• Beweeg de muis naar boven of naar beneden om de verhouding tussen grid en visualisatie aan te passen.

Grid verbergen of tonen

• Druk op F5 om de grid te verbergen. Zo krijg je meer ruimte voor de visualisatie.
• Druk opnieuw op F5 om de grid terug zichtbaar te maken.

Formulieren maximaliseren

• Activeer de optie Formulieren maximaliseren via Bestand > Gebruiker > Gebruikersgegevens.
  Het hoofdscherm wordt dan optimaal ingevuld met beide delen van het preview-scherm.

• Aanpassingen in grootte en breedte van de schermen worden automatisch bewaard en in verhouding geplaatst voor een optimale schermvulling.

Preview-scherm loskoppelen

• Standaard opent het preview-scherm binnen het Expert/M-scherm.
• Wil je het preview-scherm op een ander beeldscherm plaatsen (bijvoorbeeld bij gebruik van twee schermen)?
  Klik met de rechtermuisknop in het preview-scherm en kies Formulier loskoppelen.

Afwijken van ingestelde configuratie

Bij het verwerken van documenten kun je afwijken van de ingestelde configuratie voor het toevoegen van documenten als bijlage via
Configuratie > Gekoppelde documenten.

• De grid toont alle documenten die het programma ophaalt uit de ingestelde bronmap en die in aanmerking komen voor verwerking.
• De grid bevat de kolommen Bestandsnaam en Bestandsdatum, overeenkomstig met Naam en Datum laatste wijziging in Windows Verkenner.
• Standaard worden bestanden van oud naar nieuw geordend op Bestandsdatum.
  Je kunt dit aanpassen door op de kolomtitels te klikken.
  Let op: deze aanpassing (ordening) wordt niet bewaard na het sluiten van het preview-scherm.
• Via de rechtermuisknop kun je documenten uitsluiten met de optie Uitsluiten geselecteerde documentlijn.
  Zo vermijd je dat documenten die je (nog) niet wilt boeken, verwerkt worden.
   

Belangrijk:

Je kunt de visualisatie van het bestand dat je in de grid hebt geselecteerd bewerken met behulp van verschillende icoontjes.
De beschikbare acties zijn onder andere:

• Opslaan
• Mailen
• Zoeken 
• Navigeren tussen pagina’s (wanneer het document meerdere pagina’s bevat)
• Inzoomen en uitzoomen